Low Tender Amounts



Yüklə 441,16 Kb.
Pdf görüntüsü
tarix08.11.2018
ölçüsü441,16 Kb.
#79623


Low Tenders 

The Azerbaijan Experience 

Hijran Valehov 

Deputy Chairman, Azeryolservis ASC  




Azeryolservis ASC 

• Azeryolservis manages the Azerbaijan 17,520 km road network 

• Part of Ministry of Transport 

• 13 billion USD of rehabilitation, new roads and maintenance planned 

for the next 10 years 

• Financing from State Budget, IFIs and commercial banks 

• Contractors from Azerbaijan, Turkey, EU and Asia. 



Objectives for Road Construction 

• Quality is essential 

• Time is important 

• Cost is the least critical constraint 

 

• Increased competition and competitiveness 



• Profitable contractors 

• Realist rates 

• Unrealistically low prices do not benefit Azeryolservis in the long-term 



Problems 

 

Consequence of contractors minimizing costs and maximizing payments 



• Delays: very common 

• Claims and Disputes: increasing 

• Poor quality material and work 

• Increased risk of contract failure 

  

 Low rates increase contract problems 




Low and Abnormally Low Tenders 

 Procurement Rules – lowest bid wins 

 Average winning bid is 78% of the average bid price 

 Winning bids significantly less than detailed cost estimates 

 Some bids (4 from 16 international tenders) are “abnormally” low using 

typical guidance criteria: 

•  25% below average 

•  15% below second ranked bidder 

 PROBLEM IS LOW BIDS, NOT JUST “ABNORMALLY” LOW BIDS 



Case Study 1 

 A Major Italian Contractor building 48 km of new motorway 

• Low Bid – but not abnormally low by usual definitions 

• About 15% less than average of other bidders 

• Failed to source materials and subcontractors at rates which ensured a 

profit 


• Progressed at less than half the necessary rate for 2 years 

• Contracts terminated 

• Unprofitable rates given as a reason for failure 

Outcome - Retender and long delays to the project 




Case Study 2 

 An Italian Contractor building 37 km city bypass 

• Abnormally Low Bid – 74% of average 

• Subcontracted most of the works 

• Failed to pay subcontractor due to financial problems in Italy 

• Works failed to progress 

• Direct payments made by Azeryolservis to Sub-contractors (agreed with 

ADB, and contractor) 

Outcome – Delays but project completed 



Case Study 3 

 A Chinese firm bidding for 16 km of new motorway   

• Abnormally Low Bid – 71% of average and >15% lower than next lowest 

• Bid was 67% of Engineer's estimate 

• Showed a Time for Completion longer than stated the bidding 

documents. 

• Bid rejected by Tender Commission  

• Bank did not accept evaluation 

• Outcome – Tender cancelled. Delays due to retendering 



Reasons for low bids 

• Competitive market conditions 

• Shortage / cost of quality materials not foreseen during bidding 

• Expectation of compromise with Employer 

• Skill shortages in the supervision and management of contracts 



Azerbaijan National Procedures 

 State Procurement Guidelines of the Azerbaijan Republic 

•Low tenders may be rejected 

• Clause 2.7.4: “In case of a large difference between the price of any 



tender proposal and estimated cost of relevant goods (services and 

works) the Client has a right to reject the proposal. This decision should 

be confirmed by relevant Executive Agency.”  


AYS Action to Address Low Bids 

• Warning bidders of material constraints (e.g. bitumen) 

• Reducing incentives for delay (cost adjustment, delay damages) 

• Improving contract supervision and management 

• Improving designs to reduce variations and opportunities for claims 

• Careful analysis of bids at evaluation stage (action limited to 

clarification – impossible to reject) 

• Increasing Performance Security ? (no evidence of any effect) 




Other Ideas to Address Low Bids 

 Azeryolservis and Financing Institutions 

• Rigorous Shortlisting –proven capacity and resources in country 

• Reject contractors with poor performance for Azeryolservis ASC 

• No cost adjustment (indexing) for changes in cost 

• Include rate breakdowns in bids and reject bids with unrealistic rates 

• Clear guidance and procedures for dealing with insufficient tenders 

• Harmonization of rules and application between financing institutions 

• Consider other procurement and selection methods rather than lowest 

ICB – e.g. Limited International Bidding. 



   

Yüklə 441,16 Kb.

Dostları ilə paylaş:




Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©www.genderi.org 2024
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə