Live-#4919909-v1-Guidelines for Tenderers submitting electronic tender documents. Docx



Yüklə 30 Kb.
Pdf görüntüsü
tarix08.11.2018
ölçüsü30 Kb.
#79629


 

Page 1 of 2 



Guidelines for Tenderers Submitting Tenders 

Electronically 

 

The following has been developed as a guideline to Tenderers submitting their tenders electronically via 



Tenderlink.  Abiding by these guidelines will assist with the evaluation of the tender responses and enable 

the best possible assessment of each Submission. 

 

Issue 

Description 

Example 

Naming and Format of Files and Documents

 

PDF or MS Word 

formats only 

Please submit documents only in PDF or MS Word 

formats.  Excel, CAD, JPEG or other file formats are 

to be provided ONLY WHEN REQUESTED.   

  

   


 

Keep file names short 

Keep file names relatively short – most Windows 

based programs only allow a certain file length.  

Long file names may cause problems when 

uploading your tender submission. 

File names should be kept to less 

than 90 characters  

Do not use illegal 

characters or symbols 

Do not use illegal characters, symbols or any other 

non-English characters.  Most Windows based 

programs do not accept these.   

a-z, A-Z, numbers 0-9 and full stops are acceptable. 

Characters such as & - , (  ) ’ < ” +  

are not accepted 

 

File Size 



There is not limitation on file size. 

 

Before Uploading Tender Submissions



 

One file preferable 

One file is preferable in PDF format.  If there are 

multiples documents, please name each of these 

clearly and separately, i.e. do NOT give each 

document the same name.   

 

Use sequential order 



for multiple 

documents 

Giving each multiple documents a number in 

sequential order is also helpful as above, so that 

these are not ordered chaotically. 

01 Contract 1234 …….. 

02 ....... 

03 ....... 

Re-name your 

documents 

Please do NOT save documents with the same name 

that the files were provided with.  Re-name the 

documents with: 

No of Doc – Contract Number – very brief 

description of document – business/company name. 

01 Contract 1234 – Submission from 

ABC Company Pty Ltd 

02 Contract 1234 – Submission of 

Price Schedules from ABC Company 

Pty Ltd 


03 Contract 1234 – Certificate of 

Currency... 

Original documents 

not required 

Please do NOT upload the original tender 

documentation that you downloaded from 

Tenderlink, otherwise there is a possibility of double-

up documentation provided to Council.  Send only 

the relevant files where a response or signature is 

required. 

 

Conditions of Tender and General 



Conditions of Contract don’t need to 

be submitted (except for the signing 

page) 



 

Page 2 of 2 



Issue 

Description 

Example 

Allow time to upload 

Ensure that sufficient time is allowed to upload the 

Respondent’s Submission Form and all other 

supporting documentation that constitutes the 

Submission by the specified Closing Time. Upload 

times may vary depending on the size of documents 

submitted and internet speed. 

Allow at least 2 hours BEFORE tender 

closing to upload your submission. 



Other Helpful Hints and Tips

 

Disable security and 



protection features 

Please disable ALL security features in your 

document.  Files MUST NOT be password protected 

– please remove all protection or encryption from 

documents before submission to Tenderlink. 

 

Fully complete 



response forms 

Please ensure you FULLY complete tender response 

forms and electronic documents –partially 

completed documents may result in your tender to 

be non-conforming. 

Enter in ‘Nil’ rather than leaving a 

section blank 

Use the checklist 

Use the checklist provided in the tender documents 

to ensure that you have included everything in your 

submission. 

 

Check selection 



criteria 

Tenders are assessed against the selection criteria 

during the evaluation stage.  Evaluation team 

members give a weighted score based on the 

information your provide in your submission.  Read 

and understand what Council is asking for and don’t  

‘assume’ we know your level of experience, 

resources, capacity etc. 

 

Sign your documents 



Tenders are non-conforming if they are not signed.  

For electronic documents, use a digital signature or 

print, sign and scan the signature into your tender 

submission. 

https://support.office.com/en-

US/article/Add-or-remove-a-digital-

signature-in-Office-files-70D26DC9-

BE10-46F1-8EFA-719C8B3F1A2D

  

Ensure handwriting is 



legible 

If handwriting forms and scanning, please ensure 

handwriting is legible and easily understood.  Use a 

black pen. 

 

Do include company 



brochures or 

catalogues 

Please submit documents only that are relevant for 

the tender UNLESS REQUESTED.  Brochures, 

catalogues or pages of photos do not add value to 

your submission.  Too much extraneous information 

slows down a smooth assessment process.  Use real 

life examples instead. 

 

Reduce colour 



Please do not use colour unnecessarily – creative use 

of colour and formatting makes it more difficult to 

find the actual information for tender assessments 

and evaluation. 



 

End 

Yüklə 30 Kb.

Dostları ilə paylaş:




Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©www.genderi.org 2022
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə