3. Məktubun məqsədi, mahiyyəti və müəllifin
əsas fikrinin (ideyasının) şərhi.
Bu məktubun əsas hissə-
si olmaqla, onun yazılmasının səbəbini, mövcud olan və
ya qurulacaq münasibətlərin mahiyyətini özündə əks etdi-
rir. Ona görə də işgüzar məktubların hazırlanması zamanı
onun məqsədi, mahiyyəti və məktub müəllifinin əsas fikri-
nin (ideyasının) şərhinə xüsusi diqqət yetirilməlidir.
4. Mövcud problemin həlli üçün təkliflərin, töv-
siyələrin, xahiş və ya şikayətin əks etdirilməsi.
Məlumat
xarakterli məktublar istisna olmaqla, demək olar ki, bütün
məktublar onların göndərildikləri ünvandan müəyyən
reaksiyaların olması ehtimalını nəzərdə tutur. Ona görə də
işgüzar məktubların hazırlanması zamanı məktub müəllifi
yalnız həll edilməsi zəruri olan problemin deyil, eyni za-
manda onun həlli istiqamətində özünün təklif etdiyi va-
riantların da şərh edilməsinə diqqət yetirməlidir. Həmin
məktublarda şikayət xarakterli məlumatlar əks olunursa,
bu zaman müvafiq tədbirlərin görülməsi xahiş edilməli,
qarşılıqlı əməkdaşlaq istiqamətində təkliflər verilirsə,
onun həlli variantları şərh olunmalıdır. Beləliklə, məktu-
bun ünvanlandığı və onu alan şəxs nəinki ondan «nə istə-
13
nildiyini» bilməli, habelə məktub müəllifi tərəfindən bu
istək və arzuların necə həyata keçirilməsi üçün qarşı tərə-
fin konkret təkliflərini və onların həlli yollarını da başa
düşməlidir. Qeyd olunan tələblərə düzgün əməl edilməsi
məktub müəllifinin və məktubun ünvanlandığı tərəfin qar-
şılıqlı münasibətlərin, inam və etimadın yaranması və
möhkəmlənməsində, beləliklə də, qarşıya qoyulan məq-
sədlərə nail olunmasında mühüm əhəmiyyətə malikdir.
5. Məktubun qısa yekunu və nəticələri.
İşgüzar
məktubda başlığın (mövzunun) seçilməsi,
s
alamlama,
məktubun məqsədi, mahiyyəti və müəllifin əsas fikrinin
(ideyasının) şərh edilməsi, habelə mövcud problemin həlli
üçün təkliflərin, tövsiyələrin, xahiş və ya şikayətin əks et-
dirilməsi ilə bağlı hissələri başa çatdıqdan sonra sonda
qeyd olunan məsələlərə yekun vurularaq gəlinən nəticələr
əks etdirilir.Məktubun məzmununun, onun müəllifinin is-
tək və arzularının düzgün başa düşülməsi, onların səmərəli
icra mexanizminin müəyyənləşdirilməsi və həyata keçi-
rilməsinin təmin edilməsi üçün məktubun yekunu və nə-
ticələri qısa, konkret çox lakonik, aydın və asan başa dü-
şülən olmalıdır.
Məktubu əməkdaşlığa və digər məsələlərdə qarşı
tərəfin tutduğu mövqeyə görə minnətdarlıq ifadələri ilə
qurtarmaq lazımdır. Bu zaman, bir qayda olaraq, aşağıdakı
ifadələrin işlədilməsi məqsədə uyğundur:
- «məktubunuza görə təşəkkür edirik!»;
- «bizim təşkilatla maraqlanndığınıza görə çox sağ
olun!»
- «sağ olun ki, bizə müraciət etmisiniz!»;
- «sağ olun ki, bizi seçmisiniz!»;
- sağ olun ki, bizə üstünlük vermisiniz!»;
14
- «bizə qarşı olan marağınıza görə təşəkkür edirik!»
Daha sonra isə məktubun imza yerinin qarşısında
«hörmətlə…», «dərin hörmətlə…» «sizin…» və s. kimi
xoş ifadələr işlətməklə onu imzalamaq lazımdır. Bu cür
ifadələrdən düzgün, məqamında və yerində istifadə edil-
məsi qarşı tərəfin münasibətlərində müsbət meyllərin ya-
ranmasına, məsələnin həlli istiqamətində həlledici addım-
ların atılmasına və bunun məntiqi nəticəsi kimi gözlənilən
nəticələrə nail olunmasına əhəmiyyətli dərəcədə pozitiv
təsir göstərə bilər.
Beləliklə, işgüzar məktubların hazırlanması və
aidiyyəti ünvana göndərilməsi prosesi aşağıdakı ümumi
formulaya əməl edilməklə həyata keçirilir:
- Məktubun yazılma tarixi;
- Məktubu alanın ünvanı;
- Məktubun göndərildiyi konkret şəxsin adı, və
soyadı;
- Müraciət (giriş) hissəsi;
- Məktubun ümumi məzmunu, yəni mövzusu;
- Məktubun əsas mətni;
- Minnətdarlıq (yekun) hissəsi;
- İmza;
- Məktuba əlavə olunan sənədlərin siyahısı və ya
rəqəmlə sayı (qoşma);
- Məktubun surətlərinin paylanması barədə göstə-
riş.
Göstərilənləri nəzərə alaraq, işgüzar məktubların
hazırlanması zamanı bu qaydalara əməl olunmalıdır:
1. Məktubu hazırlamağa başlamazdan əvvəl onun
növü düzgün seçilməli, yəni məktubun müşayət, sifariş,
15
məlumat, xatırlatma, etiiraz, imtina, təminat və sair for-
mada yazılacağı qabaqcadan müəyyənləşdirilməlidir.
- məktuba cavab verilməsi zərurəti göstərilməlidir.
Qeyd etmək lazımdır ki, etiraz tipli məktublara cavab ve-
rilməsi nəzərdə tutulmur.
- məktubun məzmunu onun ünvanlandığı şəxs üçün
tam
aydın
olmalı,
yazışmanın
predmeti
ilə
bağlı qarşı tərəfdə anlaşılmazlıq yaratmamalıdır.
- məktubun poçtla vaxtında qarşı tərəfə çatacağına
tam əminlik olmadıqda o, telefaks və ya internet vasitəsi
ilə göndərilməlidir.
2. Məktub tərtib edilərkən qarşı tərəfə hörmətlə
yanaşılmalıdır.
3. Məktub yazılarkən qrammatik qaydalar düzgün
seşilməli, ikimənalı, qeyri-dəqiq, müxtəlif elm sahələrinə
aid olan, qarşı tərəfin başa düşə bilməyəcəyi terminlərdən
istifadə edilməməlidir.
4. İşgüzar məktublar təmsil olunan təşkilatın blan-
kında yazılmalıdır. Təşkilatın blankının zahiri görnüşü
müəssisənin vizit kartoçkası olub, onun haqqında ilkin
təəssürat yaradır. Ona görə də blankın tərtibatına xüsusi
diqqət yetirilməlidir.
5. Məktubun məzmunu mənasına görə abzaslara
bölünməlidir.Bu zaman abzaslar həddən artıq böyük olma-
malıdır ki, məktubu oxuyan şəxs yorulmasın.Bunun üçün
çalışmaq lazımdır ki, birinci və axırıncı abzas dörd, qa-
lanları isə səkkiz sətirdən artıq olmasın.
6. İşgüzar məktublar Microsoft Vord proqramında,
12, 13,14 ölçülü şrift olmaqla 1-2 intervalda tərtib olunur.
16
7. İşgüzar məktun hazırlanması zamanı səhifələr
aşağıda sağ tərəfdə, bəzi işgüzar sənədlərdə isə səhifənin
yuxarısında, ortada nömrələnir.
8. İşgüzar məktubun mətni A4 formatlı blankda
1,5-2 sətirarası intervalla, A5 formatlı blankda bir sətir-
arası ntervalla yazılır.
9. İşgüzar məktublara cavab verilməsi müddəti və
qaydası “Vətəndaşların ərizə və şikayətlərinə baxılması
haqqında Qanunla” tənzimlənir.
Dostları ilə paylaş: |