Informacijski sistemi

65. ZNAČILNOSTI UPRAVNEGA DELA ORGANIZACIJE

Vsako organizacijo lahko delimo na dva dela; na tisti del, ki opravlja temeljno dejavnost (zaradi katere je bilo ustanovljeno) in spremljajočo dejavnost (ki omogoča izvajanje temeljne dejavnosti). Temeljna dejavnost ima tudi svoja značilna dela: proizvodna dela, storitvena, poučevanje,...Pri spremljajoči dejavnosti pa gre za upravna dela. Taka razdelitev velja za podjetja, zavode in agencije. Pri državnih organih in lokalni samoupravi pa je takšna ločitev manj razvidna. Temeljna dejavnost teh je izvajanja poslanstva državnega organa za katere so potrebna javna pooblastila. Vsa ostala dela so spremljajoča dejavnost. Razliko med državno upravo in lokalno upravo ter podjetji in zavodi je v tem, da se v prvem primeru upravno delo pojavlja tako v temeljni in spremljajoči dejavnosti, medtem ko se v podjetjih in zavodih pojavlja največ v spremljajoči dejavnosti in redko v temeljni dejavnosti.

66. CENTRALIZACIJA IN DECENTRALIZACIJA UPRAVNEGA DELA

Centralizacija: z njo označujemo združevanje določenih opravil ali pristojnosti na višji ravni. Prednosti centralizacije je enakopravno obravnavanje strank, učinkovito odločanje in uporaba vseh delovnih potencialov, učinkovitejše nadzorstvo, vgrajevanje določene politike v upravnem organu, standardizacija in specializacija, boljša urejenost gradiva, lažja koordinacija dela,... Slabosti centralizacije je daljši čas obdelave podatkov in dolgotrajni postopki, zmanjša se dostopnost do informacij, težje vodenje organizacijskih enot, večanje administracije, nastajanje novih pravil, več birokracije, veča je togost poslovanja, oteži se izvajanje osnovnih dejavnosti,..

Decentralizacija: to lahko pojmujejo ne samo kot pooblastilo, ampak kot samostojen vir moči za urejanje sistemskih interakcij v določenem delu sistema. Decentralizacija je formalna kadar imajo subjekti pravno podlago za odločanje, vendar dejansko ne odločajo. Takšne primere je bilo mogoče najti v socializmu. Z decentralizacijo bi lahko izboljšali odnos do strank. Uprava bi bila prijaznejša v primerih pri katerih bi uslužbenec imel tolikšna pooblastila, da bi stranko sprejel in zanjo opravil vse kar je treba. Tako stranka ne bi hodila od vrat do vrat.

67. KONCENTRACIJA IN DECENTRALIZACIJA UPRAVNEGA DELA

Koncentracija: pomeni združevanje del na isti hierarhični ravni. Gre za horizontalno združevanje istovrstnih upravnih del in nalog. Pri koncentraciji gre za prenašanje določenih upravnih opravil iz ene organizacijske enote na drugo, vendar na isti ravni. Pri tem se ne izgubi pristojnosti za odločanje. Prednost koncentracije upravnega dela je podobno kot pri centralizaciji. Poveča se preglednost nad delom, nadzorstvo je učinkovitejše in učinkovitejša je enotnost poslovanja. Posameznik v skupini strokovnjakov istega področja je lahko zadovoljen, saj to ugodno vpliva na njegovo strokovno rast. Nezadovoljstvo pa lahko nastopi zaradi večjega nadzorstva.

Decentralizacija: to lahko pojmujejo ne samo kot pooblastilo, ampak kot samostojen vir moči za urejanje sistemskih interakcij v določenem delu sistema. Decentralizacija je formalna kadar imajo subjekti pravno podlago za odločanje, vendar dejansko ne odločajo. Takšne primere je bilo mogoče najti v socializmu. Z decentralizacijo bi lahko izboljšali odnos do strank. Uprava bi bila prijaznejša v primerih pri katerih bi uslužbenec imel tolikšna pooblastila, da bi stranko sprejel in zanjo opravil vse kar je treba. Tako stranka ne bi hodila od vrat do vrat.

68. CENTRALIZACIJA IN DECENTRALIZACIJA UPRAVNIH SISTEMOV

Z načelom centralizacije označujemo združevanje določenih opravil ali pristojnosti na višji ravni. Centralizacija v organizaciji, ki ima le nekaj org. enot in majhnim številom uslužbencev ima lahko povsem drugače učinke kot centralizacija v velikem sistemu z tisoč ali več uslužbenci. Le dobro organizirana organizacija z med seboj povezanimi organizacijskimi enotami se lahko zaradi svoje majhnosti hitro odziva na okolico.

Načelo decentralizacija lahko pojmujejo ne samo kot pooblastilo, ampak kot samostojen vir moči za urejanje sistemskih interakcij v določenem delu sistema.

Teorija in praksa sta pokazali, da niti centralizacija kot decentralizacija ne moreta obstajati v čisti obliki. Popolna centralizacija ni možna, ker bi z njo zanikali delitev dela, medtem ko s popolno decentralizacijo bi bil sistem brez enega centra avtoritete in nadzora. Primer ko si omenjena organizacijska načela v sistemih prepletata, je npr.: Ko je podjetje v krizi, tedaj morda potrebuje strogo centralizirano strukturo odločanja, ko pa se razmere uredijo, se lahko probleme rešuje na samostojen in svoboden način.

69.KAJ JE CENTRALIZACIJA - ZNAČILNOSTI CENTRALIZACIJE

Centralizacija: z njo označujemo združevanje določenih opravil ali pristojnosti na višji ravni. Prednosti centralizacije je enakopravno obravnavanje strank, učinkovito odločanje in uporaba vseh delovnih potencialov, učinkovitejše nadzorstvo, vgrajevanje določene politike v upravnem organu, standardizacija in specializacija, boljša urejenost gradiva, lažja koordinacija dela,... Slabosti centralizacije je daljši čas obdelave podatkov in dolgotrajni postopki, zmanjša se dostopnost do informacij, težje vodenje organizacijskih enot, večanje administracije, nastajanje novih pravil, več birokracije, veča je togost poslovanja, oteži se izvajanje osnovnih dejavnosti,..

70. CENTRALIZACIJA - KONCENTRACIJA

Centralizacija: z njo označujemo združevanje določenih opravil ali pristojnosti na višji ravni. Prednosti centralizacije je enakopravno obravnavanje strank, učinkovito odločanje in uporaba vseh delovnih potencialov, učinkovitejše nadzorstvo, vgrajevanje določene politike v upravnem organu, standardizacija in specializacija, boljša urejenost gradiva, lažja koordinacija dela,... Slabosti centralizacije je daljši čas obdelave podatkov in dolgotrajni postopki, zmanjša se dostopnost do informacij, težje vodenje organizacijskih enot, večanje administracije, nastajanje novih pravil, več birokracije, veča je togost poslovanja, oteži se izvajanje osnovnih dejavnosti,..

Koncentracija: pomeni združevanje del na isti hierarhični ravni. Gre za horizontalno združevanje istovrstnih upravnih del in nalog. Pri koncentraciji gre za prenašanje določenih upravnih opravil iz ene organizacijske enote na drugo, vendar na isti ravni. Pri tem se ne izgubi pristojnosti za odločanje. Prednost koncentracije upravnega dela je podobno kot pri centralizaciji. Poveča se preglednost nad delom, nadzorstvo je učinkovitejše in učinkovitejša je enotnost poslovanja. Posameznik v skupini strokovnjakov istega področja je lahko zadovoljen, saj to ugodno vpliva na njegovo strokovno rast. Nezadovoljstvo pa lahko nastopi zaradi večjega nadzorstva.