Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Gaf yapmaktan, başkasını incitecek sözler söylemekten kaçının.

İsimleri aklınızda tutmaya çalışın. Beyefendi, Hanımefendi gibi genel hitaplar, isimler kadar etkili değildir.

İsimleri doğru telaffuz edin. Örneğin Atila mı, Atilla mı?

Karşınızdakine tercih ettiği isimle hitap edin. Örneğin, Defne Esra Yazıcıoğlu isminde bir kişiye hitap ederken, hangi ön adı tercih ettiğini öğrenerek, buna göre "Defne Hanım" ya da "Esra Hanım" diyebilirsiniz.

Mizah yaparken dikkatli olun. Mizah ölçünüz diğerleri için üzücü olmasın. Irk, din veya bedensel özürler gibi konularda yapılan mizah her zaman kırıcı olur.

Konuşmanızı uygun yer, zaman ve konuda yapmaya özen gösterin.

• Konuşmanızı uygun yer, zaman ve konuda yapmaya özen gösterin.

• Diğerlerine sorular sorarken kendinizi onların yerine koyun.

• Her düşündüğünüzü söylemeyin. Bu, düşündüğünüzü asla söylememek kadar zayıflıktır.

• Abartılı konuşmayın. Bu sizi "mantıksız" gösterebilir.

• Kullandığınız sözcük ve neyi simgelediği arasındaki bağlantı, dinleyici için de aynı şeyi ifade etmelidir.

• Zaman kısıtına dikkat edin. Zaman kısıtı konuşma amacınıza ulaşmanıza engel olur. Bu nedenle, dinleyicinin zaman konusunda bir kısıtı olup olmadığını öğrenmeli buna göre davranmalısınız.

Dinleme esnasında zihinsel faaliyetler devreye girer, etkin dinlemek; duyduklarınızdan doğru anlamlar çıkarabilmeniz demektir. İyi dinleme becerisinin, başarılı bir yönetici asistanı için önemi çok büyüktür. İyi bir dinleyici, hataları ve yanlış anlaşılmaları en aza indirgeyebilir. Bu da zamandan tasarruf demektir.

• Dinleme esnasında zihinsel faaliyetler devreye girer, etkin dinlemek; duyduklarınızdan doğru anlamlar çıkarabilmeniz demektir. İyi dinleme becerisinin, başarılı bir yönetici asistanı için önemi çok büyüktür. İyi bir dinleyici, hataları ve yanlış anlaşılmaları en aza indirgeyebilir. Bu da zamandan tasarruf demektir.

• Sekreter karşısındaki insanı dinlerken empatik olmalıdır. Herhangibir şikayeti dinlerken kendini karşısındakinin yerine koyarak ona göre davranmalıdır. Ayrıca dinlerken mutlaka elinin altında bir not defteri ve kalem bulundurmalı, önemli ayrıntıları not tutmalı, verilen mesajı tam almalıdır, dinlerken dikkatini tamamen olaya yönlendirmelidir.

Aşağıda verilen konular dinleme becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır;

• Aşağıda verilen konular dinleme becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olacaktır;

• - Cevap vermeden önce, konuşanların sözlerini bitirmelerini bekleyin - Dinlerken sakin olun, sinirlerinizin bozuk olmamasına özen gösterin - Konuşanın söylediklerine yoğunlaşın, beden dilini ve ses tonunu da inceleyin - Konuşma sırasında ilgiyi dağıtan dış kaynakları yok etmeye çalışın - Vereceğiniz kararlarda ve yapacağınız işlerde iyi dinlemenin olumlu etkisi olacağını unutmayın - Dinlerken asla tartışmaya girmeyin - Dinlerken işinize yarayacak kısımları seçerek dinleyin - Dinlediğinizi karşınızdakine hissettirmek için başınızı sallayın - Doğru duyduğunuzdan emin olmak ve verilen mesajı aldığınızı göstermek için, konuşmacının sözlerini başka sözcüklerle açıklamaya çalışın

İş hayatında başarılı olmanın en önemli koşullarından biri görüşme becerileridir. Sekreterlik mesleğinde iletişimin önemi iki kat daha fazladır. Görüşme becerileri kavramının içerisinde, uzlaşma sağlama ve müzakere etme kabiliyeti de yer alır.

• İş hayatında başarılı olmanın en önemli koşullarından biri görüşme becerileridir. Sekreterlik mesleğinde iletişimin önemi iki kat daha fazladır. Görüşme becerileri kavramının içerisinde, uzlaşma sağlama ve müzakere etme kabiliyeti de yer alır.

• Görüşme becerilerinizi güçlendirmek için;

• - Daima en küçük ve en büyük beklentilerinizin neler olduğunu bilin - Düşünce yapınızı değiştirmeye hazırlıklı olun - Kendinize bir çıkış yolu bırakın - Seçeneklerinizi belirlemek için kendinize zaman tanıyın - Her iki tarafında kazanç elde edeceklerini düşünmelerini sağlayın - Sindirme, gözünü korkutma yolunu değil, razı etme yolunu seçin - Sabırlı olun - Dinleyin - Çıkabilecek anlaşmazlıkları önlemeye çalışın

Bugün artık yeterli mesleki ve kültürel yetişkinlik olmaksızın, yöneticisinin sağ kolu olan ve sevk-idare mekanizmasının can alıcı noktasını teşkil eden sekreterlik mesleğini, tam anlamıyla yürütmek olanaksızdır.

• Bugün artık yeterli mesleki ve kültürel yetişkinlik olmaksızın, yöneticisinin sağ kolu olan ve sevk-idare mekanizmasının can alıcı noktasını teşkil eden sekreterlik mesleğini, tam anlamıyla yürütmek olanaksızdır.

• Bu bakımdan sekreterlik, sınırlı işler yapan ve tesadüfen kazanılmış bir meslek değil, organizasyon içinde kendisine belirlenen görevi yerine getirmenin yanısıra, bağlı bulunduğu yerde daha verimli bir çalışma ortamı kurmaya, belirli kuralları uygulamaktan öte, belirli hedeflere ulaşmaya yönelik önemli bir meslek haline gelmiştir.

Bu kadar önemli sorumluluklarla bezenmiş sekreterlik mesleği, işini sevmeyen biri tarafından asla başarılı olarak yerine getirilemez. Mesleğini sevmeyen bir sekreter işine asla motive olamaz ve bunun sonucunda verim sağlayamaz. Yapısal olarak sürekli aktif olmayı gerektiren sekreterlik mesleği zor olduğu kadar eğlencelidir buna rağmen işini sevmeyen sekreterler büyük ölçüde çevresinden ve yaygın sekreterlik anlayışından etkilenip mesleğinden soğumaktadırlar.

• Bu kadar önemli sorumluluklarla bezenmiş sekreterlik mesleği, işini sevmeyen biri tarafından asla başarılı olarak yerine getirilemez. Mesleğini sevmeyen bir sekreter işine asla motive olamaz ve bunun sonucunda verim sağlayamaz. Yapısal olarak sürekli aktif olmayı gerektiren sekreterlik mesleği zor olduğu kadar eğlencelidir buna rağmen işini sevmeyen sekreterler büyük ölçüde çevresinden ve yaygın sekreterlik anlayışından etkilenip mesleğinden soğumaktadırlar.

•