KitabxanaşÜnasliq

7

---

KİTABXANAŞÜNASLIQ VƏ İNFORMASİYA
№1 (22) 
2017
• elektron sənədlərdən ibarət arxiv kağız sənədlərin toplanılmasından daha 
ucuz başa gəlir.
Elektron sənəd dövriyyəsinin tətbiqinin həm taktiki, həm də strateji 
əhəmiyyəti vardır. Taktiki üstünlüyə sənədlərin arxivləşdirilməsinə sərf 
olunan xərclərin kəskin azalması, kağız sənədlərin yerləşdirilməsi üçün 
nəzərdə tutulmuş yerlərin boşalması, sənədlərin üzünün çıxarılmasına ayrılan 
xərclərin ixtisarı, işçi heyət və avadanlıqlar üçün nəzərdə tutulmuş xərclərin 
azalması və s. aiddir.
Sistemin strateji əhəmiyyəti dedikdə isə şirkətin və ya müəssisənin 
işinin məhsuldarlığının artması ilə əlaqədar olaraq yeni üstünlüklərin meydana 
çıxması nəzərdə tutulur. Bunlar əsasən aşağıdakılardan ibarətdir:
• sənəd üzərində kollektiv şəkildə işləmək imkanı;
• sənəd axtarışı və seçimi prosesinin əhəmiyyətli dərəcədə sürətlənməsi;
• informasiya təhlükəsizliyinin yüksək səviyyədə təminatı (elektron sənəd 
dövriyyəsinin tətbiqi zamanı hər kəs yalnız öz səlahiyyətləri daxilində olan 
məlumatları əldə edə bilər);
• sənədlərin daha uzun müddət və daha rahat şəkildə qorunub saxlanılması;
• sənədlərin icrasına nəzarətin gücləndirilməsi;
• sənədin itməsi və korlanması riskinin azalması: istifadəçi sənədlərin 
nüsxələri ilə işlədiyi üçün orijinal variantın itməsi və korlanması mümkün 
deyil;
• sənədə sanksiyalaşdırılmamış giriş riskinin azalması: kağız sənədlərlə 
müqayisədə elektron sənədlərin etibarlılıq və təhlükəsizlik səviyyəsi daha 
yüksək olduğundan, onları daima nəzarətdə saxlamaq mümkündür.
• sənədlərin üzünün köçürülməsinə və eyni sənədin bir neçə nüsxədə 
saxlanılmasına ehtiyacın qalmaması: razılaşdırılmış və imzalanmış daxili 
sənədlərin üzünün çıxarılmasına gərək olmadığı üçün xərclər bir qədər də 
azalır;
• elektron sənəd arxivi üçün tələb olunan xərclərin əvvəlki ilə müqayisədə 
kəskin aşağı düşməsi və arxivdəki məlumatların operativ əldə olunması: daha 
uzunmüddətli və etibarlı olan elektron daşıyıcılar nə boş yer, nə əlavə fiziki 
qüvvə, nə də böyük maddi vəsait tələb edir.
Elektron sənəd dövriyyəsi sistemi aşağıdakı imkanları yaradır:
• əməkdaşın iş vaxtının qeyri-məhsuldar hissəsini ixtisar etmək;
• sənədlərin itirilməsi və kommersiya sirlərinin sızdırılması ilə bağlı maliyyə 
itkilərini azaltmaq;
• verilmiş tapşırıqları istifadəçiyə xatırlatmaq funksiyası: elektron sənəd 
dövriyyəsi istifadəçini yoxlamaların yaxınlaşması ilə bağlı öncədən xəbərdar 
edir;