A member of Cambridge University Health Partners Coping with stress

Look at the things you now realise you could have delegated. What stopped

you? Perhaps you like doing them and even if it is possible to delegate them,

you prefer not to? If you hesitate to definitely commit to delegating them, ask

yourself why you are hanging onto them. Are you worried about asking 

people to do things? Are you worried that if someone else does them they

won’t get done properly? If you are choosing to do them, decide how much of

a priority they are. You may want to reconsider delegation.

Now look at your ‘W’ category. Are you accumulating too much guilt over this

list?  It is important to recognise when ‘wasting time’ is the result of feeling

too anxious about what you are supposed to be tackling. Your anxiety pushes

you into procrastination.

However it is equally important to recognise that some things you have coded

as ‘W’ ought really be on a priority list! Sometimes, wasting time is quite the

best thing to do. You need short breaks, a quick breather, an energiser, a little

relaxation or even a bit of ‘light relief’ to prevent the pressures of the day

building up on you. They help you recover and should be valued and, indeed,

planned into your day.

Now that you have done this review you should find it easier to plan ahead by

making A, B, C and D lists of all the things you need to do. Use these ‘things to

do’ lists to plan daily and weekly timetables.  Don’t forget to plan in time to

negotiate delegating your D list. When planning your week consider whether

there is a particular time when you are at your most productive. Are you a

morning person or an afternoon person? If so then this would be the best time

to do high-priority tasks

D-list jobs

Reason not delegated

12

---

What activities make me feel good?

Are you getting enough time for yourself?

Time can be a precious commodity. Think about how you would spend your

time if you had it just for yourself. Allocating more time to yourself would

lead to a more balanced life between the expectations of others and your own

needs. Finding time for yourself is not a selfish act; if you are more relaxed and

less stressed then you will be more efficient in your tasks. If you are less

stressed at work then you will be able to focus on your job and be able to

achieve more in less time.

As you go through the week, make a note in the box below of what makes

you feel less stressed and things you enjoy. For example, coffee with a friend

or colleague, watching your favourite TV programme, or family mealtimes at

home. Are these things which you could try to do more often?

Now you have identified the activities that make you feel good, you can work

them into your time management. Schedule an appropriate amount of time

for them into your diary. This will help create a balance between what you

know needs to be done and what you would like to do in order to make life

more pleasant.

13

---

Being assertive

Are extreme demands a major source of stress for you? Why do you experience

such extreme demands? Is it because you have trouble saying no? Perhaps you

should think about learning some assertiveness skills. Setting clear boundaries

with others makes it less likely they will try to place unreasonable demands on

you. This is true in all areas of your life, from work, to your friends and even in

your home. There is of course an important difference between being 

assertive, and being aggressive.

Being assertive means:

Being open, flexible and genuinely concerned with the rights of others.

•

At the same time being able to establish your own rights.

•

Standing up for your own rights in such a way that you do not infringe the

•

rights of others.

Expressing your needs, wants, opinions, feelings and beliefs in direct, 

•

honest and appropriate ways.

Being assertive can help avoid a lot of the confusion in our work and home

lives that can lead to stressful situations. A clear understanding of what you

want or expect from a person can reduce the chances of mistakes being made

due to poor communication. If you are able to clearly state what you expect,

then the other person will be more able to fulfil your demands. 

How to be assertive

First decide what you want. You can’t jump this stage or everyone will be

•

confused, yourself included!

Say what you want clearly and specifically. ‘Let’s meet at 6pm’, rather than

•

‘How about around teatime?’

Support what you say by how you say it. If something is serious, look 

•

serious. Smiling often undermines what you are saying, so the person on

the receiving end doesn’t know what to believe. Tone of voice and body

language must match the words themselves. Mixed messages are 

confusing and ineffective.

Don’t be manipulated or sidetracked. Say you want to stick to the first

•

point and attend to the other issues later. If need be, repeat yourself.

Listen to the other person. They have the right to their point of view.

•

Aim for ‘win-win’. Being assertive isn’t about getting what you want all

•

the time. With two brains working co-operatively on a problem you can

aim for a workable compromise so both parties get something of what

they want.

14

---