Informacijski sistemi

55. REŠEVANJE KONFLIKTOV

Konflikt je kompleksen pojav, ki je navzoč v vsakem okolju. Nastane, ko akcijo ene strani, ki poskuša uveljaviti svojo voljo, interes ustavi ali blokira akcija druge strani. Za reševanje konflikta je ugoden trenutek, ko vsaka od sprtih strani je pripravljena popustiti ali pa na obeh straneh zaznamo občutek zaskrbljenosti ali ogroženosti. Za reševanje konflikta mora vodja oceniti ali je ustrezno razpoloženje. Pomagati mora obema stranema na kulturen in vljuden način. To mora izvesti tako, da ne bo uporabljal nobenih groženj ali izsiljevanj. Zelo pomembno je, da ne bo nobenega zmagovalca, saj mora biti enakovredna pozornost do obeh strani. Pri reševanju moramo biti usmerjeni na problem oz. vzrok konflikta in ne na ljudi. Ni dopustna nobena oblika maščevanja.

56. OBVLADOVANJE STRESA

57. PREPREČEVANJE STRESA

Vodstvo organizacije mora oblikovati strategije za obvladovanje stresa in izvajati dejavnosti za izogibanje in zmanjševanje stresa. Za izogibanje stresa poznamo več različnih ukrepov: spodbujanje timskega dela, sodelovanje uslužbencev pri odločitvah, spodbujanje komunikacij med organizacijskimi enotami, razvijanje organizacijske kulture, usmerjenost vodstva na rezultate dela in spoštovanju znanja in prispevka zaposlenih, ... Ukrepi za zmanjšanje stresa so: zagotavljanje zaposlenim športne aktivnosti in družbena srečanja, zagotoviti zaposlenim prijetno in varno delovno okolje, zmanjšanje zapletenostih povezanih z delom,...

58. STRES

Stres ni nujno neugoden pojav, saj nekdo nekaj občuti kot nevarnost, grožnjo, drugi pa kot priložnost oziroma izziv. Je subjektivna, osebna reakcija na dražljaje iz okolja. Zgodi se v posamezniku kot posledica nezmožnosti obvladovati zahteve iz okolja. Je tudi stanje posameznikove psihofizične pripravljenosti, da se z obremenitvijo sooči , se prilagodi in obvlada. Poznamo različne dejavnike negativnega stresa: zunanje okolje ( ko se spremeni sistem, npr. DDV), oganizacijska struktura in kultura in značilnosti dela (pri tem ni nobenega maneverskega porostora – npr. prihod v novo službo), odnosi v organizaciji (odnosi med zaposlenimi), domače razmere (močno vplivajo na človeka – smrt, ločitev,...), osebnostni dejavniki (ljudje smo različni tipi). Raziskave so potrdile domnevo, da se število stresov zmanjša v organizacijah, ki so za zaposlene razvile protistresne programe (spodbujanje timskega dela, razvijanje pozitivnega odnosa do zaposlenih, pozitivno mišljenje,...).

59. PREDNOSTNI TRENUTNEGA OPAZOVANJA

Da bi izbrali najboljšega kandidata pri izbirnem postopku za novo delovno mesto, lahko uporabimo med različnimi metodami tudi metodo stresni intervju ali metodo testiranje stresne situacije. Ker so nekatera delovna mesta izpostavljena stresnim okoliščinam, simuliramo takšno okoliščino in opazujemo kako se v njej znajde kandidat.

60. ABSENTIZEM V JAVNI UPRAVI

Odnosi med zaposlenimi v organizaciji je eden od najpomembnejših motivacijskih dejavnikov. Saj ima velik vpliv na počutje zaposlenih in s tem tudi na stopnjo stresa. Nadlegovanje, izživljanje, trpinčenje, ignoranca,... so pogosti dejavniki stresa. Znaki stresa so lahko napetost, slaba prebava, slabost v želodcu, pomanjkanje apetita, ... V organizaciji stres navadno povzroči zmanjšano učinkovitost, povečata se absentizem in fluktuacija, narašča število napak,... Ker smo ljudje različni se na te situacije različno odzivamo. Da bi zmanjšali odsotnost z dela zaradi bolezni (absentizem) je delodajalec dolžan ustvariti pogoje za splošno zdravo delo in dobre medsebojne odnose.

61. KOMUNICIRANJE

Bistvo komuniciranja je oddajanje in sprejemanje sporočil, da jih udeleženci komuniciranja razumejo. Čim večja je specializacija v upravni organizaciji, večja je potreba po komuniciranju. Komunikacijski sistem je sestavljen iz oddajnika, sprejemnika s sporočilom in sredstvom komunikacije. Najbolj razširjeno je besedno komuniciranje (ustno ali pisno). Komunikacije se izkažejo tudi z gibi telesa, načinom oblačenja, z besedno intonacijo ali signali to je nebesedno komuniciranje. Poznamo tudi elektronske komunikacije, ki so se močno razširile (telefon, faks, elektronska pošta, internet,...). Pojavijo se lahko tudi motnje v komuniciranju, tako da so sporočila, ki jih oddajnik odda nepopolna, nerazumljiva, nejasna, te motnje so tehnične narave. Motnje lahko nastanejo tudi zaradi nezainteresiranosti sprejemnika. Sestanki so najpogostejša oblika komuniciranja. Komuniciranje bo učinkovito, če je vsaka izmed sestavin komunikacijskega procesa izpeljana skladno s pričakovanji.

62. VLOGA SINDIKATOV

Glavna naloga je varstvo in uveljavljanje interesov zaposlenih. Ker sindikati delujejo v korist svojega članstva (delojemalcev) so praviloma v stalnem sporu z delodajalci. Člani sindikata pričakujejo, da se bo njihov sindikat boril proti odpuščanju uslužbencev, proti zniževanju in za povišanje plač ter za dobre delovne pogoje. Najpogostejša oblika boja je stavka, najpogostejše sredstvo za urejanje odnosov med delodajalci in delojemalci pa so pogajanja. V pogajanjih na strani delojemalcev nastopi sindikat.

63. UPRAVNO DELO V ADMINISTRACIJI

Pri upravnem delu nimamo produkta, lahko govorimo le o učinkovitosti, saj upravnega dela ne moremo prodati na trgu. Administracija je tisti del uprave, ki se ukvarja s pisarniškem poslovanjem (obdelava pošte, ravnanje z dokumentarnim gradivom,...)

Upravna dela v temeljni dejavnosti državne uprave in lokalne samouprave so normativno-pravna in analitična dela, upravni nadzor, dela v zvezi z neposrednim izvrševanjem in uporabo predpisov in posebna strokovno- tehnična dela (geodeti, gradbeni, strojni, in drugi inženirji). Upravna dela v spremljajoči dejavnosti pa obsegajo finančna, računovodska dela, kadrovska dela, upravno tehnična dela.

Upravno delo lahko delimo na: vodilno delo, strokovno delo in upravno-tehnično delo.

64. CILJI UPRAVNEGA DELA

Upravno delo, čeprav je le pomožno delo, ima zelo velik pomen pri izpolnjevanju temeljne dejavnosti. Vsaka uprava hoče čim bolj učinkovito in s čim manjšimi stroški uresničiti cilje organizacije. Posluževati se mora novih tehnologij, učinkovitost in ekonomičnost upravnih dejavnosti, temeljiti mora na sposobnih posameznikih, ki se zavedajo pomena nenehnega učenja, nenehnega razvijanja sposobnosti in lastnosti, spodbujanja inovativne dejavnosti, urejenosti delovnega okolja, načrtovanje človeških zmožnosti. Popoln red in smisel za urejenost evidenc, zbirk zapisov, opreme in prostorov je nujen pogoj za dobro upravno delo. Da bi zagotovili kakovostno poslovanje je nujen nadzor nad delom. Upravno delo mora potekati hitro in ažurno. Pri delu je potrebno varčevati z vsemi delovnimi sredstvi in predmeti dela. Dokumentarno gradivo je potrebno zaščititi pred zlorabo in ga shraniti v primernih prostorih.