İŞGÜzar yazişmalar fəNNİ ÜZRƏ kollokvium suallarinin cavablari

Sual 5. İşgüzar yazışmanın əsas qaydaları barədə məlumat verin. 
İdarənin istər daxili, istərsə də xarici əlaqələrini təmin edən əsas sənədlərdən biri 
məktubdur.
Məktub həm də tərəfdaş şirkətlər, xarici şirkətlər və ayrı-ayrı vətəndaşlar arasında 
rəsmi əlaqələrin əsas vasitəsidir.
Operativ surətdə məsələni həll etmək mümkün olmadıqda (şəxsi danışıq, telefon 
danışığı) məktublar rəsmiləşdirilir, standartlara uyğun (DÜST) tərtib edilir. 
Məktub bir məsələyə həsr edilməlidir. Bir təşkilata bir neçə məsələ ilə əlaqədar 
müraciət edəndə bir neçə məktub göndərmək məsləhət görülür. Bu, sənədlərin 
hazırlığının operativliyini və işlənməsini daha da sürətləndirir. Xidməti 

---

7 
məktubların çoxnövlülüyünə baxmayaraq, onları iki vacib kateqoriyaya ayırmaq 
lazımdır:

Cavab tələb edən məktublar 

Cavab tələb etməyən məktublar 
Cavab tələb edən məktublara aşağıdakılar aiddir: 

Xahişnamələr 

Müraciətlər 

Təkliflər 

Tələblər 

İradlar 

Dəvətlər 
Cavab tələb etməyən məktublar bunlardır: 

Xəbərdarlıqlar 

Xatırlamalar 

İmtinalar 

Sərəncamlar 

Müşahidə məktubları 

Bildirişlər 

Zəmanət məktubları 

İnformasiya məktubları 

Təlimat məktubları 
Məktub tərtib edəndə aydın təsəvvür etmək lazımdır ki, bununla hansı məqsədə 
nail olmaq istəyirsiniz, burada hansı dəlilləri gətirəcəksiniz. İşgüzar məktub 
qüsursuz olmalıdır, çünki kiçik bir kənarlaşma hüquqi münaqişələrə səbəb ola 
bilər.
Əgər məktub hər hansı bir təşkilata birinci dəfə göndərilirsə, adresatın soyadını, 
adını, atasının adını (səhvsiz) aydınlaşdırmaq lazımdır. İşgüzar əlaqələrdə bu, 
zəruridir. Məlumat kitabçasından təşkilatın telefon nömrəsini və ya katibdən lazımi 
informasiyanı almaq olar. Müxtəlif ünvanlara göndərilən təlimat məktublarında 

---

8 
şəxssiz formadan istifadə edilir. Toxunulan məsələni həll etmək üçün məktubun 
məzmununu qısa, inandırıcı və məntiqi izah etmək lazımdır. Məktubun tonu sakit, 
nəzakətli, sadə olmalıdır. Həddindən artıq nəzakət isə kobudluq və diqqətsizliklə 
bərabər yersizdir. Dəqiqsizlik ikimənalılığa, artıq professionalizm, lazım olmayan 
qısaldılmış ifadələr isə sonrakı dəqiqliyin zəruriliyinə gətirib çıxarır. İşgüzar 
tərəfdaşa göndərilən informasiya tam dürüst olmalıdır. Əgər sizin məktubunuzda 
hər hansı bir xahişin, ya da tapşırığın yerinə yetirilməsinin imtinası varsa, əvvəlcə 
belə qərarın motivlərini izah etmək lazımdır. Əgər vəziyyətin dəyişməsi ehtimalı 
varsa, söz vermək lazımdır ki, gələcəkdə həmin məsələnin baxılmasına qayıtmaq 
olar. Konkret rəhbər, ya da reqlament sənədlərinə istinad məktub müəllifinin 
işgüzar imicini artırır.