İŞGÜzar yazişmalar fəNNİ ÜZRƏ kollokvium suallarinin cavablari

 Sual 4. İşgüzar əlaqələrdə yazışmaların rolu və əlamətləri barədə məlumat 
verin. 
Teleks, telefon, kompüter şəbəkəsi informasiyanın çatdırılmasında üstünlük 
əldə etsə də, yazışma işgüzar əlaqələrin ən yayılmış növüdür. Reklam 
fəaliyyətində, 
kommersiya 
təkliflərinin 
çatdırılmasında 
adi 
məktub 
əvəzolunmazdır, belə ki, bu, şirkətin tərəfdaşlarının ilkin xarakteristikasını verə 
bilir.
İşgüzar yazışma şirkət və onun əməkdaşları haqqında təsəvvür yaratmağa 
imkan verir. Şirkətin etibarlı olmasında şübhə yaratmamaq məqsədi ilə məktub 
tərtib edilməlidir; zərf və kağız qüsursuz olmalıdır. 
Məktubları sənədlərin rəsmiləşdirmə standartlarına uyğun tərtib etmək lazımdır. 
Amma bunları qaydalardan kənar çərçivədə, özəl üslubda da yazmaq olar. 
Yazılanları göndərməkdən öncə diqqətlə yoxlamaq lazımdır ki, səhvlər olmasın.

---

5 
Xidməti məktub kifayət qədər dəqiq, şərhsiz, əlavə sözlərsiz, emosiyalarsız tərtib 
olunmalıdır. Buna görə də işgüzar yazışmada şəxssix cümlələr üstünlük təşkil edir. 
Məsələn: «Sizin təkliflərə baxıb, hesab edirəm …» 
Dövlət standartlarına əsasən, sənəd insan tərəfindən yaradılmış, müəyyən zaman və 
məkanda ötürmək üçün maddi informasiya obyektidir.
Sənədlərin əsas funksiyası-informasiya ötürməsidir.
Əksər hallarda sənədləşdirmə mütləqdir, qanuni nəzarət və qanuna əsasən uyğun 
möhkəmləndirmə üsuludur.
Hüquqi tərəfdən sənədlər hüquq formalarından biridir.
Bir sıra sənədlər hüquq normalarını və hüquqi münasibətləri qoruyur, 
möhkəmləndirir və dəyişdirir; digər sənədlərin hüquqi gücü var və məhkəmədə, 
notariatda, arbitrajda və s.-də bunlardan sübut kimi istifadə edilə bilər.
İdarəetmənin bütün növləri sənədlərdə öz əksini tapır.
Sənədləşdirmə idarəetmə fəaliyyəti ilə sıx əlaqəlidir və idarəetmə aparatında onun 
üzərində qoyulmuş funksiyaların reallaşdırılmasının idarəetmə üsuludur. 
Bəzi idarəetmə funksiyaları (təşkilati-sərəncam, uçot, hesabat, maliyyə fəaliyyəti 
və s.) idarəetmə aparatının fəaliyyətində olan müəyyən tipə uyğun olurlar. Bu 
funksiyalar idarə və firmalarda qəbul edilmiş sənədlərdə öz əksini tapır. 
Sənədləşdirmənin 
təkmilləşdirilməsinin 
mühüm 
istiqamətlərindən 
biri 
unifikasiyadır, yəni vahid sistemin mövcudluğudur.
Sənədlər poçt vasitəsi ilə alına bilər, kuryer (xidmətçi) tərəfindən çatdırıla bilər, 
faks və elektron poçtla qəbul edilə bilər. Sənədləri alarkən onların düzgün 
çatdırılmasına əmin olmaq lazımdır. Səhv alınmış yazışma göndərənə qaytarılır. 
Zərf açılandan sonra sənədin və əlavələrin səhifələrinin mövcudluğu yoxlanılır. 
Faksla aparılan yazışma da analoji üsulla yoxlanılır.
Əgər sənədlər poçtla gəlibsə, bütün zərflər açılır (istisna «şəxsi» sözü yazılan 
məktublardır). Zərflər açılandan sonra məhv edilir (istisna – vətəndaşların şəxsi 
məktublarıdır, çünki geri ünvan yalnız zərfin üzərində göstərilir). 
Adətən alınmış məktub ya əllə, ya da elektron üsulla möhürlənir. Faksla alınan 
sənədin alınma vaxtı göstərilir. Sənədlərin ilkin alınması icraçılar və şöbələr üçün 
qeydiyyatlı və qeyri-qeydiyyatlı məktublara ayrılır. Rəhbərlərə yalnız idarənin 

---

6 
fəaliyyətinə aid olan, ya da yeni informasiya daşıyan məktublar çatdırılır. Qalan 
sənədlər birbaşa icraçı mütəxəssislərə verilir. Sənədlərin işlənməsi, baxılması və 
icraçılara çatdırılması dərhal, yəni daxil olunan gün həyata keçirilir. Əgər sənəd bir 
neçə struktur bölmələrə və altbölmələrə çatmalıdırsa, onların surəti çıxarılır. 
Xüsusi uçotda olan, məlumat məqsədi daşıyan (alınma üsulundan asılı olmayaraq) 
bütün məktublar qeydiyyatdan keçməlidir.
Məktubların qeydiyyatı zamanı sənədlərdə aşağıdakılar yazılır: 

Alınma vaxtı 

Giriş № (indeks) 

Sənədin göndərilmə vaxtı 

Sənədin indeksi 

Müəllif (korrespondent) 

Başlıq 

Dərkənar 

İcra müddəti 

İcraçı

İcra yolu (sənədin çatdırılması və icrası qeyd olunur) 

İşin sayı 

İcradan sonra sənədin yerləşdirilməsi ünvanı 
