Charter Constitution Laws 2017

Other Duties
8. Perform such other duties as the Order may impose.
DEPUTY GRAND KNIGHT
SEC. 136. The Deputy Grand Knight shall preside in the absence or
inability of the Grand Knight and execute all the duties of said Grand
Knight. He shall perform such other duties as the Order may impose.
In  the  absence  of  the  Grand  Knight  and  Deputy  Grand  Knight,  then
the duty of presiding at a meeting of the council shall devolve on the
other officers of the council in the order in which they are named in
Section 126 after the Deputy Grand Knight.
CHANCELLOR
SEC.  137.  The  Chancellor  shall  assist  the  Grand  Knight  and  the
Deputy  Grand  Knight  in  the  performance  of  their  duties  and  shall
take charge of the council during the incapacity or extended absence
of both. He shall be charged with the total participation of the mem-
bership in the activities of the council. Subject to the approval of the
Grand Knight he shall institute a program to develop the availability
and  interest  of  the  members  in  the  specific  activities  of  the  council
and refer his findings to the Grand Knight. He shall exercise a special
interest in new members and those members who are sick or in dis-
tress. He shall perform such other duties as the Grand Knight directs.
RECORDER
SEC. 138. The Recorder shall keep a true record of the doings of his
council  upon  books  approved  by  the  Board  of  Directors  and  fur-
nished by the Supreme Secretary at the expense of the council: con-
duct all correspondence of the council and shall perform such duties
as the council or the Order may direct.
FINANCIAL SECRETARY
SEC. 139. The Financial Secretary shall —
Collect and Receive All Moneys
1.  Collect  and  receive  all  moneys  due  the  council,  and  all  funds
obtained from any source, by or through any person or persons, act-
ing for or in the name of the council or under its direction or author-
ity, including all moneys resulting from any form of athletic activity
carried on by the council or with its authority, or in which its name or
any  part  thereof  is  used,  or  in  which  any  representation  is  made  in
any  way  that  such  activity  is  a  council  activity.  Provided,  however,
that where two or more councils engage jointly in any form of athletic
activity the moneys resulting therefrom shall be handled as directed
by the State or Territorial Deputy or Deputies in whose jurisdictions
such councils are located.
56                    LAWS — SUBORDINATE COUNCILS

---

Keep Accounts
2. Keep an account of the indebtedness of each member and each
certificate  holder  and  the  amount  received  from  each,  giving  credit
for  the  whole  amount  paid,  and  the  purpose  for  which  the  same  is
paid, upon the precise day of payment, be the same made for arrears
or  advance  or  both,  and  make  proper  record  of  same  in  the  books
provided for that purpose.
Pay Money to Treasurer
3. Pay over to the Treasurer of his council all moneys received at
meetings, or between meetings, for fines, dues, contributions, death
benefit assessments, initiation fees or from other sources, at and to
the  close  of  each  meeting,  for  which  said  Treasurer  shall  forthwith
give a written receipt to such Secretary, specifying the funds to which
the same be credited, which receipt shall be given to the acting Grand
Knight by the Financial Secretary before next succeeding meeting.
Keep Roll
4.  Keep  a  roll  of  the  members  and  certificate  holders,  their  ages,
residences  and  occupations,  with  the  dates  of  initiation.  Keep  a
record  of  Fourth  Degree  members  as  and  when  furnished  by  the
Master of the Fourth Degree and Comptroller.
Cause Members to Subscribe to By-Laws, Etc.
5.  Cause  every  member  before  initiation  to  subscribe  his  name,
subjecting himself to the constitution and by-laws of the Order and of
the council.
Notify Supreme Secretary
6. Notify the Supreme Secretary of the names and addresses of all
council officers.
Keep Certain Records
7.  Keep  a  record  of  the  financial  and  business  transactions  of  his
council  upon  books  approved  by  the  Board  of  Directors  and  fur-
nished by the Supreme Council at the expense of the council, to wit:
The  number  of  propositions  received  and  the  names  of  the  candi-
dates, the number elected and their names, the number initiated and
their names; the amount of money received and from what sources;
the amount paid to the Treasurer and for what purpose, the amounts
of all orders drawn against the Treasurer, stating to whom paid and
for what purpose.
Draw Orders
8. Draw all orders on the Treasurer of his council when ordered by
the  Supreme  Council,  State  Council,  his  local  council,  Board  of
Trustees  or  Grand  Knight  for  the  payment  of  all  claims  or  demands
against his council, which orders shall be signed by him and counter-
signed by the Grand Knight.
                                KNIGHTS OF COLUMBUS                            57

---

Notify Supreme Secretary of Suspensions, Etc.
9. With the Grand Knight, notify promptly the Supreme Secretary of
names  of  members  initiated,  suspended,  expelled,  withdrawn,
deceased, reinstated, readmitted, transferring to or from the council,
and changes of address, for necessary entry on the Supreme Council
records.
Keep Accounts
11. Be the accountant of his council, keeping said accounts, so that
same will show complete and accurate financial standing of the coun-
cil and its members at all times, and such books and records as are
required by the laws and rules, and furnished by the Supreme Council
at the expense of the subordinate council.
Notify Candidate’s Grand Knight
12. When a candidate receives degrees in a council of which he is
not a member, the Financial Secretary thereof shall notify the Grand
Knight of said candidate’s council.
Seal
13.  Keep  the  seal  of  the  council  and  affix  the  same  to  all  proper
papers, etc.
Notify Comptroller
14.  Notify  the  Comptroller  of  the  Fourth  Degree  Assembly  of  any
Fourth Degree member who may transfer to the council, or who may
transfer from the council, or who may be suspended by the council.
Other Duties
15. Perform all other acts required by the laws of his council and
the Order and the rules of the Board of Directors.
TREASURER
SEC. 140. The Treasurer shall —
Custodian of Funds
1.  Be  the  custodian  of  all  funds  of  the  council  obtained  from  any
source, by or through any person or persons, acting for or in the name
of the council or under its direction or authority.
Receive Moneys, Etc.
2.  At  each  meeting  of  the  council  receives  from  the  Financial
Secretary  all  moneys  whatever  received  by  said  Secretary  at  such
meeting, or between meetings, and shall give a written receipt to such
Secretary  therefor,  specifying  the  funds  to  which  the  same  shall  be
credited.
The  moneys  so  received  by  such  Treasurer  shall  be  forthwith
deposited  by  said  Treasurer  to  the  credit  of  the  council  in  an
58                    LAWS — SUBORDINATE COUNCILS

---