Microsoft Word tender-electrical

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 89 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

IN WITNESS WHERE OF the contractors have set their hands to these presents the day and year 

first herein above written. 

SIGNED, SEALED AND DELIVERED BY THE SAID CONTRACTOR IN THE PRESENCE OF- 

WITNESS: 

SIGNATURE 

NAME 

ADDRESS 

WITNESS: 

SIGNATURE 

NAME 

ADDRESS

PROFORMAS 

SCHEDULE OF EXCEPTION AND DEVIATIONS 

The  bidder  shall  include  in  a  schedule  all  exceptions  or  deviations  made  from  the 

bidding documents of whatever nature included in the proposal. 

Unless exceptions and deviations are stated in this schedule, the bidder will be deemed to 

have agreed with the conditions and specifications as stated in the bidding documents. 

Each bidder shall be free in his proposals to indicate deviations and / or exceptions and / or 

alternative to these bidding documents. 

Item 

Ref. Clauses 

Description of 

Exceptions and / or 

Deviations 

 

 

 

 

 

 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 90 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

EQUIPMENT TO BE DEPLOYED AT SITE 

 

The Tenderer shall specify in the form given below list of proposed equipment to be 

deployed for the work if awarded to the Tenderer. 

 

Type 

Number 

Make 

Capacity 

Location 

Bank 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

SIGNATURE OF TENDERER 

 

 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 91 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

 

 

 

 

 

SCHEDULE OF PROPOSED SITE ORGANISATION 

The Tenderer is to indicate here the proposed site organisation he proposes to set up for execution 

of  the  work.  It  is  understood  that  this  will  be  augmented  from  time  to  time  depending  upon  the 

requirement for timely construction of work, as directed by Engineer-in-charge. 

BIO-DATA OF SITE-IN-CHARGE & KEY PERSONNEL 

SIGNATURE OF TENDERER 

Certified that the above information is correct 

   SIGNATURE OF TENDERER 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 92 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

PREAMBLE AND SPECIFICATIONS 

The quantities given in this schedule of quantities are approximate and subject to variations without 

vitiating the contract. 

Pricing 

The rate for each item of work shall, unless expressly stated otherwise, include the following 

(but  not  limited  to  the  list  given  below)  for  the  completion  of  works  in  all  respects  as  per 

conditions of Contract, technical specifications, drawing etc.: 

All taxes such as Octroi, Sales tax, Work Contract Tax, Royalties, Transportation, Freights, Packing 

and forwarding charges Insurance etc., 

All  requirements  and  expenses  for  completion  of  work  as  per  Rules  and  Regulations  of  Local 

Bodies, State Government and Central Government of India. 

All materials, equipments, accessories, consumable, controls and instruments, tools, tackles, plants, 

scaffolding/double scaffolding  labour, maintenance,  fixing, cleaning, making  good  hauling,  hoisting 

etc., 

Waste on material and labour. 

Loading,  Unloading,  handling/double  handling,  setting  out  protection  from  weather,  temporary 

supports,  platforms  etc.,  and  the  maintenance,  of  the  same,  dismantling  of  temporary  works, 

disposal of debris and all other labour necessary for the execution of works. 

Testing the installation as often as necessary, Contractors to arrange for all special instruments and 

tools required for such testing. 

Painting  of  all  equipment,  pipes,  supports  etc.,  as  per  color  codes  to  be  decided  for  various 

systems. 

Apportion of costs for general facilities to be used by the Contractor’s staff such as lifts, electricity, 

telephones etc. during execution if such facilities are provided by other contractors and who arrange 

for such facilities in the first instance. 

Fees for testing the materials, equipment or overall installation by appropriate authorities. 

Supervising  Civil/  Masonry  /  Carpentry  Works  done  by  other  agencies  on  behalf  of  the 

Bank  for 

electrical contractor. 

All  requirements  of  specification  and  drawings.  Description  of  work  given  in  the  schedule  of 

quantities is a brief description and shall be read in conjunction with specifications and drawings. 

Removal of POP covering and carting away all unwanted material including POP. 

The rates quoted by the Tenderer will be deemed to be for the finished work complete in all respects 

with  accessories,  fitting,  mounting  arrangements  normally  provided  with  such  equipment  and/or 

needed  for  execution,  completion,  safe  operation  of  equipment  as  required  through  they  may  not 

have  been  specifically  mentioned  in  technical  specifications,  drawings  and/or  schedule  of 

equipment. 

All  minor  Masonry,  Carpentry  and  Civil  works  such  as  cutting  opening  in  Masonry  Walls,  Internal 

Partitions,  Chasing  on  walls,  etc.  and  making  good  the  same  to  match  existing  works  shall  be 

provided by the contractor, Whenever asked for by the 

Architect'>Architect_.__SCHEDULE_OF_QUANTITIES'>Architect. 

SCHEDULE OF QUANTITIES 

All items of work contracted for shall be executed strictly in accordance with the description 

of  the  item  in  the  Schedule  of  Quantities,  relevant  drawings  and  specifications  read  in 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 93 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

conjunction  with  the  appropriate  Indian  Standard  specifications  and  conditions  of  the 

contract and established Engineering practices. 

The rate for each item of work included in the schedule of quantities shall unless expressly stated 

otherwise include cost of: 

All  materials,  fixing  materials,  accessories  sequence  of  operations,  appliances,  tools,  plant 

equipment,  transport  labour  and  incidentals  required  and  completion  of  the  work  called  for  in  the 

item and as per specifications and drawings completely 

Wastage on materials and labour 

Loading transporting, unloading, handling as necessary, hoisting to all levels, and setting, fitting and 

fixing  the position, protecting, disposal of debris as directed and all other labour necessary and  to 

fully  complete  the  job  in  accordance  with  contract  documents,  good  practice  and  recognized 

principles of trade laid down in codes of practice. 

Liabilities, obligations and risks arising out of conditions of contract. 

All requirements of specifications, whether such requirements are mentioned in the item or not shall 

be provided for the specifications and drawings where available are to be read as complimentary to 

any part of the schedule of quantities and any work called for in one shall be taken as required for 

all similar items. 

In  the  event  of  conflict  between  Schedule  of  Quantities  and  other  documents  including  the 

specifications the most stringent among them shall apply and the interpretations of the 

Architects / 

owner shall be final and binding. 

The Contractor shall be paid for the actual quantity of work executed by him in accordance with the 

drawings at the accepted rates. 

This  schedule  shall  be  fully  priced  and  the  extensions  and  totals  duly  checked.  The  rates  for  all 

items  shall  be  filled  in  INK.  The  entries  under  amount  column  shall  be  rounded  off  to  the  nearest 

Rupee. 

No  alterations  whatsoever  is  to  be  made  either  to  the  description  of  items  in  the  Schedule  of 

quantities  or specifications  unless such  alterations,  is clarified  in writing  by  the 

Architect  /  owner. 

Any such alterations, notes or additions shall unless clarified in writing be disregarded when tender 

documents  are  considered.  Any  observation  on  BOQ  should  be  made  in  the  letter  accompanying 

technical  bid  for  proper  consideration  and  on  disfiguring  or  overwriting  in  the  documents  is 

permitted. 

In event of an error occurring in the amount column of the schedule, as a result of wrong extension 

of  unit  rate  and  quantity,  the  unit  rate  quoted  by  the  Tenderer  shall  be  regarded  as  firm  and  the 

extensions shall be amended on the basis of rates. 

All errors in totaling in the amount column and in carrying forward totals shall be corrected. 

Unless  otherwise  stated,  all  measurements  shall  be  taken  in  accordance  with  Indian  standard  for 

building of Measurements IS 1200 latest revision effective on the date of measurement for interior 

items as applicable. 

Any errors in quantity of items from the contract schedule shall not vitiate this contract but shall be 

corrected and deemed to be a variation by the 

Architect / Owner. 

DRAWINGS AND DATA 

Within two weeks of placement of order/letter of intent contractor shall furnish the 

following data in triplicate for approval by 

Architect / Owner. 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 94 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

General arrangement drawing of the equipment on orders showing plan, elevations, and sectional 

views, mounting details. 

Bill of materials. 

Descriptive catalogues, characteristic curves, duty point efficiency factor and technical particulars of 

all the various equipments offered. 

SPARE PARTS AND MAINTENANCE FOR MATERIALS SUPPLIED 

Tenderer shall offer along with the bid, duly recommended by manufacturer set of 

spare  parts  required  for  a  period  of  1  years  continuous  operation.  Itemized  unit 

prices  with  exact  quantities  recommended  for  these  spares  shall  be  separately 

indicated for consideration of the Owner / 

Architect. 

DOCUMENTS MUTUALLY COMPLIMENTARY 

The  several  documents  forming  the  contract  are  to  be  read  as  mutually 

complementary to each other and in case of ambiguities/ discrepancies, the same 

shall be explained and clarified by the 

Architect / Owner to the Contractor in what 

manner the work is expected to be carried out to meet the end requirements. 

INSTRUCTIONS DURING EXECUTION 

On the advice of the Owner, the 

Architect may issue further drawings and written 

instructions,  details,  directions  and  explanations  collectively  referred  to  as  “Site 

instruction” in regard to: 

Variations  for  modification  of  the  design,  quality  or  quantity  of  works  as  addition  or  omission  or 

substitution of any works therein. 

Any  discrepancies  in  the  drawings  or  between  the  schedule  of  quantities  and/or  specifications 

and/or drawings. 

Removal from the site any material brought by the contractor and substitution of any other materials 

therefore. 

The dismissal or removal from work of any person employed thereupon. 

Removal/re-examination of any works executed in case of doubt of any nature. 

Opening up for inspection of any work covered up without proper tests by the 

Architect. 

Oversight on the part of the 

Architect / his assistant to disapprove any  defective work or material 

shall  not  prejudice  the  Owner  / 

Architect,  thereafter  to  disapprove  such  work  or  materials  and  to 

order pulling down, replacement, removal breaking up or reconstruction. 

The Contractor shall make  his  own  arrangement for  the  engagement  of all  labour 

and shall  be  responsible for  regulating  their service conditions,  work conditions  in 

conformity  with all Acts, Regulations, Rules or order of competent authority under 

relevant laws in force during the pendency of the contract. 

Contractor shall indemnify the Owner from all claims relating to the workers/ staff/ 

sub-contractors,  Salaries,  Wages,  Overtime,  Leave,  Provident  Fund,  Medical 

facilities,  gratuity,  Bonus  or  any  other  claim  as  applicable  and  stipulated  in  any 

statutory provisions, rules or order of competent authority. 

All materials so far  as  procurable shall  be  of  the  reputed make  in the category  of 

manufacture  and  bear  the  stamp  of  quality  of  the  Bureau  Standards  wherever 

applicable.  The  contractor  shall  furnish  documentary  proof,  test  certificates  and 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 95 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

guarantees  as  relevant  to  such  materials  from  manufacturers,  which  shall  match 

with the date of procurement. 

SPECIFICATIONS GENERAL 

These specifications are for work to be done, items to be supplied and materials to be used in the 

works as shown and defined on the drawings and described herein all under supervision and to the 

entire satisfaction of the 

Architect / owner. 

The  workmanship  is  to  be  the  best  available  and  of  a  very  high  standard,  use  must  be  made  of 

specialist tradesmen in all types of work and necessary allowance must be made for the same in the 

rates quoted. 

The materials and items to be provided by the contractor shall be the best of their respective kinds 

as  specified  in  the  tender  and  in  accordance  with  the  samples  approved,  where  materials  or 

products  are  specified  in  these  specifications  and/or  Bill  of  Quantities  by  the  name  of  the 

manufacturer of the brand name, trade name or catalogue reference, the contractor will require to 

obtain  prior  approval  of  the 

Architect  /  owner  for  using  substitute  material  or  product.  The 

contractor shall produce all invoices, vouchers or receipted accounts for any materials if called upon 

to do so by the 

Architect / owner. 

Samples  of  all  materials  are  to  be  submitted  to  the 

Architect  /  owner  for  his  approval  before  the 

contractor  orders  or  delivers  in  bulk  in  the  site.  Samples  together  with  their  packing  are  to  be 

provided by the Contractor free of charge and approved samples will be retained by the owner and 

designer for comparison with the materials which will be delivered to the site. 

Should any materials be rejected by the 

Architect / owner, they will be removed from the site at the 

Contractor's  expense.  Also  the  contractor  will  be  required  to  submit  specimen  finishes  of  colours, 

fabrics,  etc.  for  approval  of 

Architect  /  owner  before  proceeding  with  the  works.  Should  it  be 

necessary to prepare shop drawings, and then four copies of such drawings shall be submitted for 

approval of the 

Architect who will retain two copies, all at the Contractor's expenses. 

ELECTRICAL INSTALLATION: 

The whole of the electrical installation shall be carried out by a major registered licensed Electrical 

Contractor's firm. 

The electrical installation shall include for the supply of the whole of the materials and the work of 

fixing, necessary for the complete installation. The work shall be carried out in strict accordance with 

the latest edition of the Regulations for the Electrical Equipment of Buildings issued by the Institute 

of Electrical Engineers I.E. rules and to the satisfaction of and in accordance with rules, regulations, 

and requirements of the supply company and the Fire department all to the entire satisfaction of the 

Architect / owner. 

The positions of all points and equipment shown on the drawings shall be assumed to be correct for 

the purposes of tendering, but it is the main contractors responsibility to check the exact positions 

on the site before commencing the works. 

NOTE  :  This  specification  is  of  the  general  type  only  and  must  be  used  in  conjuction  with  the 

drawing  of  the  particular  item  being  made.  Anything  shown  on  the  drawing  and  not  in  the 

specification must be compiled with, and vice versa.