Microsoft Word ch report doc

The Audit project has been realized with financial support of OSI-AF 

 

10 

II. Methodology 

 

2.1. Members of the Audit Group and Their Role in the Team 

The  audit  group  consists  of  4  representatives  of  NGOs  and  a  student.  The  group 

members were selected by Azerbaijani branch of OSI-AF. After that the staff attended 

pipeline project audit trainings were held by International Mentor and got certificate.  

Members of the audit group and their roles (more information in Appendix 1): 

 

  Elman  Yusifov  (coordinator):  Directing  the  audit,  monitoring  taken  notes, 

processing  and  gathering  the  primary  audit  information  and  responsible  person 

for  preparing  final  report  related  to  the  commitments  undertaken  over  the 

protection of Cultural Heritage during the SCP activity. 

 

  Farida  Huseynova  (group  member):  Audit  of  the  SCP’s  National  Partners 

performance  of  commitments  in  protecting  the  Cultural  Heritage  and  a 

responsible person for the reports of relevant areas. 

 

  Jeyhun Musayev (group member): Audit of the SCP’s Contractor performance 

of commitments in protecting the Cultural Heritage and a responsible person for 

the reports of relevant areas. 

 

  Aga  Aliyev (group member): Audit of the SCP’s performance of commitments 

in  protecting  the  Cultural  Heritage  and  a  responsible  person  for  the  reports  of 

relevant areas. 

 

  Seltenet Zulfuqarova (student): Learning principles and rules of audit, gaining 

knowledge and skills and taking part in audit process. 

 

2.2.  Methods Used During the Audit Performance 

Conformity  of  the  documents  to  national  and  international  legislation  was  explored 

comprehensively during  the  audit.  In  order  to  check  accordance  of  activity  to 

commitments there were done several site visits, there were held several meetings and 

interviews with employees of the Company, Contractor company and National partners 

in relevant sphere. 

 

2.3. Selection of Samples and Qualifications 

 

•  The goal of site visit to Mugan camp was acquaintance with the documents; 

•  The  aim  of  observation  of    The  Gobustan  State  Historical  Artistic  Reservation 

was to audit  new found petrogliphes there; 

•  Observation of bordering areas based on the monitoring remarks given by NGOs 

that audited BTC last year and the group wanted to check this issue ; 

•  Observation Shamkir , Ashagi -Ayibli , Goranboy  in order to audit the community 

compliance management; 

•  Observation of the active  construction areas  in order to audit the realization of 

procedures; 

 

 

---

The Audit project has been realized with financial support of OSI-AF 

 

11 

2.4. Audit Program  

According to AUDIT PROGRAM group members decided firstly to get acquainted with 

the  documents.  It  was  decided  to  observe  other  additional  documents  if  there  was 

necessity.  It  was  planned  to  hold  meetings  after  document  review.  These  meetings 

planned  to  be  held  with  the  representatives  of  BTC,  National  partner-IAE,  Contractor 

company-CCIC. 

After  obtaining  initial  outcomes  from  meetings,  it  was  planned  to  realize  site  visits.  It 

was purposeful to visit The Historical and Country Studies museums of Georanboy and 

Shamkir with the representatives of BTC  to meet employees of the museums and learn 

more about handing –receiving and protection process of museum exhibits.  

An agenda of meetings and visits related to the audit project was provided in Appendix 

2. 

Before realization of the above mentioned actions all members of the audit group had a 

meeting  to  specify  working  plan,  roles,  and  responsibilities  of  each  member  more 

precisely.  

 After  every  action,  meeting,  site  visit,  the  Group  gather  again  to  share information 

and identify the date to prepare a draft report.  

According to the primary audit plan the following areas were subject to audit process: 

▪Site visit to Mugan camp (to review documents); 

▪  Site  visit  to  Gobustan  area  (to  audit  the  condition  of  The  Gobustan  State  Historical 

Artistic Reservation and found animal symbols); 

▪Observation of bordering areas (based on the monitoring remarks given by NGOs that 

audited the BTC last year); 

▪Observation  Shamkir  (KP  347-357),  Ashagi-Ayibli  (KP  358-363),  Goranboy  (to  audit 

the community compliance management); 

▪Observation  of  the  active construction  areas  (to  audit  the  implementation  of 

procedures) 

As the documents were kept at BP’s premises in Baku, there was no need for the first 

point.  

Places noted in the third point were chosen as audit objects because of the notes from 

the last Monitoring report. In the final monitoring report on Cultural Heritage Protection 

of  the  National  NGOs  noted:  “It’s  very  strange  that  there  were  no  significant 

archeological findings in Sanghachal-Yevlakh area”(section 1, page 7). But according to 

the  conclusion  of scientist  archeologists  and  specialists  of  the  IAE  there  were  no 

theoretically  excepted  interesting  findings  in  this  area.  This  hypothesis was  proved 

during  the  work  in  that  area  (while  18  shafts  were  dug  in  Hajigabul,  there  no  Cultural 

layers could be found). 

 

2.5. Initial Requested Documents 

At  the  beginning  of  the  audit  several  documents  were  reviewed.  The  following 

documents were planned to be reviewed according to the Audit Plan and the Company 

confirmed them:  

  Cultural Heritage Management Plan; 

  The SCP’s commitments to Cultural Heritage Protection;  

  Internal and external audit reports of 2004-2005;  

---