Send and retrieve files via ftp/sftp using FileZilla

---

1 

20160819

 

 

Send and retrieve files via FTP/SFTP using 

FileZilla

 

OCLC supports secure FTP (sFTP) for institutions to send data to OCLC for processing. You may 

send your files using an open source FTP client. Filezilla is recommended, as it works consistently 

with multiple operating systems. FileZilla is freely available from the web and can be found at 

http:// 

filezilla-project.org

. 

 

Getting started

 

1. 

Download the FileZilla Client 

and install it. 

2. 

If you don’t already have them, obtain your institution’s 

FTP credentials (username and 

password) from your 

regional OCLC Support office

. 

Note: Special characters in usernames will act as command control codes which will 

halt processing. If you have a special character in your username, please convert as 

follows: 

If your OCLC username 

contains...

 

Replace it with...

 

Example

 

@ 

_64 

ab@ becomes ab_64 

$ 

_36 

a$b becomes a_36b 

# 

_35 

ab# becomes ab_35 

 

Interface overview

 

 

 

 

 

 

1.  Toolbar 

2.  Quick connect bar 

3.  Message log 

4.  Local pane 

5.  Remote pane 

---

2 

20160819

 

Send and retrieve files via FTP/SFTP using FileZilla 

 

 

 

 

Quick connect to the server

 

1.  Open FileZilla. 

2.  Enter your Host, Username, Password, and Port in the quick connect bar. 

a. 

The data center associated with your library’s account depends on the region 

in which 

you are located. Note that all libraries in regions outside of the United States must use 

Secure File Transfer Protocol (SFTP) on port 22. Libraries in the U.S. can use SFTP 

on port 22 or use FTP on port 21. You can find your Host and Port information 

here

. 

3.  Click Quickconnect. 

 

Set up a site profile

 

You may want to set up a site profile to make it easy to reconnect to the server. A site profile allows you 

to store host, username, and password information. 

To set up a site Profile 

1.  Click File > Site Manager. 

2.  Click New Site and enter a name for your new site. 

3.  On the General tab, enter and/or select the 

following information: 

a.  Host: the data center associated with your 

institution’s

 account 

b.  Port: 22 

c.  Protocol: SFTP 

–

 SSH File Transfer 

Protocol 

d.  Logon Type: Normal 

e.  User

: your institution’s assigned

 username 

f.  Password

: your institution’s assigned 

password 

4.  Click OK to save your entry. 

---

3 

20160819

 

Send and retrieve files via FTP/SFTP 

 

 

Connect via the site profile

 

1.  Open FileZilla. 

2.  Click File > Site Manager. 

3.  In the left navigation, select the site you set up. 

4.  Click Connect. 

 

Upload files

 

1.  In the Remote pane, double-click the metac... folder. 

2.  Double-click the in folder. 

 

---

4 

20160819

 

Send and retrieve files via FTP/SFTP 

 

 

 

3.  Double-click the folder for the collection type to which you will be sending files. 

 

Data Sync Collection Type

 

File Directory Location

 

Bibliographic 

/metacoll/in/

bib

 

Local Holdings Record 

/metacoll/in/

lhr

 

Bibliographic and Local Holdings Record 

/metacoll/in/

bib

 

 

4.  In the Local pane, navigate to the directory folder from which you will be sending files. 

 

5.  Select the files to upload and drag-and-drop them from the local to the remote pane. The files 

will be added to the transfer queue at the bottom of the window. 

 

Note: You can also right-click files and select Upload to upload them, or simply double-click 

them, to move them to the remote pane. 

 

6.  The uploaded files will appear in the remote pane. 

 

Download files

 

1.  In the Remote pane, navigate to the folder where the files you want to download reside. 

2.  In the Local pane, navigate to the folder where you want the files to reside. 

3.  Select the files to download and drag-and-drop them from the remote to the local pane. The 

files will be added to the transfer queue at the bottom of the window. 

---

5 

20160819

 

Send and retrieve files via FTP/SFTP 

 

 

 

 

Note: You can also right-click files and select Download to download them, or simply double- 

click them, to move them to the local pane. 

 

4.  The downloaded files will appear in the local pane. 

 

Disconnect from FileZilla

 

FileZilla automatically disconnects from the visible server after 20 seconds of inactivity. 

To manually disconnect from FileZilla: 

1.  In the toolbar, click the disconnect icon 

). 

2.  In the message log, the status will read Disconnected from server.