Charter Constitution Laws 2017

notice of the monthly contributions or assessments by publication in
an official paper, authorized by the Board of Directors, a copy of such
paper to be mailed to each member. For the regular monthly assess-
ment  or  contribution  it  shall  not  be  necessary  to  prove  either  the
mailing or the receipt of the official paper to or by the person insured
or the person responsible for the payment of contributions or assess-
ments. Provided, however, that in the case of such certificates under
which a loan equity or cash value is available, the Supreme Secretary
shall mail a written notice to the insured within six months after lapse
stating  any  automatic  non-forfeiture  benefit  in  force  or  rights  as  to
the operation of the automatic loan provision.
Payment of Assessments or Contributions
SEC. 85. The notice required in the foregoing section, whether by
mail or publication in the official paper, shall be in such form as the
Board of Directors may prescribe.
Resolution Of Disputes Regarding Financial Benefit Products
SEC. 86. (a) Purpose. The purpose of this section is to prescribe the
sole means to present and resolve grievances, complaints or disputes
between members, certificate or policy owners or beneficiaries and
the Order or its directors, officers, agents and employees relating to
the  Order’s  financial  benefit  products  (for  instance,  benefit  certifi-
cates or policies, and annuities). Procedures set forth in this section
are meant to provide prompt, fair and efficient opportunities for dis-
pute resolution consistent with the fraternal nature of the Order with-
out the delay and expense of formal legal proceedings.
(b) Scope. Except as expressly limited in this paragraph, this sec-
tion applies to all past, current and future benefit certificates or poli-
cies,  members,  insureds,  certificate  or  policy  owners,  beneficiaries
and  the  Order.  It  applies  to  all  claims,  actions,  disputes  and  griev-
ances of any kind or nature whatsoever relating to the Order’s finan-
cial benefit products. It includes, but is not limited to, claims based
on breach of benefit contract, as well as claims based on fraud, mis-
representation,  violation  of  statute,  discrimination,  denial  of  civil
rights,  conspiracy,  defamation,  and  infliction  of  distress  against  the
Order  or  its  directors,  officers,  agents  or  employees.  To  the  extent
permitted by applicable law, this section applies to all claims, actions,
disputes and grievances brought by the Order against members, cer-
tificate or policy owners or beneficiaries with respect to the Order’s
financial  benefit  products.  In  the  event  that  a  court  or  arbitrator  of
competent jurisdiction deems any party or claim in a dispute not sub-
ject to this section, this section shall remain in full force and effect as
to any remaining parties or claims involved in such dispute. This sec-
tion does not apply to any claims or disputes relating to major med-
ical insurance certificates or pension or retirement benefit plans for
its  employees.  This  Section  86  also  does  not  apply  to  claims  or  dis-
putes made after the applicable statute of limitations has expired and
nothing  herein  shall  be  deemed  to  supersede  the  provision  of
Chapters  XVII,  XVIII,  XIX,  XX  and  XXI  of  the  Charter,  Constitution
                                KNIGHTS OF COLUMBUS                            39

---

and Laws of the Order, and any provisions of any applicable collec-
tive bargaining unit agreement to which the Order is a party.
(c)  Procedures.  No  lawsuits  or  any  other  actions  may  be  brought
for any claims or disputes covered by this section. The following are
the steps and procedures for presenting and resolving disputes:
Step 1. Appeal. Appeal of the dispute to a designated reviewer with-
in the Order as appropriate to the dispute.
Step 2. Mediation. If Step 1 does not result in a mutually satisfacto-
ry resolution, either party has the right to have the matter mediated
in  accord  with  the  applicable  mediation  rules  of  the  American
Arbitration Association (or other neutral organization as agreed upon
by the parties).
Step 3. Arbitration. If Step 2 does not result in a mutually satisfac-
tory  resolution,  the  matter  will  be  resolved  by  binding  arbitration
administered  by  and  in  accordance  with  the  applicable  arbitration
rules  as  prescribed  by  the  American  Arbitration  Association  (or
another neutral organization mutually agreed upon) as applicable to
the type of matter in dispute. The decision of the arbitrator shall be
final and binding, subject only to the right to appeal such decision as
provided in the arbitration rules and applicable law.
The  member  or  benefit  certificate  or  policy  owner  or  beneficiary
shall have the right to consult with legal counsel of his or her choos-
ing at any time at their own expense (unless, as provided in Section
(f) below, he or she is awarded attorneys fees). If an issue in dispute
is subject to law that prohibits parties from agreeing to submit future
disputes to binding arbitration, arbitration results shall be non-bind-
ing, unless both the individual and the Order agree to binding arbitra-
tion  after  the  claim  or  dispute  has  arisen.  Every  reasonable  effort
shall  be  made  to  complete  Step  1  within  forty-five  (45)  days  of  the
date the notice of dispute is received by all parties; Step 2 within an
additional  sixty  (60)  days;  and  Step  3  within  an  additional  one -
hundred-twenty (120) days.
(d) Costs. The administrative costs of the mediation and/or arbitra-
tion  (including  fees  and  expenses  of  mediators  or  arbitrators,  filing
fees, reasonable and necessary court reporting fees) shall be paid by
the Order. Provided, however, unless awarded pursuant to subsection
(f)  below,  each  party  shall  bear  its  own  attorneys’  fees,  expert  fees
and discovery costs.
(e) Restriction of Joinder of Disputes. The procedures of this sec-
tion are designed to afford individual members, benefit certificate or
policy  owners,  beneficiaries  and  the  Order  a  prompt,  fair  and  effi-
cient means of resolving individual disputes. Accordingly, no disputes
may be brought forward in a representative group or on behalf of or
against  any  "class"  of  persons,  and  the  disputes  involving  multiple
members  or  benefit  certificate  or  policy  owners  or  beneficiaries
(other than immediate family) may not be joined together for purpos-
40                LAWS GOVERNING SUPREME COUNCIL

---