Atom software

ATOM Software Admin Manual 

 

Getting Started 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

7 

Login Log 

The Employee Login Log report displays the date and time each user logged in or attempted to login to 

ATOM.  In addition, it displays the computer’s IP address of where the login was attempted.  This is a 

very helpful report to ensure employees are only logging in at the office and not at home.   

SEE:  ATOM > Reports > Management – Login Log   

OTE:  

Usually an office has a unique IP address which rarely changes unless you restart your router. All 

the computers inside the network of the office will have the same IP address. 

 

 

N 

---

ATOM Software Admin Manual 

 

Getting Started 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

8 

Home Page 

The Home Page (dashboard) screen displays  once  you have logged in  to ATOM. This  page is  divided 

into  several  sections  designed  for  easy  navigation  within  ATOM  and  provides  current  information  to 

help manage your office operations. 

 

 

 

Reading from top to bottom and left to right the following information is displayed: 



 

Displayed  at  the  top  of  the  screen  is  the  name  of  the  current  ATOM  User  logged  into  the 

software. 



 

To the far right at the top of the screen is the Logout button used to Log Out of ATOM. 



 

The next line displays the ATOM Software HELP link and the current date. 



 

Next are the tabs that organize functionality within ATOM software. 



 

Next,  the  Site  drop-down  box  and  the  Business  Type  drop-down  box  are  used  to  navigate 

between offices and/ or Business Types. 



 

Next  positioned  on  the  left-side  are  the  Office  Events  (sometimes  referred  to  as  workflow 

management, your to-do list, practice management, etc.). 



 

Positioned  in  the  middle  of  the  page  is  the  User  Overview;  here  Users  (employees)  can  view 

important information specific to them.  



 

To  the  far  right  is  the  Office  Overview  which  details  important  messages  rceived  in  the  office 

from your ATOM Portal links. 

 

 

---

ATOM Software Admin Manual 

 

Getting Started 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

9 

Working in ATOM 

The following icons; are used throughout ATOM and function identically wherever they are displayed. 

     

The ‘edit pencil’ is used to add new entries or make changes to the row. 

    

The ‘trash can’ icon is used to delete the row.   

   

The ‘eye-ball’ icon will allow you to view customer information 

    

The ‘plus’ icon will quickly add a new Account year for your client while in Search 

   

The ‘red notepad icon will quickly link to your client’s Task/Notes while in Search. 

   

The ‘blue file folder’ icon will quickly link to your client’s Account documents while in Search. 

 

The ‘yellow mail’ icon will let you compose a Client Portal message for the client while in 

Search. 

 

The top part of the‘site office name’ icon will open the Appointment Scheduler for this client for 

the named office/site while the bottom part of the ‘calendar’ icon will open the Appointment 

History while in Search. 

 

The ‘return year’ icon will quickly open the EF Data information (if applicable) for this client 

while in Search. 

 

The ‘client name’ icon will quickly link to the Client’s expanded Contact Information while in 

Search. 

 

The ‘return balance’ icon will quickly link to the Client’s Transaction Information for that year 

while in Search. 

   

The ‘status’ icon will quickly link and expand your client’s Office Events while in Search. 

 

ote

:  Fields highlighted in ‘blue’ indicate a Hyperlink to the information.  Yellow indicates that a client file is 

incomplete or that there is a permanent note. 

 

 

N 

---

ATOM Software Admin Manual 

 

Getting Started 

© 2015 Automated Tax Office Manager, LLC.  All rights reserved 

 

10 

 

Logout 

 

You should always Logout whenever you leave your Work station for an extended period.  If you need 

to use a computer that is already in use by another person, be sure to log them out first, and then Login 

using your own Username and Password.  

To Logout: 

 

Click the Logout button in the upper right-hand corner of the screen  

 

   

 

OTE: 

You will be automaticlly logged out after 30 minutes of inacitivity  however you will receive a 

warning box 5 minutes prior to being logged out.  To avoid being automatically logged out position your 

cursor in the Lobby Office Event screen.  This is the only Event screen that refreshes every minute.  

 

 

Open Multiple ATOM Windows 

 

You  can  open  the  ATOM  Software  Program  more  than  once.    Each  opened  program  displays  on  the 

Task Bar.  You should be able to toggle between multiple programs by clicking on each title. This fea-

ture will be extremely helpful for the Customer Service Representative (CSR) scheduling appointments. 

 

 

 

N 

---