Amnesty international australia

 

 

 

xxxi

 

(5) 

the requirements of rule 4.7(d) do not apply in respect of an interest of a  

director that consists only of being a member or creditor of a corporation that 

is interested in a contract or a proposed contract with AIA if the interest of 

the  director may properly be regarded as not being a material interest; and 

(6) 

a  director must not be taken to be, or to have been at any time, interested in a 

contract or proposed contract merely because: 

(A) 

where the contract or proposed contract relates to a loan to AIA - the  

director has guaranteed or joined in guaranteeing the repayment of the 

loan or any part of the loan; or 

(B) 

where the contract or proposed contract has been or will be made with 

or for the benefit or on behalf of a body corporate that is related to 

AIA - the  director is a director of that body corporate. 

(e) 

In addition to any disclosure required under rule 4.7(d), the National Board  may 

make regulations requiring the disclosure of interests that the director, and any 

person deemed by the National Board to be related to or associated with the director, 

may have in any matter concerning AIA or a related body corporate. The extent of 

and conditions on which disclosure is required will be determined by the National 

Board. Any regulations made under this rule will bind all directors. 

 

4.8 

Proceedings of the National Board 

(a) 

Subject to these rules, the directors  may meet together for the dispatch of business 

and adjourn and otherwise regulate their meetings as they think fit. 

(b) 

The contemporaneous linking together by telephone or other method of audio or 

audio visual communication of a number of   directors  sufficient to constitute a 

quorum, constitutes a meeting of the NEC and all the provisions in these rules 

relating to meetings of the National Board apply, so far as they can and with such 

changes as are necessary, to meetings of the National Board by telephone or audio or 

audio visual communication. 

(c) 

A  director  participating in a meeting by telephone or audio or audio visual 

communication is to be taken to be present in person at the meeting. 

(d) 

A meeting by telephone or audio or audio visual communication is to be taken to be 

held at the place determined by the person chairing of the meeting provided that at 

least one of the  directors involved was at that place for the duration of the meeting. 

 

4.9 

Convening of meetings of the National Board 

(a) 

A meeting of the National Board may be convened by six or more  directors 

whenever they think fit. 

(b) 

A Secretary must convene a meeting of the National Board on the requisition of six 

or more directors. 

(c) 

Unless otherwise approved by a National General Meeting at least 3 meetings of the 

National Board must be held in each financial year. 

 

---

 

 

 

xxxii

 

4

.10  Notice of meetings of the National Board

 

(a) 

Subject to these rules, notice of a meeting of the National Board must be given to 

each person who is at the time of giving the notice a director, other than a directoron 

leave of absence approved by the National Board 

 (b) 

A notice of a meeting of the National Board: 

(1) 

must specify the time and place of the meeting; 

(2) 

need not state the nature of the business to be transacted at the meeting; 

(3) 

may be given immediately before the meeting; and  

(4) 

may be given in person or by post, facsimile transmission, telephone or other 

method of written, audio or audio visual communication.   

(c) 

A director may waive notice of any meeting of the National Board by notifying the 

National Board to that effect in person or by post, facsimile transmission, telephone 

or other method of written, audio or audio visual communication. 

(d) 

The non-receipt of notice of a meeting of the National Board by, or a failure to give 

notice of a meeting of the National Board to, a director does not invalidate any act, 

matter or thing done or resolution passed at the meeting if: 

(1) 

the non-receipt or failure occurred by accident or error; 

(2) 

before or after the meeting, the  director: 

(A) 

has waived or waives notice of that meeting under rule 4.10(c); or 

(B) 

has notified or notifies the National Board of his or her agreement to 

that act, matter, thing or resolution personally or by post, facsimile 

transmission, telephone or other method of written, audio or audio 

visual communication;  

(3) 

the  director attended the meeting; or 

(4) 

the  National Board secretary  reasonably believes (after making all due 

enquiries) that the director: 

(A) 

cannot be located; or 

(B) 

is not capable, by reason of a medical condition, of participating in 

consideration of the resolution. 

(e) 

Attendance by a  director  at a meeting of the National Board waives any objection 

that director may have to a failure to give notice of the meeting. 

 

4.11  Quorum 

(a) 

No business may be transacted at a meeting of the National Board unless a quorum 

of directors is present at the time the business is dealt with. 

(b) 

A quorum consists of: 

(1) 

if the directors have fixed a number for the quorum, that number of directors; 

(2) 

if the directors  have not fixed such a number in the case of the National 

Board, a majority of the directors. 

---