Request for Tender

 
APPENDIX 3 
 
 
INFORMATION FOR INITIAL PROJECT PLANS & TRAINING AND APPRENTICESHIP 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 90 

---

 
 
TABLE 1: PROJECT MANAGEMENT ISSUES 
 
 
Issue 
No 
Project Management Issues 
10 Page Limit 
1 
Outline the management team structures, nominated management and supervisory personnel, 
duty or position statements that clearly detail both accountability and responsibility for leading 
and achieving outcomes in service and product quality, WHS, environmental management, 
traffic management and community, the minimum skill levels of each position, the lines of 
communication and the performance milestones for the management team for each of the 
design and construction phases of the Contractor’s Work 
2 
Outline the processes to identify and manage work to be sub-contracted, including quality, 
safety, environmental and communication aspects of the Contractor’s Work  
3 
Outline the processes to ensure integration of the Contractor’s personnel with designers and 
sub-contractors, and RMS personnel  
4 
Outline how independent project verification and proof engineering will be provided 
 
5 
Outline the methods of dealing with Services and any associated Authorities 
6 
Outline the strategies for obtaining all necessary Approvals 
 
 
 
 
TABLE 2: ENVIRONMENTAL MANAGEMENT ISSUES 
 
 
Issue 
No. 
Environmental Management Issues 
30 Page Limit 
 
 
1 
Determination of the location of ancillary sites and stockpile sites and processes to be 
undertaken to allow for efficient approval of these ancillary sites. 
 
Proposed processes if unforseen or additional ancillary sites are required during construction 
to enable sites to be approved. 
 
 
2 
Management of  erosion and sediment control (ESC): 
•
 
identification of any high risk erosion and sediment areas  and what controls would 
be needed; 
•
 
what ESC training would be implemented and how;  
•
 
specific site measures for avoiding and managing mud tracking onto public roads; 
and 
•
 
consultation process with relevant agencies with regard to erosion and sediment 
control measures and how issues raised by the agencies will be addressed and 
communicated. 
 
3 
Approach to construction work within/above waterways including details on: 
•
 
processes to identify, consider, assess and address the risks and impacts of the design 
and construction of the Temporary Works in the sensitive catchments, including 
environmental, construction activity, health and safety risks 
 
 
4 
Proposed measures and controls to ensure native fauna are protected during clearing and 
during the full extent of construction works. 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 91 

---

 
Issue 
No. 
Environmental Management Issues 
30 Page Limit 
 
 
5 
For native vegetation clearing: 
•
 
proposed control measures, systems and responsibilities to ensure compliance with 
clearing limits; and 
•
 
management of threatened flora species.   
 
 
6 
Any proposed measures and systems in relation to potential extraction, usage, storage and 
treatment of ground waters. 
 
 
7 
Approach to: 
•
 
creating a positive environmental culture on the project and proactive attitudes and 
behaviours; 
•
 
the management of poor performers/behaviours;   
•
 
management of environmental non-conformances and learning from incidents; and  
•
 
establishing relationships with other Authorities. 
 
 
8 
Details on environmental innovations that improved environmental outcomes on recent 
projects and how they will be applied to this Project.  
 
9 
Approach to selecting, managing and training subcontractors. 
 
 
 
TABLE 3: DESIGN MANAGEMENT ISSUES 
 
 
 
Issue No 
Design Management Issues 
10 Page Limit 
1 
Outline the Design Team Structure including reporting arrangements (and critical member) 
and show the integration with the RMS review team 
 
2 
Outline the management processes involved in the release and review of packages and 
closure of comments with the Project Verifier and RMS reviewers 
 
3 
Outline the internal design and review process to ensure all the design disciplines are 
integrated 
 
4 
Outline how Safety in Design (SID) and Risk will be integrated/optimised throughout the 
design including any site specific issues?  
 
5 
Outline how constructability input will be incorporated throughout the design life of the 
project? 
 
 
 
 
 
 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 92 

---

 
TABLE 4: CONSTRUCTION MANAGEMENT ISSUES 
 
 
 
Issue No 
Construction Management Issues 
5 Page Limit 
1 
Outline the processes to achieve and satisfy: 
a)
 
durability; 
b)
 
construction program; 
c)
 
access to affected properties; 
d)
 
details of construction methods, planned resource levels, sequencing and staging; 
e)
 
safe access to and from the areas where construction activities are taking place; and 
f)
 
vegetation clearing limits. 
 
2 
Outline the proposed spoil management plan detailing the excavation, spoil disposal and 
haulage methodology and the management measures to avoid, reduce, reuse and recycle 
waste, including details of proposed beneficial reuse of excavated material 
 
 
TABLE 5: COMMUNITY INVOLVEMENT ISSUES  
 
 
Issue No 
Community Involvement Issues 
5 Page Limit 
1 
Detail the role of the Community Relations Manager including:  
a)
 
the hours of work and work location for the Community Relations Manager; and 
b)
 
the Community Relations Manager’s support staff resources, hours of work and 
their work location.  
 
 
2 
Outline the proposed strategy for dealing with businesses impacted by the upgrade 
 
3 
Outline methodology to provide best practice community engagement 
 
4 
Outline the processes proposed to deal with complaints raised by community and/or 
stakeholders 
 
 
 
 
 
 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 93 

---

 
TABLE 6: EARTHWORKS ISSUES 
 
 
Issue 
No 
Earthworks Issues 
25 Page Limit 
1 
Outline how the Contractor will investigate, design, construct and monitor, foundations and 
the earthworks formation, where the earthworks formation consists of cuttings, embankments, 
topsoil and spoil and any other changes to the existing surface.  
 
2 
Outline the programming and resources proposed to undertake general and local batter 
treatments including for features identified during construction.  
 
3 
Outline the frequency and scope of batter and bench inspection and maintenance including 
proposed techniques for monitoring batter performance. 
 
4 
Outline the proposed methodology to deal with the key issues associated with embankments, 
including: 
(i)
 
construction techniques and resources to prepare and construct embankment 
foundations 
(ii)
 
construction techniques and resources to construct embankments;   
(iii)
 
construction techniques for work carried out in areas of acid sulphate soils;   
(iv)
 
construction techniques for work carried out using potential acid sulphate 
rocks, including methods for testing, segregating and treating acid sulphate 
materials; and  
(v)
 
the frequency and scope of embankment monitoring, inspection and 
maintenance and details of techniques used for the monitoring of embankment 
performance.  
 
5 
Outline the proposed methodology to deal with the key issues associated with foundations of 
structures, including: 
(i)
 
the programming and resource provisions to construct foundations;   
(ii)
 
the frequency and scope of foundation inspections including proposed 
techniques for foundation inspections;  and 
(iii)
 
construction techniques for constructing foundations. 
 
 
TABLE 7: WHS MANAGEMENT ISSUES 
 
 
Issue No 
WHS Management Issues 
15 Page Limit 
1 
Identify how the Contractor will comply with the requirements of the:  
a)
 
WHS Laws, 
b)
 
RMS D&C G22 and 
c)
 
the deed 
 
2 
Outline methodology for hazard identification and risk analysis 
 
3 
Address the project specific WHS issues identified in Annexure G22/A of RMS D&C G22 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 94 

---

 
TABLE 8: CHAIN OF RESPONSIBILITY MANAGEMENT ISSUES 
 
 
Issue No 
Chain of Responsibility Management Issues 
5 Page Limit 
1 
Identify how the Contractor will comply with the requirements of the:  
a)
 
Chain of Responsibility Provisions of the Heavy Vehicle Law, and 
b)
 
the deed 
 
2 
Initial project Chain of Responsibility risk assessment, identifying project specific chain of 
responsibility risks and how the project delivery approach will address them during 
construction 
 
 
 
TABLE 9: TRAINING AND APPRENTICESHIP 
 
Schedule of Skills Development and Training 
 
1. 
Refer to Clause 3.2(f)(ii)7, “Training and Apprenticeship”. 
2. 
The Tenderer is to complete the tables below by inserting the Tenderer’s commitments to the 
engagement of apprentices and trainees to carry out the work under the Deed. 
3. 
The Tenderer is required to nominate minimum targets for Trainees hours and commit to the 
targets. These targets will be evaluated against the guidelines and agreed by RMS for incorporation 
in the Deed. 
 
Requirement 
Minimum targets for 
the Contract as a 
whole 
Tenderer’s 
Commitment 
Apprentice hours as a percentage of 
hours worked by qualified trades.  
 
» 20 % of hours worked 
 
…………….. % 
Trainee hours as a percentage of 
hours worked by occupations with 
recognised traineeships  
 
[Tenderer to insert] 
 
.…………… % 
 
Requirement 
Minimum target 
(as a percentage of 
work done by trade  
Tenderer’s 
Commitment 
Apprentice hours as a percentage of 
hours worked by the following 
trades: 
•
 
» [Tenderer to insert] 
•
 
» [Tenderer to insert] 
 
 
»20 % of hours worked 
»20 % of hours worked 
 
 
…………….. %  
…………….. % 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 95 

---

 
Requirement 
Minimum target 
(as a percentage of 
work done by trade  
Tenderer’s 
Commitment 
Trainee hours as a percentage of 
hours worked by the following 
occupations: 
•
 
» [Tenderer to insert] 
•
 
» [Tenderer to insert] 
 
 
[Tenderer to insert] 
[Tenderer to insert] 
 
 
 
.…………… % 
.…………… % 
 
4. 
Complete the table below to identify three recent contracts where apprentices and trainees were 
engaged, including the percentage in relation to overall contracts. 
 
 
 
Client 
 
Name & location of contract 
 
 
Contract 
Price 
Start Date/ 
Completion 
Date 
Number of 
apprentices
/ trainees 
engaged 
Apprentice/ 
trainee hours 
(as a percentage 
of total hours 
worked)
 
 
…………. 
 
…………………….... 
 
…………
. 
………./ 
………. 
………./ 
……….. 
 
………% 
 
…………. 
 
………………………. 
 
…………
. 
………./ 
………. 
………./ 
……….. 
 
………% 
 
…………. 
 
………………………. 
 
…………
. 
………./ 
………. 
………./ 
……….. 
 
………% 
Percentage of overall contracts where apprentices and trainees were engaged 
over the past twelve months 
 
…...….% 
Overall apprentice/trainee hours as a percentage of total hours worked over 
the past twelve months 
 
…...….% 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 96 

---

 
 
 
 
ATTACHMENT 1 
 
PROJECT DEED AND SCHEDULES 
 
 
 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 97 

---

 
 
 
ATTACHMENT 2 
 
PROJECT DEED EXHIBIT A  
 
SCOPE OF WORKS AND TECHNICAL CRITERIA 
 
 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 98 

---

 
 
 
ATTACHMENT 3 
 
PROJECT DEED EXHIBIT B  
 
SITE ACCESS SCHEDULE 
 
 
 
IC-DC-C92 
D&C Request for Tender  
Edition 1, Revision 21, September 2017 
Page 99 

---

Document Outline

• 1.1 General
• 1.2 Approvals
• 1.3 Information Documents and Deed of Disclaimer
• 1.4 Site Conditions
• 1.5 Status of Existing Design
• 1.6 Project Deed
• 1.7 Contractor Performance Reporting
• 1.8 Sharing of Information Between Government Agencies
• 1.9 RMS Statement of Business Ethics
• 1.10 Dispute Avoidance Board
• 1.11 Tenderer’s Offer
• 2.1 Probity Adviser
• 2.2 Evaluation for Recommended Tenderer
  • Table 1: Tender Evaluation Criteria
  • Table 2: Application of Tender Information to Evaluation Criteria
• 2.3 Evaluation of Project Verifier
  • Table 3: Project Verifier Evaluation Criteria
• 2.4 Evaluation of Dispute Avoidance Board Nominees
• 3.1 Tender Options
• 3.2 Details Required
  • Table 4: Planting Schedule
  • Table 5: Seeding Schedule
• Staking & Guards
• Mulching
• Fertiliser
• Sizes
• 4.1 General
• 4.2 Conforming Tender Requirements
• 4.3 Late Tenders
• 4.4 Tenderer to Inform Itself
• 4.5 Non-Conforming Tenders
• 4.6 Pre-requisites to Acceptance
• 4.7 Acceptance of Tenders
• 4.8 Costs of Tendering
• 4.9 Matters Affecting the Tender Price
• 4.10 Compliance with NSW Government Policies and Guidelines
  • Terminology
  • Primary obligation
  • Cost, efficiency, productivity and workplace safety
  • Disclosure of information
  • Subcontractors etc
• 4.11 Building Code and Australian Government Work Health and Safety Accreditation Scheme
• 4.12 RMS Data
• 4.13 Information Documents
• 4.14 Meetings
• 4.15 Confidentiality and Public Access to Information
• 4.16 GST
• 4.17 Probity Deeds
• 4.18 Exclusion of Tenderer for Breach
• 4.19 Changes to Participants in a Tenderer
• 4.20 Privacy Act Compliance
• 4.21 Errors and Amendments
• 4.22 Definitions and Interpretation