Microsoft Word tender-electrical

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 9 - 

 

BOB, ANKALAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, 

VADODARA – 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

2.9 

The tender shall contain the names, postal address of the residence and place of business 

of  authorized  person  signing  the  tender  and  shall  be  signed  in  /his  usual  signature. 

Partnership firms shall furnish the full names of all Partners in the tender. It should be signed 

in the partnership name by all the partners or by duly authorized representative followed by 

the name and designation of the person signing. Tender by a Corporation shall be signed by 

an authorized representative, and a power of Attorney on their behalf shall accompany  the 

tender.  A  copy  of  the  partnership  deed  of  the  firm  with  names  of  all  partners  shall  be 

furnished.  

2.10 

When a Tenderer signs a tender in a language other than English, the total amount tendered 

should, in addition, be written in the same language. The signatures should be attested by at 

least one witness. 

2.11 

Witness: 

 

Witnesses and sureties shall be persons of status and propriety and their names, occupation 

and address shall be stated below their signatures. 

Information required along with tender: 

 

The following details are required to be submitted along with tender: 

a) 

List of equipment proposed to be deployed for work. 

b) 

Site  Organization  chart  with  bio-data  of  Resident  Engineer  and  key  personnel  proposed  to 

be deployed at site. 

c) 

Income Tax Clearance and Sales Tax clearance certificates, where applicable. 

d) 

Power  of  Attorney  in  the  name  of  persons  who  has  signed  the  tender  document,  where 

applicable. 

e) 

Program of work. 

f) 

Each  Tenderer  shall  submit  with  his  tender  a  list  of  large  works  of  like  nature  he  has 

executed  giving  details as  to  their magnitude  and  cost,  the  proportion  of  work  done  by the 

contractor in it and the time within which the works were completed. The Tenderer shall also 

submit  along  with  his  tender  a  list  mentioning  the  names  of  manufacturers  of  specialized 

items. 

4.0 

Any  printing  or  typographical  errors/omission  in  tender  document  shall  be  referred  to  the 

Architect appointed by the Bank and their interpretation regarding correction shall be final 

and binding on Contractor. 

5.0 

Transfer of Tender Documents: 

Transfer  of  tender  documents  purchased  by  one  intending  Tenderer  to  another  is  not 

permitted. 

6.0 

Earnest money: 

6.1 

The  Tenderer  shall  pay  the  amount  of  Earnest  Money  as  mentioned  in  the  Notice  Inviting 

Tender, by 

Bank Demand Draft/Banker’s Cheque payable to Bank of Baroda, at Anand. No 

interest on Earnest Money deposited by the Tenderer shall be allowed. The Tenderer should 

attach the 

Bank draft/Banker’s Cheque along with the tender failing which the tender will not 

be considered. 

6.2 

The  Earnest  Money  of  the  unsuccessful  Tenderers  will  be  refunded  within  a  reasonable 

period of time without any interest. 

6.3  

The  Earnest  Money  deposited  by  the  successful  Tenderer  shall  be  retained  as  part  of 

 

Security Deposit. 

6.4  

The  Security  Deposit  shall  be  forfeited  if  the  Contractor  fails  to  observe  any  terms  and 

 

conditions of the Contract. 

---

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 10 -   

BOB, ANKALAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, 

VADODARA – 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

7.0 

Validity: 

 

Tenders  submitted  by  Tenderers  shall  remain  valid  for  acceptance  for  a  period  up  to  120 

days  from  the  date  of  opening  of  tender.  The  Tenderers  shall  not  be  entitled  during  the 

period of validity, without the consent in writing of 

Bank to revoke or cancel his tender or to 

vary the tender given or any terms thereof. 

8.0  

Addenda: 

8.1 

Addenda to the tender document may be issued if required to clarify documents or to reflect 

modifications to the design or contract terms. 

8.2 

Each  addendum  issued  by  the 

Architect  /  Bank  will  be  distributed  to  each  person  or 

organization to which a set of tender documents has been issued. Each recipient will submit 

the  same  along  with  his  tender.  All  addenda  issued  by  the 

Architect/Bank  shall  become 

part of Tender Documents. 

9.0 

Right to accept or reject tender: 

9.1 

The acceptance of a tender will rest with the 

Bank who does not bind themselves to accept 

lowest  tender  and  reserve  to  themselves  the  authority  to  reject  any  or  all  the  tenders 

received without assigning any reasons. They also reserve the right of accepting the whole 

or any part of the tender and the Tenderers shall be bound to perform the same at the rates 

quoted.  All  tenders  in  which  any  of  the  prescribed  conditions  are  not  fulfilled  or  are 

incomplete  in  any  respect  or  there  is  any  correction  not  duly  signed  and  dated  by  the 

Tenderer  are  liable  to  be  rejected.  For  this  purpose  Tenderer  shall  quote  rates  for  various 

items which will be self sufficient to meet their whole costs for executing any / every item. No 

demand  for  variations  in  rates  for  items  executed  shall  be  entertained  on  the  plea  of  the 

Bank deciding to delete, alter or reduce the quantities specified in respect of the any item. 

9.2 

The  work  may  be  awarded  to  one  or  more  agencies  duly  splitting  the  work  at  the  entire 

discretion  of  the 

Bank  and  the  Architect.  The  quoted  rates  shall  hold  good  for  such  an 

eventuality. 

10.0 

Rates: 

10.1 

The 

Bank  is  not  concerned  with  any  rise  or  fall  in  the  prices  of materials  and  labour.  The 

rates quoted shall include all costs, allowances, taxes including sales tax on works contract 

or any other charges including any enhanced labour rates etc. which may become effective 

for  any  reason  including  those  due  to  acts  of  Government/  Statutory  Bodies  enacted  from 

time to time by the State and or the Central Government. Under no circumstances, shall the 

Bank be held responsible for compensation or loss to the contractor due to any increase in 

the cost of labour or materials etc. 

10.2 

The rate quoted in the tender shall also include electric and water consumption charges for 

construction and erection. If power and water are available at  the site, the Contractor shall 

have to make his own arrangements to obtain the connections from the available sources at 

his own expense and maintain an efficient service of electric light and power and water and 

shall  pay  for  the  services  consumed  and  maintain  the  installations  at  his  own  cost.  If  no 

power  and  water  are  available  at  the  site,  the  Contractor  shall  have  to  make  his  own 

arrangements to obtain power and  water connections and maintain at his own expense an 

efficient service of electric light and power and shall pay for the electricity consumed. 

10.3 

The  rate  quoted  in  the  tender  by  the  contractor  should  include  cost  of  3  sets  of  10”  x  12” 

photographs done by a reputed professional photographer, of the completed work. 

10.4 

Contractor  to  include  cost  of  pest  control  treatment  of  the  entire  site,  including  white  ants, 

roaches, rodents for one year from date of virtual completion of the contract. 

---