Ahize ağıza yaklaştırılarak 2cm mesafede tutularak konuşulur, bu esnada ahize çene altına kaydırılmadan konuşulmalıdır

Sekreter, çalıştığı yeri sadece sabah gidip akşam geldiği, ayda bir maaş aldığı bir yer olarak görmemeli, daha önceki konularda değindiğimiz gibi şirketinin çıkarlarını düşünmeli, her türlü giderde ekonomik olmayı hedeflemelidir. Fazladan yakılan ampulden tutun, kırtasiye harcamalarına, mutfak masraflarına, ofis makinelerinin alımına kadar her konuda aşırıya kaçmamalı, ihtiyaç haricinde tüketime, otoriterlik ve büro yöneticiliği özelliklerini kullanarak izin vermemelidir.

• Sekreter, çalıştığı yeri sadece sabah gidip akşam geldiği, ayda bir maaş aldığı bir yer olarak görmemeli, daha önceki konularda değindiğimiz gibi şirketinin çıkarlarını düşünmeli, her türlü giderde ekonomik olmayı hedeflemelidir. Fazladan yakılan ampulden tutun, kırtasiye harcamalarına, mutfak masraflarına, ofis makinelerinin alımına kadar her konuda aşırıya kaçmamalı, ihtiyaç haricinde tüketime, otoriterlik ve büro yöneticiliği özelliklerini kullanarak izin vermemelidir.

Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler..

• Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler..

• Hatasız yapılan iş kaliteli iş demektir. Sadece sekreterlik mesleğinde değil tüm işlerde sıfır hata prensibini benimsemek ve uygulamak kişiyi başarıya götürür.

• Sekreter, hatasız iş yapabilmek için öncelikle işini ciddiye almalı, çok dikkatli olmalı, hafızası çok kuvvetli olmalı, takipçi olmalı ve işin peşini bırakmamalıdır.

• Sürekli hata yapan bir sekreter, yöneticisinden olumsuz puan alır, bu işini kötü etkiler, işinden olmasına sebep olur veya yükselmesini engeller. Hatasız iş yapan bir elemana amirleri yeni sorumluluklar verir ve bu da kariyerinin artmasını buna bağlı olarak da pek çok imkanın peşinden gelmesini sağlar.

• Sekreter işini yaparken ona odaklanmalı ve tamamlandığına emin olmadan da başka işe geçmemelidir.

Hafıza, sekreterlik mesleğinde ihtiyaç duyulan en önemli becerilerden biridir. Herşeyi bilmesi ve hatırlaması gereklidir bu onun en önemli görevleri arasındadır, bilmiyorum ya da hatırlamıyorum kelimesi işini iyi yapmaması olarak algılanır. Sekreter adeta yöneticisinin ayaklı ajandası olmalıdır.

• Hafıza, sekreterlik mesleğinde ihtiyaç duyulan en önemli becerilerden biridir. Herşeyi bilmesi ve hatırlaması gereklidir bu onun en önemli görevleri arasındadır, bilmiyorum ya da hatırlamıyorum kelimesi işini iyi yapmaması olarak algılanır. Sekreter adeta yöneticisinin ayaklı ajandası olmalıdır.

• Öncelikle not tutma sistemi geliştirmesi gereklidir. Her yıl birkaç konuyu değişik ajandalarda toplamalıdır. Örneğin; toplantıları, randevuları ayrı bir ajandada ve günlük rutin işlerini ayrı bir ajandada tutabilir, yıl bitiminde yeni ajandalara geçtiğinde eskilerini asla atmamalı, arşivinde tutmalıdır. Notlarını mutlaka ajandasına kaydetmelidir, küçük not kağıtlarına yazarak kaybolmasına izin vermemelidir. Küçük şeyleri bile önemsemeli mutlaka not tutmalıdır.

Ayrıca, bir konuyu dinlerken mutlaka dikkatini o konuya yoğunlaştırmalı verilen mesajı tam olarak almalı, o şekilde kaydetmelidir. İlgiyle dinlediği konu hafızasında yer eder ama gönülsüz veya geçiştirerek dinlediği bir konu unutulmaya mahkumdur.

• Ayrıca, bir konuyu dinlerken mutlaka dikkatini o konuya yoğunlaştırmalı verilen mesajı tam olarak almalı, o şekilde kaydetmelidir. İlgiyle dinlediği konu hafızasında yer eder ama gönülsüz veya geçiştirerek dinlediği bir konu unutulmaya mahkumdur.

• Örneğin; Yöneticisi geçmiş aylara ait herhangibir bilgiyi istediğinde gerek hafızasını kullanarak gerekse ajandalarından faydalanarak yöneticisine bilgiyi verir, bu yöneticisi tarafından takdir görmesini sağlar ayrıca yöneticisinin güvenini kazanır. Yöneticisi “asistanım her konuda bilgi sahibidir beni zorda bırakmaz” diye düşünür ve bu çok önemli bir avantajdır.

Sekreter, işle ilgili her konuda yöneticisine karşı koruyucu görevini üstlenmelidir, amirine en yakın kişidir ve paravan görevi görür. Yöneticilerin işleri çok yoğun ve zamanları çok sınırlı olduğundan dışarıdan gelen müşterilere, ziyaretçilere ve ofis içerisindeki elemanlara gerekli zamanı ayıramaz. Sekreter, bu kişilerle yöneticisinden önce muhatap olur, konuyu öğrenir, önem sırasına göre yöneticisiyle görüştürür veya kibarca reddederek durumu uygun bir dille izah eder veya daha sonraki bir zamana, yöneticisine danışarak randevu verir.

• Sekreter, işle ilgili her konuda yöneticisine karşı koruyucu görevini üstlenmelidir, amirine en yakın kişidir ve paravan görevi görür. Yöneticilerin işleri çok yoğun ve zamanları çok sınırlı olduğundan dışarıdan gelen müşterilere, ziyaretçilere ve ofis içerisindeki elemanlara gerekli zamanı ayıramaz. Sekreter, bu kişilerle yöneticisinden önce muhatap olur, konuyu öğrenir, önem sırasına göre yöneticisiyle görüştürür veya kibarca reddederek durumu uygun bir dille izah eder veya daha sonraki bir zamana, yöneticisine danışarak randevu verir.

• Bu işleri yaparken dikkatli davranmalı ve ilk önce yöneticisinin koşullarını düşünmelidir, onu gereksiz kişilerden veya telefonlardan ustalıkla korumasını bilmelidir.

Daha önceki bölümlerde de açıkladığımız gibi sekreter, pratik zekalı ve çalışkan olmalıdır. Bu özelliklerini kullanarak ofis içerisindeki gerek düzen ve uyumla gerekse işle ilgili konularda problem çözücü özelliğini geliştirmelidir, olayları büyütüp karmaşık hale getirmek yerine biran önce halledip sonuca ulaştırma eğiliminde olmalıdır.

• Daha önceki bölümlerde de açıkladığımız gibi sekreter, pratik zekalı ve çalışkan olmalıdır. Bu özelliklerini kullanarak ofis içerisindeki gerek düzen ve uyumla gerekse işle ilgili konularda problem çözücü özelliğini geliştirmelidir, olayları büyütüp karmaşık hale getirmek yerine biran önce halledip sonuca ulaştırma eğiliminde olmalıdır.

•