Informacijski sistemi

89. EKONOMIČNOST, EKSPEDITIVNOST, SELEKTIVNOST

Ekonomičnost: Varčevati z vsemi delovnimi sredstvi in predmeti dela in doseči čim večji učinek. Čim več opravil je potrebno standardizirati in specializirati. Tehnična sredstva kupujemo samo na osnovi strokovne presoje in ne nepremišljeno.

Ekspeditivnost: Upravno delo mora biti sproti in pravočasno opravljeno. To pomeni, da bomo prejeto pošto še isti dan obdelali in odgovorili stranki. To velja za preproste zadeve, ki se jih opravlja rutinsko, medtem ko pri zahtevnejših bomo pazili, da ne bomo z delom odlašali brez utemeljenega razloga. Ažurno poslovanje povečuje odzivnost organizacije.

Selektivnost: Število dokumentov, ki vsak dan prihaja v organizacijo ali v njej nastaja nenehno narašča. Z vpisovanjem izbranega gradiva v evidenco, bomo že s tem prihranili čas, bolj bo pregledno dokumentarno gradivo, lažje ga bomo urejali in odbirali in porabili bomo manj prostora.

90. KAJ JE EKONOMIČNOST (načelo)

Varčevati z vsemi delovnimi sredstvi in predmeti dela in doseči čim večji učinek. Čim več opravil je potrebno standardizirati in specializirati. Tehnična sredstva kupujemo samo na osnovi strokovne presoje in ne nepremišljeno.

92. VARNOST DOKUMENTARNEGA GRADIVA (načelo)

92. VAROVANJE URADNIH PODATKOV

Vso dokumentarno gradivo organizacije moramo zavarovati pred izgubo, uničenjem ali zlorabo, saj ima pomen za ožjo ali širšo družbeno skupnost. Dokumentarno gradivo mora biti shranjeno v primernih prostorih. Uničevanje dokumentarnega gradiva je dopustno samo na osnovi posebnih predstojnikovih navodil ali na osnovi predpisa.

93. OPIŠI VSEBINSKO RAZVRŠČANJE

Za vsebinsko razvrščanje potrebujemo klasifikacijski načrt ter ustrezen sistem evidentriranja dokumentarnega gradiva. Iz vsebine gradiva oblikujemo gesla, jih opremimo s številčnim klasifikacijskim znakom in razporedimo po decimalnem sistemu. Klasifikacijski načrt je sestavljen iz klasifikacijskih znakov (številčna oznaka gesla) in iz gesel. Geslo je tista beseda, ki označuje glavno vsebino in bistveno skupno značilnost določenega dela pisnega gradiva. Za to razvrščanje je najpomembnejša vsebina zadeve, ki jo skušamo ugotoviti s prispelega dokumenta, saj to razvrščanje temelji na opisu stvari ali pojma. Za učinkovito razvrščanje potrebujemo tudi ustrezen evidenčni sistem pri katerem lahko uporabimo ustrezno računalniško evidenco ali kartotečno kazalo.

94. OPIŠI ŠTEVILČNO RAZVRŠČANJE

Pri tem razvrščanju je pomembno, da vsaka zadeva ob svojem nastanku dobi pripadajočo zaporedno številko, ki se nikoli ne spremeni. Poznamo dva načina številčnega razvrščanja: 1. pri prvem načinu že na začetku leta vnaprej oštevilčimo toliko map kolikor zadev pričakujemo v tistem letu. Ko zadeva nastane na mapo napišemo le podatke o njej. Vzporedno temu vodimo še abecedni indeks, ki je lahko kot kartotečno kazalo ali računalniški zapis. Ta način je učinkovit, kjer nastaja do 300 zadev na leto. 2. drugi način številčnega razvrščanja pa je pomembno, da vsako zadevo ob njenem nastanku vpišemo v delovodnik po zaporednih številkah, in osnovne podatke o zadevi še v abecedni indeks, ki je lahko v obliki kartotečnega kazala, knjige ali računalniškega zapisa. Ta način je učinkovit kjer nastaja do 1500 zadev na leto. Razlika med obema načinoma je v tem, da pri prvem vodimo le abecedni indeks v drugem pa abecedni indeks in delovodnik.

95. KAJ JE ZADEVA, KAJ JE GESLO

Zadeva je več dokumentov, ki obravnavajo isto vsebinsko vprašanje, isto nalogo, isti problem in sestavljajo celoto. Dokumenti (s prilogami), ki po vsebini sodijo skupaj, naj bodo torej v isti mapi, vsak dokument pa naj nosi številko zadeve.

Geslo je tista beseda, ki označuje glavno vsebino in bistveno skupno značilnost določenega dela pisnega gradiva. Oblikovanje gesel je zahtevno strokovno delo, za katera je treba ustrezno strokovno znanje, razgledanost in poznavanje vsebin, ki se v organizaciji pojavljajo. Saj geslo mora biti ekskluzivno, kratko in jasno, vsebinsko opredeljivo, če je potrebno tudi podrobno detajlirano, dopolnjeno, podrobneje določeno, pri istem pojmu kjer se uporablja več besed je potrebno izbrati le en izraz.

96. POJASNITE POJEM GESLO IN DOKUMENT

Geslo je tista beseda, ki označuje glavno vsebino in bistveno skupno značilnost določenega dela pisnega gradiva. Oblikovanje gesel je zahtevno strokovno delo, za katera je treba ustrezno strokovno znanje, razgledanost in poznavanje vsebin, ki se v organizaciji pojavljajo. Saj geslo mora biti ekskluzivno, kratko in jasno, vsebinsko opredeljivo, če je potrebno tudi podrobno detajlirano, dopolnjeno, podrobneje določeno, pri istem pojmu kjer se uporablja več besed je potrebno izbrati le en izraz.

Dokument je vsak zapis, s katerim se začne, spremeni, dopolni, konča upravno delo. To je lahko račun, elaborat, zapisnik, poročilo, akt, spis, listina, naročilnica,... Je temeljna enota dokumentarnega gradiva in je nosilec informacij. Temeljno enoto dokumentarnega gradiva imenujejo v državni upravi spis, v sodstvu pisanje, v podjetjih spis, dokument, dopis,...

97. GESLO, TEKOČA ZBIRKA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

Geslo je tista beseda, ki označuje glavno vsebino in bistveno skupno značilnost določenega dela pisnega gradiva. Oblikovanje gesel je zahtevno strokovno delo, za katera je treba ustrezno strokovno znanje, razgledanost in poznavanje vsebin, ki se v organizaciji pojavljajo. Saj geslo mora biti ekskluzivno, kratko in jasno, vsebinsko opredeljivo, če je potrebno tudi podrobno detajlirano, dopolnjeno, podrobneje določeno, pri istem pojmu kjer se uporablja več besed je potrebno izbrati le en izraz.

Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva (priročni arhiv to je rešeno dokumentarno gradivo po datumu še aktualno) in ga uslužbenci pogosto potrebujejo pri delu. Pri oblikovanju tekoče zbirke je potrebno na vsako zadevo, ki je bila rešena napisati besedo "rešeno" , datirati in podpisati. Preden se ga odda v tekočo zbirko moramo izločiti nepotrebne priloge in na vsako zadevo je potrebno določiti rok hrambe. Tekoča zbirka je lahko razmeščena po posameznih organizacijskih enotah. Pred prenosom gradiva iz te zbirke v stalno zbirko moramo "prečistiti" tekočo zbirko.