Mövzunun adı

Üslubun xarakteristikasına əsaslanaraq, işgüzar məktubun məzmununu hazırlayarkən aşağıdakıları etmək tövsiyə olunur:

Mətnin məzmununu sadə, qısa, lakin primitiv olmayan cümlələrlə ifadə etmək;
Standart söz birləşmələri və klişelərdən istifadə etmək; lakin tərtibat prosesində 1-2 çox yayılmış standartlarla kifayətlənməmək;
Terminləri ümumi, anlaşılan mənalarda istifadə etmək;
Cümlə üzvlərinin düzgün ardıcıllıqla gəlməsinə fikir vermək;
Köhnəlmiş söz və məfhumları (arxaizmlər), yerli dialektdən alınma sözləri istifadə etməmək.

İşgüzar məktubun kompozisiyası

İşgüzar yazışma kommunikasiya prosesi olduğu üçün tətbiq olunduğu zaman aşağıdakılar nəzərə alınmalıdır:

Müəllifin yazısının anlaşıqlı və başadüşülən olması;
Məlumat müəllifinin məqsədi və məramı;
Adresatın məqsədi, maraqları və qabiliyyəti;
Sadalanan müvafiq bacarıqların mətndə ifadə edilməsi.
Məktub mətninin ifadəedilmə bacarıqlarından aşağıdakılar həyata keçirilə bilər:
Xronoloji üsul
Baş verən hadisələr ardıcıllığına müvafiq şəkildə verilir, sonra isə dəlillər irəli sürülərək yekun nəticə verilir.
Faktiki üsul
Vacib dəlillər və ya ehtimallar məktubun əvvəlində qısaca şərh edilir, daha sonra bütün təfərrüatları konkret və dəqiq bir şəkildə göstərilir.

İşgüzar məktubun dili və üslubu

• İşgüzar üslub idarə və işgüzar fəaliyyət sahəsində istifadə olunan Azərbaycan ədəbi dilinin funksional növüdür.
• İşgüzar üslubun xüsusiyyətləri yazılı işgüzar ünsiyyəti reallaşdıran şərtlərlə təyin olunur. Bunlar aşağıdakılardan ibarətdir:

İşgüzar ünsiyyətdə təşkilatlar rəhbərlərin və ya digər vəzifəli şəxslərin timsalında iştirak edir;
Təşkilatlar arasındakı məlumat ünsiyyətinin xarakter və məzmunu vacib əhəmiyyətli reqlament səviyyəsinə malik olur;
Təşkilatların bu və ya digər idarə, istehsal, iqtisadi, elmi, texniki və s. sahələrdəki fəaliyyəti hər zaman işgüzar yazışmanın predmeti hesab edilir;
Əsasən təşkilatın fəaliyyəti zamanı meydana gələn və yazılı tərtibata ehtiyac duyan vəziyyətlər təkrarlanan və standart hesab edilir.