Informacijski sistemi

79. ODGOVORNOSTI UPRAVNIH DELAVCEV

Ne glede na mesto v hierarhiji vsak uslužbenec mora biti odgovoren na svoje delo. To je lahko na področju upravnega procesa, ravnanja s človeškimi viri, na finančnem področju, sodelovanjem z drugimi subjekti,... Za vsakega upravnega delavca je pomembno, da na svojem delovnem področju opravlja delo zakonito, častno, strpno, natančno, hitro, zaupno, ekonomično, nevtralno in nepristrano in da se ravna po načelu dobrega gospodarja.

80. VLOGE VODJE PRI ORGANIZIRANJU UPRAVNEGA DELA.

Vodilno osebje v JU ima raznovrstne naloge in pooblastila, odvisno od položaja v hierarhični strukturi. Ne glede na svojo pozicijo v strukturi organizacije mora vsak vodilni usmeriti pozornost na različne vsebinske sklope med katerimi je spada organiziranje upravnega procesa. Pri organizaciji upravnega dela mora vodilni zagotavljati stalno poučevanje in čimbolj racionalizirati vse delovne postopke za olajšanje reševanja zadev stranki (da ji ni potrebno hoditi od vrat do vrat). Uveljavljati mora nove metode dela, timsko delo, vnašati mora pozitivne spremembe, novosti, vzpodbujati ljudi da razmišljajo o svojem delu, nadzirati delo predvsem pa vsebinsko,...

81. NALOGE VODILNIH DELAVCEV

Med vodilno osebje štejemo vse tiste, ki vodijo, od vodje najmanjše organizacijske enote, do ministra. Vsak vodja mora imeti svoje sodelavce za najpomembnejše dejavnike za doseganje ciljev, omogoča in spodbuja njihovo samostojnost pri izvajanju dela, pri reševanju težav, spodbuja inventivno dejavnost in predvsem ustvarja pozitivno ozračje, v katerem zaposleni prevzemajo odgovornost za svoje delo. Vsak vodja mora omogočiti strankam najkrajši možni način pri reševanju zadev (da ne hodi stranka od vrat do vrat). Spremljati mora novosti informacijsko komunikacijskih tehnologij in jih vpeljevati v delo. Pri tem mora upoštevati načelo ravnanje dobrega gospodarja. Skrbeti mora tudi za vzpostavljanje strokovnega sodelovanja s sorodnimi upravnimi službami, skrbeti za ustrezen odnos med sodelavcev, do strank in javnosti.

82. PISARNIŠKO POSLOVANJE

83. UPRAVNO POSLOVANJE

Pri upravnem poslovanju uslužbenci obdelujejo dokumentarno gradivo. To so različne ravni in oblike obdelovanja informacij. Upravno poslovanje zajema vsa dela od prevzema pošte do vročitve strokovnemu uslužbencu, tehnično in izhodno obdelavo dokumentarnega gradiva kot so strojepisje, kopiranje, kuvertiranje, ardresiranje,... in urejanje zbirk rešenega dokumentarnega gradiva. To tehnologijo dela v upravnih dejavnostih mora obvladati vsak uslužbenec na svojem področju dela. Upravno poslovanje in arhiviranje sodita med temeljne pogoje za učinkovito delo uprave in s tem vplivata tudi na učinkovitost glavne dejavnosti organizacije.

84. DOKUMENTARNO GRADIVO

Vse dokumente, ki nastanejo pri delu organizacij, ne glede na način zapisa, vrsto, obliko in namen imenujemo dokumentarno gradivo. To je vse gradivo, ki organizacija prejema, obdeluje, pošilja in hrani. Ločimo ga na tri dele: 1. dokumentarno gradivo v reševanju (strokovni uslužbenci ga imajo pri sebi in ga še obdelujejo), 2. tekoča zbirka dokumentarnega gradiva (priročni arhiv to je rešeno dokumentarno gradivo po datumu še aktualno), 3. stalna zbirka dokumentarnega gradiva (rešeno dokumentarno gradivo starejšega datuma, hrani se za daljši čas ali trajno). Dokumentarno gradivo nastane s pisanjem, risanjem, tiskanjem, slikanjem,...

85. DOKUMENT, DOKUMENTARNO GRADIVO

Dokument je vsak zapis, s katerim se začne, spremeni, dopolni, konča upravno delo. To je lahko račun, elaborat, zapisnik, poročilo, akt, spis, listina, naročilnica,... Je temeljna enota dokumentarnega gradiva in je nosilec informacij. Temeljno enoto dokumentarnega gradiva imenujejo v državni upravi spis, v sodstvu pisanje, v podjetjih spis, dokument, dopis,...

Dokumentarno gradivo: Vse dokumente, ki nastanejo pri delu organizacij, ne glede na način zapisa, vrsto, obliko in namen imenujemo dokumentarno gradivo. To je vse gradivo, ki organizacija prejema, obdeluje, pošilja in hrani. Ločimo ga na tri dele: 1. dokumentarno gradivo v reševanju (strokovni uslužbenci ga imajo pri sebi in ga še obdelujejo), 2. tekoča zbirka dokumentarnega gradiva (priročni arhiv to je rešeno dokumentarno gradivo po datumu še aktualno), 3. stalna zbirka dokumentarnega gradiva (rešeno dokumentarno gradivo starejšega datuma, hrani se za daljši čas ali trajno). Dokumentarno gradivo nastane s pisanjem, risanjem, tiskanjem, slikanjem,...

86. NAČELA UPRAVNEGA POSLOVANJA

87. NAČELA UPRAVNEGA POSLOVANJA V TEORIJI IN PRAKSI

1.Selektivnost (z vpisovanjem izbranega gradiva v evidenco, bomo že s tem prihranili čas, bolj bo pregledno dokumentarno gradivo, lažje ga urejati in odbirati in porabili bomo manj prostora). 2. Urejenost in preglednost dokumentarnega gradiva (je pomembno, da ga čim hitreje najdemo. To pa si bomo zagotovili s primernim pohištvom in tehnično opremo). 3. Dostopnost gradiva (je zelo pomembno v primeru nenadne odsotnosti pristojnega uslužbenca). 4. Zanesljivost (spoštovati in uresničevati določbe organizacijskega predpisa). 5. Zamenljivost (v organizaciji moramo imeti še nekoga, ki bo poleg nosilca naloge znal približno enakovredno opraviti delo). 6. Preprostost (iz poslovanja moramo izločiti vse delovne postopke, ki zavirajo delovni proces in povečujejo stroške). 7. Ekspeditivnost (upravno delo mora biti sproti in pravočasno opravljeno). 8. Ekonomičnost (varčevati z vsemi delovnimi sredstvi in predmeti dela in doseči čim večji učinek). 9. Varnost dokumentarnega gradiva (ustvarjalci in uporabniki dokumentarnega gradiva so dolžni zaščititi pred zlorabo, in zagotoviti, da se gradivo ne uniči).

88. EKSPEDITIVNOST (načelo)

Upravno delo mora biti sproti in pravočasno opravljeno. To pomeni, da bomo prejeto pošto še isti dan obdelali in odgovorili stranki. To velja za preproste zadeve, ki se jih opravlja rutinsko, medtem ko pri zahtevnejših bomo pazili, da ne bomo z delom odlašali brez utemeljenega razloga. Ažurno poslovanje povečuje odzivnost organizacije.