Request for Tender

 
•
 
Qualifications, experience and expertise of the three persons nominated 
for the ER, including demonstration of their compliance with the 
qualification  and experience criteria specified for Environmental 
Auditors in AS/NZS ISO 19011:2003 Guidelines for Quality and/or 
Environmental Management Systems Auditing; 
•
 
Estimated time (hours) anticipated for the ER to undertake the ER's 
services; 
•
 
Timing of the ER's services; and 
•
 
Structured processes and reporting protocols for the performance of the 
ER's services. 
B.
 
The Tenderer must provide written confirmation from the Tenderer and the three 
nominated ERs that the Tenderer and the nominated ERs accept the terms of the 
Deed of Appointment of ER in Schedule 30 of the Project Deed, including the 
scope of the ER services in the form of Schedule 30B of the Deed of 
Appointment of ER and are prepared to execute the Deed of Appointment of ER. 
C.
 
The Tenderer must provide an ER’s Payment Schedule including all information 
required in clauses 4, 6 and 8 of the Schedule -  (Schedule 30C to the Deed of 
Appointment of ER). This Payment Schedule must cover the costs of any of the 
three persons nominated in Volume VII (ii)A. as available to be engaged as the 
ER and will apply regardless of which ER RMS choose to be engaged. The ER’s 
fees must be the same as the amounts identified in Items 5.1(a) and 5.2(a) of the 
table in clause 1.1 of the Tender Form. 
D.
 
The Tenderer must provide the Contractor’s margin and contingency to be 
applied to the ER’s fees (which must be the same as the amounts identified in 
Items 5.1(b) and 5.2(b) of the table in clause 1.1 of the Tender Form).  The 
Contractor’s margin and contingency must include any allowance for risk that the 
Tenderer considers necessary in relation to the selection of the ER by RMS, 
including any risk related to the performance of the ER. This margin will apply 
regardless of which ER RMS choose to be engaged.  
E.
 
If RMS determines that none of the nominated ERs  is suitable or capable of 
performing the ER's  services, including not demonstrating that the personnel 
proposed to undertake the ER's  services have sufficient technical skills, 
qualifications, experience and competence, RMS may reject the nominated ERs 
and  require the Tenderer to nominate alternative ERs  and to provide all of the 
details required by clause 3.2(i)(ii)A. to 3.2(i)(ii)D. 
F.
 
Once a Recommended Tenderer has been selected RMS will, in its absolute 
discretion and subject to RMS’ rights under clause 3.2(i)(ii)E of the Request for 
Tender,  choose one of the ERs nominated by  the  Recommended Tenderer and 
advise the Recommended Tender which nominated ER entity is to be engaged as 
the ER under the Deed of Appointment of ER. The chosen ER’s fees including 
the Contractor’s margin and contingency will be included in the Design Contract 
Sum and the Construction Contract Sum as appropriate. 
(iii)
 
Dispute Avoidance Board 
A.
 
Nominations for DAB member (Project Deed Schedules 38 and 39) 
1.
 
The Tenderer must nominate in its Tender  two persons that the Tenderer 
considers suitable as its nominees for appointment as a DAB member and 
who are available to be appointed for the duration of the period of 
engagement contemplated for the DAB (in this clause 'Tenderer's 
nominees').  
2.
 
The Tenderer must provide, for each of the Tenderer's nominees, details on:  
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 29 

---

 
•
 
the technical skills and experience of the person relevant to the criteria 
in Schedule 39 of the Project Deed; 
•
 
any matters which may be construed as a conflict of interest in respect 
of a prospective Member, or Member, under the criteria in Schedule 39 
of the Project Deed.  
B.
 
The Tenderer must provide a disclosure statement for each of the Tenderer's 
nominees, signed by the relevant nominee and setting out details on the matters 
specified in part 2 of Schedule 39 of the Project Deed. 
C.
 
The Tenderer must provide written confirmation from the Tenderer and each of 
the Tenderer's nominees that the Tenderer and the Tenderer's nominees accept 
the terms of the DAB Agreement in Schedule 38 of the Project Deed and  are 
prepared to execute the DAB Agreement.  
D.
 
The Tenderer must provide a Schedule of Fees and Disbursements for each of the 
Tenderer's nominees that would be included in Appendix 3 of the DAB 
Agreement in respect of the selected nominee. 
1.
 
The Fees for each of the Tenderer's nominees are to be: 
a.
 
a fixed Monthly Retainer fee, including initial review of contract 
documentation, routine review of Project minutes and reports, 
preparation for DAB meetings and internal communications between 
DAB members (which must be the same as the amounts identified in 
Items 6.1 and 7.1 of the table in clause 1.1 of the Tender Form); 
b.
 
based on a Daily Fee for routine DAB meetings at nominal frequency of 
2 or 3 monthly intervals, including travel time (which must be the same 
as the amounts identified in Items 6.2 and 7.2 of the table in clause 1.1 of 
the Tender Form): and 
c.
 
based on an hourly rate for all other services including advisory 
opinions, determinations relating to actual disputes and other activities 
not covered by the Monthly Retainer and Daily Fee (which must be the 
same as the amounts identified in Items 6.3 and 7.3 of the table in clause 
1.1 of the Tender Form). 
2.
 
The rates in 1a, 1b and 1c above are to include all costs, disbursements and 
expenses, excluding: 
•
 
escalation provision (which is an annual adjustment from the 
anniversary of date of the DAB Agreement) 
•
 
travel and accommodation outside of Sydney; and  
•
 
any third party costs contemplated under clause 6(b)(i)(B) of the DAB 
Agreement (including any booking fee, room hire and transcript costs),  
which are to be paid as specified in Appendix 3 of the DAB Agreement. 
(j)
 
Volume VIII:  Options  
The Tenderer must in respect of any options (including mandatory options required under clause 
3.1(b)): 
(i)
 
provide a detailed schedule with descriptions of each and any option offered for RMS’ 
consideration; 
(ii)
 
provide a schedule setting out changes to  the conforming Tender, including payment 
schedules, design details  sufficient to define  the option and any changes to the  Project 
Plans and programs applicable to each option offered; 
(iii)
 
provide separately changes to the conforming Tender in relation to the Project Verifier’s 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 30 

---