Microsoft Word tender-electrical

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 87 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

PROFORMA 'E' 

UNDERTAKING/HYPOTHECATION IN CONNECTION WITH PAYMENT 

OF ADVANCE ON MATERIALS BROUGHT BY THE CONTRACTOR TO THE SITE 

This 

undertaking 

executed 

at 

this 

 

 

day 

of 

____month 

of 

year 

20 

_ 

By 

____________________________________________  (hereinafter  called  the  Contractors)  IN 

FAVOUR OF which expression shall include its _________________________ 

The_____________ and having its _________________________________________ 

(herein after called the 

Bank) which expression shall include its successors and assigns. 

The 

Bank  and  the  Contractors  have  entered  into  an  Agreement  dated  ______________  for 

construction  of  on  office  complex  on  piece  of  land  belonging  to  the 

Bank  at 

_____________________________________ (hereinafter called as the said agreement) in terms of 

which Contractors will be paid an advance of 75% of the cost of materials brought by the Contractor 

to the site for consumption in the works at the discretion of the 

Bank. 

The Contractors have since applied to the 

Bank that they be allowed advances as the security 

of materials absolutely belonging to him and brought by them to the site of work and the 

Bank 

has since agreed to do so on the terms and conditions hereinafter set out. 

Now  this  letter  of  Undertaking  witnesses  that  in  consideration  of  the  said  agreement,  and  in 

consideration  of  the  amount  paid/payable  to  the  contractors  by  the 

Bank  and  of  any  further 

advances as may be made to the contractors as aforesaid, the  Contractors hereby agree with the 

Bank and undertake as under: 

The  amount  advanced  by  the 

Bank  to  the  Contractors  as  aforesaid  and  all  or  any  further  sum  or 

sums  advanced  as  aforesaid  shall  be  employed  by  the  Contractor(s)  in  or  towards  expediting  the 

execution of the said works and for no other purpose whatsoever. 

2.  That  the materials  which  have  been  offered  to  and  accepted  by  the 

Bank  as            security  are 

absolutely  the  Contractor’s  own  property  and  free  from  encumbrances  of  any  kind  and  the 

Contractors  will  not  make  any  application  for  or  receive  a  further  advance  on  the  security  of 

materials  which  are  not absolutely  his  own  property  and  free from  encumbrances  of  any  kind  and 

the  Contractors  indemnifies  the 

Bank  against  all  claims  to  any  materials  in  respect  of  which  an 

advance has been made to them as aforesaid. 

That the materials on the security of which any further advance or advances may hereafter be made 

as  aforesaid  (hereinafter  called  the  said  materials)  shall  be  used  by  the  Contractors  solely  in  the 

execution  of  the  said  works  in  accordance  with  the  directions  of  the 

Bank  /  Architect  and  in  the 

terms of the said agreement. 

That  the  Contractor  shall  make  at  his  own  cost  all  necessary  and  adequate  arrangement  for  the 

proper storage, watch, safe custody, accounting and protection against all risks of the said materials 

and that until used in construction as aforesaid, the said materials shall remain at the site of the said 

works  in  the  Contractor’s  custody  and  on  the  responsibility  and  shall  at  all  times  be  open  to 

inspection by the 

Bank / Architect or any officer authorised by the Bank.  In the event of the said 

materials  or  any  part  thereof  being  stolen,  destroyed  or  damaged,  the  Contractor  will  forthwith 

replace the same with other materials of like quality or repair and make good the same as required 

by the 

Bank / Architect. 

That the said materials shall not on any account be removed from the site of the said works except 

with the written permission of the 

Bank of his authorised representative. 

---

SIGN & SEAL OF CONTRACTOR 

 

 

SAILESH NAIR & ASSOCIATES 

 

- 88 -   

BOB, ANKLAV BRANCH, DIST. ANAND 

 

1, DEFENCE KARMACHARI HSG. SOC. NR. UNITED COLONY, B/H. NAVRACHANA HIGH SCHOOL, SAMA, VADODARA 

– 390 008  TELE-FAX.  [phone]  MOB : 9898072813 / 9427602817

 

 

 

That the advances shall be repayable in full at or before the Contractors receive payment from the 

Bank of the price payable to them for the said works under the terms and the provision of the said 

agreement  provided  that  if  any  intermediate  payments  are made  to  the  Contractors  on  account  of 

work  done,  then  on  the  occasion  of  each  such  payment  the 

Bank  will  be  at  liberty  to  make  a 

recovery  from  the  Contractor’s  bill  for  such  payment  deducting  there  from  the  value  of  the  said 

material then actually used in the construction and in respect of which recovery has not been made 

previously the value for this purpose being determined in respect of each description of materials at 

the rates at which the amounts of the advances made under these presents were calculated. 

That if the Contractors shall at any time make any default in the performance or observance in any 

respect  of  any  of  the  term  and  provisions  of  the  said  agreement  or  of  these  presents,  the  total 

amount  of  the  advance or  advances  that may  still  be  owing  to  the 

Bank  shall  immediately  on  the 

happening  of  such  default  be  repayable  by  the  Contractors  to  the 

Bank  together  with  interest 

thereon  at  Eighteen  per  cent  per  annum  from  the  date  or  respective  date  of  such  advance  or 

advances to the date of repayment and with all costs, charges, damages and expenses incurred by 

the 

Bank in or for the recovery thereof or the enforcement of this security or otherwise by reason of 

the  default  of  the  Contractor  and  the  Contractor  hereby  covenants  and  agrees  with  the 

Bank  to 

repay and pay the same respectively to him accordingly. 

That  the  Contractor  hereby  hypothecates  all  the  said  materials  for  the  time  being  at  site  or  to  be 

brought at site from time to time until the repayment to the 

Bank of the sum or sums advanced as 

aforesaid and all costs, charges, damages and expenses payable under these presents PROVIDED 

ALWAYS and it is hereby agreed and declared that notwithstanding anything in the said agreement 

and  without  prejudice  to  the  powers  contained  therein  if  and  whenever  the  covenant  for  payment 

and repayment herein before contained shall become enforceable and the money owing shall not be 

paid in accordance therewith, the 

Bank may at any time thereafter adopt all or any of the following 

courses as he may deem best. 

a) 

Seize and utilize the said materials or any part thereof in the completion of 

the said works on behalf of the contractor in accordance with the provisions in that 

behalf contained in the said agreement, debiting the Contractor with the actual cost 

of  effecting  such  completion  and  the  amount  due  in  respect  of  advances  under 

these  presents  and  crediting  the  Contractor  with  the  value  of  work  done  as  if  he 

had carried it out in accordance with the said agreement and  at the rates thereby 

provided.    If  the  balance  is  against  the  Contractor,  he  is  to  pay  it  to  the 

Bank  on 

demand together with interest accruing thereon. 

Remove  and  sell  by  public  auction  the  seized  materials  or  any  part  thereof  and  out  of  the 

moneys arising from the sale retain all the sums aforesaid repayable or payable to the 

Bank 

under these presents including expenses incurred by 

Bank in connection with such auction 

and pay over the surplus (if any) to the Contractor. 

Deduct all or any part of the money owing hereunder out of the security deposits or any sum 

payable to the Contractor under the said agreement. 

That except in the event of such default on the part of the Contractor as aforesaid, interest on the 

said advance shall not be payable. 

That in the event of any conflict between the provisions of these presents and the said agreement 

the  provisions  of  these presents shall  prevail  and in  the  event  of  any dispute  or  difference  arising 

over the construction of effect of these presents the settlement of which has not been herein before 

expressly  provided  for,  the  same  shall  be  referred  to  the 

Bank’s  Chief  Engineer  whose  decision 

shall be final and no appeal shall lie against his decision before any court, arbitrator or authority. 

The Provision of this undertaking shall be deemed to be supplemental to the said agreement. 

---