Lietuvos respublikos kultūros ministro

kompiuterizuotos rinkinių apskaitos, muziejuje vykdomos dirbant su Lietuvos integralia muziejų informacine sistema (LIMIS), tvarka

(rekomendACIJOS)

1. 
   BENDROSIOS NUOSTATOS
   

1. 
   muziejaus (toliau – Muziejaus) kompiuterizuotos rinkinių apskaitos, vykdomos dirbant su Lietuvos integralia muziejų informacine sistema (toliau – LIMIS, LIMIS sistema), tvarka (toliau – Tvarka) nustato dokumentacijos, susijusios su muziejaus rinkiniuose saugomų eksponatų kompiuterizuota apskaita, eksponatų priėmimo į muziejų, priskyrimo rinkiniams, vertinimo, judėjimo, restauravimo formavimo, pildymo, , spausdinimo, tvirtinimo tvarką.
   
2. 
   Muziejaus rinkinių kompiuterizuota apskaita atliekama vadovaujantis muziejuose kaupiamų ir saugomų rinkinių apskaitos reikalavimais, numatytais Lietuvos Respublikos muziejų įstatyme (1995 m. birželio 8 d. Nr. I-930 [0951010ISTA000I] aktuali redakcija), Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2010 m. sausio 7 d. įsakymu Nr. ĮV-6 „Dėl skaitmeninio turinio kūrimo, saugojimo ir prieigos standartų ir norminių dokumentų sąrašų patvirtinimo“, Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2011 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. ĮV-675 „Dėl Lietuvos integralios muziejų informacinės sistemos LIMIS diegimo nacionaliniuose ir respublikiniuose muziejuose“, Lietuvos integralios muziejų informacinės sistemos nuostatų, patvirtintų 2010 m. vasario 26 d. Lietuvos dailės muziejaus direktoriaus įsakymu Nr. V.1-25, aktualia redakcija, kitais teisės aktais, susijusiais su muziejuose kupiamų ir saugomų vertybių apskaita, skaitmeninimu ir sklaidai skirtos informacijos viešinimu, ir šia Tvarka.
   

3. 
   Tvarkoje vartojamos sąvokos:
   

Eksponatas – į Muziejaus apskaitą įtraukta muziejinė vertybė, turintį šifrą ir individualų apskaitos numerį.

Kompiuterizuota apskaita – eksponatų įtraukimas į Muziejaus apskaitą, apskaitos dokumentų formavimas, spausdinimas ir tvirtinimas dirbant su LIMIS.

Rašytinė apskaita – eksponatų įtraukimas į Muziejaus apskaitą, apskaitos dokumentų formavimas rankraštine forma.

Papildoma informacija – informacija apie eksponatus, papildanti ar patikslinanti patvirtintuose apskaitos dokumentuose pateiktą informaciją ir neprieštaraujanti jai savo turiniu.

Trumpas saugojimas – eksponatų priėmimas, perdavimas laikinai saugoti ar eksponuoti ne ilgesniam kaip vienerių metų laikotarpiui.

Ilgas saugojimas – eksponatų priėmimas ar perdavimas saugoti, eksponuoti ilgesniam kaip vienerių metų laikotarpiui.

2. 
   MUZIEJAUS KOMPIUTERIZUOTOS RINKINIŲ APSKAITOS BENDRIEJI REIKALAVIMAI
   

4. 
   Muziejuje rašytinė eksponatų apskaita nutraukiama ir pradedama vykdyti kompiuterizuota apskaita, tam naudojant LIMIS funkcionalumus, Muziejaus direktoriui priėmus Įsakymą dėl eksponatų rašytinės apskaitos nutraukimo ir perėjimo prie kompiuterizuotos apskaitos dirbant su LIMIS.
   
5. 
   Prieš pradedant vykdyti Muziejaus eksponatų apskaitą LIMIS sistemoje, kiekvienoje eksponatų apskaitos rašytinėje knygoje ir aktų registracijos knygose po paskutiniojo eksponato aprašo pažymima: „Nuo Nr. ... (nurodomas po paskutiniojo rašytinio Nr. einantis Nr.) pirminė apskaita / inventorizavimas / aktų registravimas vykdomas Lietuvos integralia muziejų informacine sistema ( LIMIS)“. Nurodoma įrašo data, pasirašo rinkinio saugotojas ir vyr. fondų saugotojas.
   
6. 
   Tuo atveju, jei LIMIS sistemoje nėra galimybės pagal Muziejuje patvirtintą tvarką tinkamai vykdyti kurių nors eksponatų, jų apskaitos etapų apskaitos, suformuoti Muziejui reikalingų apskaitos dokumentų, vykdoma šių eksponatų ir jų apskaitos etapų rašytinė apskaita ir apskaitos dokumentai formuojami rašytine forma. Atsiradus galimybei kompiuterizuotai LIMIS sistema vykdyti šių eksponatų, jų apskaitos etapų, Muziejui reikalingų dokumentų formavimą, ir šių eksponatų, apskaitos etapų ir dokumentų formavimas vykdomas kompiuterizuotai LIMIS sistema.
   
7. 
   Vykdant Muziejaus eksponatų kompiuterizuotą apskaitą, privaloma laikytis visų pagrindinių rašytinės apskaitos taisyklių.
   
8. 
   LIMIS sistemoje pateikta eksponatų apskaitos informacija saugoma LIMIS DB ir, vadovaujantis šios Tvarkos reikalavimais, apskaitos dokumentai (apskaitos aktai, pirminės apskaitos ir inventorinės knygos) išspausdinami ant popieriaus, dokumentai pasirašomi, susegami į bylas ir įforminami tokia tvarka:.
   

1. 
   Pasibaigus kalendoriniams metams eksponatų apskaitos aktų bylos lapai įrišami ir sunumeruojami, suformuojamas bylos antraštinis lapas ir baigiamasis įrašas, kuriame nurodoma, kad: „Šioje byloje sunumeruota, suvarstyta ir antspaudu patvirtinta ( žodžiais ir skliausteliuose skaičius skaitmenimis) ... lapų nuo Nr. ... iki Nr. ....“, nurodoma, kokie yra byloje pakoregavimai (jei jų yra) ir kitos bylos ypatybės. Pasirašo rinkinio saugotojas ir vyr. fondų saugotojas.
   
2. 
   Pasibaigus kalendoriniams metams kiekviena eksponatų pirminės apskaitos, inventorizavimo ir aktų registracijos knyga įrišama ir patvirtinama antspaudu, lapai sunumeruojami. Kiekvienos knygos paskutiniojo lapo antroje pusėje vyr. fondų saugotojas ar kitas įgaliotas darbuotojas įrašo: „Šioje knygoje sunumeruota, suvarstyta ir antspaudu patvirtinta (skaičius žodžiais ir skliausteliuose skaičius skaitmenimis) ... lapų nuo Nr. ... iki Nr. ....“. Šis įrašas patvirtinamas muziejaus antspaudu ir įrašą padariusio muziejaus darbuotojo parašu.
   
3. 
   Kiekvienos eksponatų pirminės apskaitos, inventorizavimo knygos paskutiniajame lape vyr. fondų saugotojas ar kitas Muziejaus įgaliotas darbuotojas įrašo eksponatų, kurių duomenys knygoje pateikti, apskaitos numerių ir saugojimo vienetų skaičių bei pastebėtus netikslumus (pasikartojimai, praleidimai, taisymai), nurodo knygos suformavimo datą ir pasirašo. Parašas tvirtinamas muziejaus antspaudu. Knygas pasirašo steigėjo įgaliotas asmuo, jos patvirtinamos Muziejaus steigėjo kanceliarijos arba struktūrinio padalinio, atsakingo už muziejaus veiklą, antspaudu.
   
8. 
   Visose eksponatų saugojimo ir eksponavimo vietose (saugyklose, ekspozicijų ir parodų salėse) sudaromuose topografiniuose sąrašuose, nurodyta eksponatų saugojimo vietos informacija turi sutapti su LIMIS sistemoje nurodyta eksponatų saugojimo vietos informacija.
   
9. 
   LIMIS sistemoje įvestą eksponatų apskaitos informaciją po to, kai ši informacija yra atspausdinta aktų, apskaitos knygų forma ir atspausdinti dokumentai patvirtinti antspaudais ir atsakingų darbuotojų parašais, pakartotinai išspausdinti ir įforminti kaip pagrindinius eksponatų apskaitos dokumentus griežtai draudžiama.
   
10. 
    Šioje Tvarkoje nustatytais atvejais, vadovaujantis Rinkinių komplektavimo komisijos posėdžio nutarimu, nurodant posėdžio datą bei protokolo numerį, pakoregavimai LIMIS sistema suformuotuose, ant popieriaus atspausdintuose, antspaudais ir atsakingų darbuotojų parašais patvirtintuose dokumentuose įrašomi ranka raudonu rašalu, po kiekvienu iš pataisymų pasirašo juos padaręs darbuotojas ir vyr. fondų saugotojas. Atitinkamai tokie pat pakoregavimai turi būti padaryti ir LIMIS sistemoje suformuotuose eksponatų apskaitos dokumentuose.
    
11. 
    LIMIS sistemoje pagal prisijungimo prie LIMIS kodą užfiksuojama, koks rinkinio saugotojas ir kada pakoregavo apskaitos dokumentus, o rinkinio saugotojas, koreguodamas įrašus, turi nurodyti Rinkinių komplektavimo komisijos posėdžio datą ir protokolo numerį, kuriuo remiantis buvo pakoreguoti eksponatų apskaitos duomenys.
    
12. 
    Gaisro, stichinės nelaimės, techninės avarijos metu ar dėl kitų force majeure aplinkybių sugadintus muzieaus rinkinių apskaitos dokumentus (priėmimo-perdavimo aktus, muziejaus eksponatų pirminės apskaitos ir inventorines knygas) pakartotinai atspausdinti ir įforminti galima tik gavus raštišką steigėjo leidimą. Tokiu atveju parengiamas aktas, kuriame nurodoma, kada ir kokiu dokumentu remiantis eksponatų apskaitos aktai ar apskaitos knygos buvo pakartotinai atspausdintos ir įformintos. Gaisro, stichinės nelaimės, techninės avarijos metu ar dėl kitų force majeure aplinkybių iš dalies sugadinti muziejinės apskaitos dokumentai toliau saugomi Muziejuje.
    

3. 
   NUOLAT SAUGOTI PRIIMTŲ EKSPONATŲ APSKAITA
   

APSKAITOS AKTAI

8. 
   Nuolat saugoti priimtų eksponatų aktus rengia Muziejaus vyr. fondų saugotojas arba rinkinio saugotojas, arba kitas eksponatų apskaitą vykdyti įgaliotas Muziejaus darbuotojas (Pastaba: atsižvelgiant į tai, kad muziejuose dirbančių rinkinių saugotojų, apskaitos skyrių darbuotojų, vyr. fondų saugotojų ir kitų už eksponatų apskaitą atsakingų darbuotojų pareigybės skiriasi, kiekvienas muziejus šį punktą suformuoja atitinkamai pagal tai, kas Muziejuje turi teisę rengti eksponatų priėmimo saugoti į Muziejų aktus).
   
9. 
   Eksponatų pirminė apskaita vykdoma LIMIS sistemoje. Priimant eksponatą į muziejų privaloma užpildyti šiuos informacinės sistemos laukai: Fondas, Rinkinys, Pirminės apskaitos šifras ir numeris, Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Autorius (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas, Medžiaga (jei žinoma), Atlikimo, pagaminimo technika (jei žinoma), Matmenys, Būklė, Būklės išsamus aprašymas (jei reikia), Publikavimas (nurodomas požymis, ar galima publikuoti į LIMIS-C, LIMIS-K, kitas DB). Kartu pateikiama svarbiausia informacija kortelėse Įsigijimas ir vertinimas (be kitos informacijos, joje privaloma nurodyti ir autorių turtinių teisių turėtojus, kūrinių skaitmeninių kopijų pakartotinio naudojimo galimybes), Saugojimo vieta. Informacija apie įrašą padariusį darbuotoją ir įrašo datą LIMIS sistemoje išsaugoma automatiškai.
   
10. 
    Nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai formuojami LIMIS sistemoje, laikantis rašytinės apskaitos reikalavimų ir naudojant LIMIS sistemoje pateiktų Priėmimo aktų šablonų formas.
    
11. 
    LIMIS sistemoje suformuoti nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai išspausdinami ne mažiau kaip dviem egzemplioriais.
    
12. 
    Atspausdinti nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai nustatyta tvarka pasirašomi ir patvirtinami Muziejaus direktoriaus arba jį pavaduojančio asmens parašu ir Muziejaus antspaudu.
    
13. 
    Papildoma informacija, ekspertų išvados, susijusios su akte išvardytų eksponatų atributavimu, priėmimu į Muziejų, įrašomos į laisvai pildomą akto lauką ir atvaizduojamos atspausdintame LIMIS suformuotame akte arba pridedamos prie akto atskiru priedu.
    
14. 
    Nuolat saugoti priimtų eksponatų aktai registruojami ir kaupiami LIMIS sistemos duomenų bazėje, o atspausdinti dokumentai segami į bylas chronologine tvarka, bylos įforminamos pagal šios Tvarkos 8 punkto reikalavimus.
    
15. 
    Pasibaigus kalendoriniams metams vyr. fondų saugotojas ar kitas įgaliotas darbuotojas LIMIS sistemoje suformuoja, atspausdina ir įformina Nuolat saugoti priimtų-perduotų eksponatų aktų registracijos knygą.
    
16. 
    Kiekvienais metais registruoti aktus pradedama nuo pirmo numerio.
    
17. 
    Tuo atveju, jei fomuojant eksponatų priėmimo nuolat saugoti aktą eksponatams dar nėra suteiktas pirminės apskaitos knygos šifras ir apskaitos numeris, vyr. fondų saugotojas arba kitas Muziejuje eksponatų pirminę apskaitą tvarkyti įgaliotas asmuo, suteikus priimtiems eksponatams apskaitos šifrą ir numerį, LIMIS saugomoje akto informacijoje įveda pirminės apskaitos šifrą, numerį ir aktą užregistruoja. Tada pirminės apskaitos šifras ir numeris užrašomi ant eksponato ir ranka įrašomi į anksčiau atspausdintą ir įformintą priėmimo nuolat saugoti aktą.
    

2. PIRMINĖS APSKAITOS KNYGOS

24. Priklausomai nuo gautų eksponatų kiekio, kas ketvirtį, kas pusmetį arba vieną kartą per metus (iki kitų metų sausio 15 dienos) vyr. fondų saugotojas ar kitas už eksponatų apskaitą Muziejuje atsakingas darbuotojas LIMIS sistemoje suformuoja ir atspausdina Muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygas. Pasibaigus kalendoriniams metams jos įforminamos pagal šios Tvarkos 8 punkto reiklavimus.

25. Specialiųjų muziejaus rinkinių apskaita ir inventorinimas LIMIS sistemoje vykdomas tokia pat tvarka, kaip ir kitų muziejaus rinkinių, laikantis specialiųjų rinkinių apskaitos reikalavimų.

3. EKSPONATŲ INVENTORIZACIJA

8. 
   Eksponato inventorizacijos metu LIMIS sistemoje formuojamame eksponato apraše privaloma pateikti visus pirminės apskaitos dokumentuose esančius duomenis apie eksponatą bei eksponato aprašą papildyti naujai surinkta informacija. Iškilus reikalui, anksčiau pateiktus duomenis reikia patikslinti. Eksponato aprašo duomenys, kurie yra įtraukiami į inventorines knygas, be Rinkinių komplektavimo komisijos nutarimo, gali būti koreguojami tik informaciniame lauke Išsamus eksponato aprašymas.
   
9. 
   Inventorizuojant eksponatus LIMIS sistemoje turi būti užpildyti šie eksponatą apibūdinantys informacinės sistemos laukai: Fondas, Rinkinys, Inventoriaus šifras ir numeris, Pirminės apskaitos šifras ir numeris, Senas šifras ir numeris (jei yra), Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Struktūrinių dalių kiekis (jei yra), Autorius (jei yra), Gamintojas (jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas (jei reikia), Išsamus eksponato aprašymas, Sklaidai ir informacijos perklausymui garsu skirtas eksponato aprašymas, Įrašai, ženklai, signatūros (jei yra), Medžiaga, Atlikimo, pagaminimo technika, Matmenys, Būklė, Būklės išsamus aprašymas (jei reikia), Publikavimas (nurodomas požymis, ar galima publikuoti į LIMIS-C, LIMIS-K, kitas DB). Turi būti pateikti duomenys ir kortelėse Įsigijimas ir vertinimas (be kitos informacijos, joje privaloma nurodyti ir autorių turtinių teisių turėtojus, kūrinių skaitmeninių kopijų pakartotinio naudojimo galimybes), Saugojimo vieta. Informacija apie duomenis pateikusį darbuotoją ir įrašo datą LIMIS sistemoje išsaugoma automatiškai. Dalis duomenų, reikalingų inventorinei knygai suformuoti, LIMIS sistemoje yra pateikiama pildant eksponato priėmimo nuolat saugoti į muziejų aktus.
   

4. INVENTORINĖS KNYGOS

26. Kasmet iki sausio 15 dienos rinkinių saugotojai ar kiti rinkinių eksponatų apskaitą vykdyti įgalioti darbuotojai LIMIS sistemoje suformuoja jų materialinei atsakomybei priskirtų rinkinių inventorines knygas, pasirinkdami tokias inventorinių knygų šablonų formas, kurios atitinka rinkinių specifiką. Atspausdintos knygos įforminamos pagal šios Tvarkos 8 punkte nurodytus reiklavimus.

27. Eksponatų inventorizacijos procesas dirbant su LIMIS apima privalomų duomenų apie eksponatus pateikimą LIMIS informaciniuose laukuose, eksponato duomenų patvirtinimą sistemoje ir išspausdintose inventorinėse knygose.

28. 
    Eksponato inventorinis šifras ir inventorinis apskaitos numeris, suformavus ir įforminus inventorines knygas, turi būti ranka įrašomas į nuolat saugoti priimtų eksponatų aktą ir į eksponatų pirminės apskaitos knygą, jei tokia informacija šiuose dokumentuose nebuvo pateikta prieš juos suformuojant LIMIS sistemoje.
    

26. 
    Visi eksponato pagrindinių duomenų pakoregavimai LIMIS sistemoje suformuotoje ir atspausdintoje bei šioje Tvarkoje nustatytu būdu patvirtintoje inventorinėje knygoje ir LIMIS sistemoje galimi tik tokie, kurie yra nurodyti Muziejaus Rinkinių komplektavimo komisijos posėdžių protokoluose.
    
27. 
    Pagrindiniai eksponato duomenys yra: eksponato pirminės apskaitos šifras ir numeris, inventorinis šifras ir numeris, senieji apskaitos šifrai ir numeriai (jei yra), pavadinimas, informacija apie autentiškumą, sudedamųjų dalių kiekį, autorių (jei yra), gamintoją (jei yra), radėją (jei yra), įrašai, ženklai signatūros, medžiaga, atlikimo, pagaminimo technika, matmenys, būklė ir būklės aprašymas, įsigijimo dokumento pavadinimas, data ir numeris, vertė, įvertinimo dokumento pavadinimas ir numeris, eksponato pateikėjas, kaina.
    
28. 
    Pagrindiniams eksponato duomenims nepriskirta informacija, esant reikalui, LIMIS sistemoje gali būti koreguojama, papildoma Muziejaus darbuotojų, kuriems tokios teisės yra suteiktos, iniciatyva ir be atskiro gali būti koreguojama. Prie šių pakoregavimų priskiriamas: aprašo papildymas aktualia, tyrinėjimų metu paaiškėjusia informacija, anksčiau pateiktos informacijos patikslinimas, dalykinių, loginių, korektūros, stiliaus, rašybos ir kitų klaidų ištaisymas. Visi eksponato aprašo pakeitimai, jų data ir darbuotojai, atlikę šuos pakoregavimus yra automatiškai fiksuojami ir archyvuojami LIMIS sistemoje.
    
29. 
    Muziejaus darbuotojai, perkeliantys duomenis iš rašytinės apskaitos dokumentų į LIMIS, rašytinės apskaitos dokumentuose pastebėję dalykines, loginės, korektūros, stiliaus, rašybos ir kitas klaidas ne pagrindiniuose eksponato aprašo duomenyse, kompiuterizuotai LIMIS sistemoje formuojamame eksponato apraše šias klaidas turi ištaisyti savo atsakomybe. Jei pastebėtos klaidos yra paliktos rašytinių dokumentų pagrindiniuose eksponato duomenyse, apie tokias klaidas Muziejaus darbuotojai turi informuoti Muziejaus rinkinių komplektavimo komisiją ir LIMIS sistemoje duomenis pakoreguoti tik gavę komisijos protokolą, kuriame nurodyta tokias klaidas ištaisyti.
    
30. 
    Įrašai suformuotose, išspausdintose ir patvirtintose inventorinėse knygose apie pakeistą eksponato saugojimo vietą (išskyrus perdavimą-priėmimą trumpai saugoti) įrašomi ranka, nurodant įrašo datą.
    
31. 
    Jei nustatytu laikotarpiu rinkinio eksponatų inventorizacija nebuvo vykdoma, inventorinės knygos formuoti ir spausdinti nėra privaloma.
    

4. 
   TRUMPAI IR ILGAI SAUGOTI PRIIMTŲ-PERDUOTŲ EKSPONATŲ IR KITŲ MUZIEJINIŲVERTYBIŲ APSKAITA
   

26. 
    Trumpai ir ilgai saugoti perduotų eksponatų aktus rengia Muziejaus darbuotojas, kuriam tokios pareigos yra priskirtos.
    
27. 
    Trumpai ir ilgai saugoti perduodami eksponatai turi būti suskaitmeninti (privaloma turėti eksponatus identifikuojančias skaitmenines bylas), o jų metaduomenys (susieti su objektus identifikuojančiomis skaitmeninėmis bylomis arba ne) pateikti Muziejaus LIMIS elektroniniame kataloge.
    
28. 
    Kai į Muziejų priimamos planuojamos įsigyti muziejinės vertybės, trumpai ir ilgai Muziejui saugoti perduotų eksponatų aktai bei laikinai į Muziejų saugoti priimtų muziejinių vertybių aktai LIMIS sistemoje kompiuterizuotai formuojami laikantis rašytinės apskaitos reikalavimų, privalomai užpildant šiuos muziejinių vertybių informacinės sistemos laukus: Laikinas apskaitos šifras ir numeris, Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Struktūrinių dalių kiekis (jei yra), Autorius (jei yra), Gamintojas (jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas (jei reikia), Medžiaga, Atlikimo, pagaminimo technika, Matmenys, Būklė, Išsamus būklės aprašymas (jei reikia). Įrašą įvedusio darbuotojo pavardė ir įrašo data LIMIS sistemoje fiksuojami automatiškai.
    
29. 
    Atspausdinti trumpai ir ilgai saugoti perduotų eksponatų aktai ir laikinai saugoti priimtų muziejinių vertybių aktai, kai priimamos įsigyti planuojamos muziejinės vertybės, nustatyta tvarka yra tvirtinami muziejaus direktoriaus arba jį pavaduojančio asmens parašu ir muziejaus antspaudu.
    
30. 
    LIMIS sistemoje suformuoti, atspausdinti ir įforminti eksponatų perdavimo ilgai saugoti aktai ir į aktus įtrauktų eksponatų skaitmeninių vaizdų kopijos kartu su jas identifikuojančiais eksponatų aprašais pridedami prie Muziejaus ir eksponatus priimančių fizinių ar juridinių asmenų sudaromų eksponatų ilgalaikio saugojimo sutarčių.
    
31. 
    Trumpai ir ilgai saugoti perduotų eksponatų aktai registruojami ir kaupiami LIMIS sistemos duomenų bazėje, o atspausdinti dokumentai segami į bylas chronologine tvarka, bylos įforminamos pagal šios Tvarkos 8 punkto reikalavimus.
    
32. 
    Pasibaigus kalendoriniams metams vyr. fondų saugotojas ar kitas įgaliotas darbuotojas LIMIS sistemoje suformuoja, atspausdina ir įformina Laikinai (trumpai ir ilgai) saugoti perduotų eksponatų aktų registracijos knygas.
    
33. 
    Muziejaus direktoriaus įsakymu turi būti patvirtinta tvarka, nustatanti, ar Muziejuje formuojamos atskiros trumpai ir atskira priimtų saugoti eksponatų ir kitų muziejinių vertybių aktų apskaitos knygos, ar bendros. Atitinkamai taip pat turi būti patvirtinta ir trumpai bei ilgai saugoti perduotų eksponatų aktų bylų formavimo tvarka.
    
34. 
    Visi trumpai ir ilgai į muziejų saugoti priimtų eksponatų ir kitų muziejinių vertybių aktai rengiami kompiuterizuotai dirbant su LIMIS, o jei tokių galimybių šioje sistemoje nėra arba jos neatitinka Muziejaus poreikių, šie aktai formuojami vykdant rašytinę apskaitą atitinkamai pagal jos reikalavimus.
    
35. 
    Duomenys apie į muziejų ilgai saugoti priimtus eksponatus ir kitas muziejine vertybes per mėnesio laikotarpį turi būti pateikti į Muziejaus LIMIS elektroninį katalogą, suteikiant šiems objektams laikinus apskaitos numerius ir užpildant šiuos laukus: Laikinas apskaitos šifras ir numeris, Pavadinimas, Eksponato tipas, Sritis, Autentiškumas, Sudedamųjų dalių kiekis, Struktūrinių dalių kiekis (jei yra), Autorius (jei yra), Gamintojas (jei yra), Radėjas (jei yra), Sukūrimas (jei žinoma), Pagaminimas (jei žinoma), Trumpas eksponato aprašymas (jei reikia), Medžiaga, Atlikimo, pagaminimo technika, Matmenys, Būklė, Išsamus BŪKLĖS aprašymas (jei reikia). Įrašą įvedusio darbuotojo pavardė ir įrašo data LIMIS sistemoje fiksuojami automatiškai.
    
36. 
    Pasibaigus kalendoriniams metams vyr. fondų saugotojas arba kitas darbuotojas, kuriam Muziejuje pavesta vykdyti šias veiklas, LIMIS sistemoje suformuoja ir atspausdina Ilgai saugoti į Muziejų priimtų eksponatų ir kitų muziejinių vertybių apskaitos knygą. Ji įforminama pagal šios Tvarkos 8 punkto reiklavimus.
    

5. 
   EKSPONATŲ JUDĖJIMAS MUZIEJUJE
   

26. 
    Eksponatų judėjimo muziejuje aktus rengia vyr. fondų saugotojas arba rinkinio saugotojas, arba kitas darbuotojas, kuriam Muziejuje pavesta vykdyti šias veiklas.
    
27. 
    Eksponatų judėjimo muziejuje aktai LIMIS sistemoje formuojami laikantis rašytinės apskaitos reikalavimų.
    
28. 
    LIMIS sistemoje suformuoti Eksponatų judėjimo muziejuje aktai išspausdinami ne mažiau kaip trimis egzemplioriais.
    
29. 
    Atspausdinti eksponatų judėjimo muziejuje aktai nustatyta tvarka pasirašomi ir patvirtinami muziejaus direktorius arba jį pavaduojančio asmens parašu ir muziejaus antspaudu.
    
30. 
    Eksponatų judėjimo muziejuje aktai registruojami ir kaupiami LIMIS sistemos duomenų bazėje, o atspausdinti dokumentai segami į bylas chronologine tvarka. Bylos antraštinis lapas ir bylos baigiamasis įrašas rengiamas pagal šios Tvarkos 8 punkto reikalavimus. Baigiamasis įrašas tvirtinamas įrašą padariusio darbuotojo parašu ir muziejaus antspaudu.
    
31. 
    Pasibaigus kalendoriniams metams vyr. fondų saugotojas arba kitas darbuotojas, kuriam Muziejuje pavesta vykdyti šias veiklas, LIMIS sistemoje suformuoja, atspausdina ir įformina eksponatų judėjimo muziejuje aktų registracijos knygą. Baigiamasis įrašas, parengtas pagal šios Tvarkos 8 punkto reikalavimus, tvirtinamas įrašą padariusio darbuotojo parašu ir muziejaus antspaudu.
    
32. 
    Perkeliant eksponatus iš vieno rinkinio į kitą, formuojamas Eksponatų judėjimo muziejuje aktas (nuolatinis perdavimas), kuris įforminamas ir archyvuojamas vadovaujantis šia Tvarka.
    

6. 
   LIMIS SISTEMOJE SUFORMUOTŲ, ATSPAUSDINTŲ IR PATVIRTINTŲ APSKAITOS DOKUMENTŲ IR DUOMENŲ APIE EKSPONATUS SAUGOJIMAS
   

26. 
    Visi LIMIS sistemoje suformuoti, atspausdinti ir šioje Tvarkoje nurodyta tvarka patvirtinti eksponatų ir kitų muziejinių vertybių apskaitos dokumentai metus laiko ne darbo metu laikomi Muziejaus administracijoje esančiose nedegiose rakinamose spintose arba seifuose, o vėliau perduodami neribotam laikui saugoti į Muziejaus archyvą.
    
27. 
    LIMIS sistemos DB sukaupti Muziejaus LIMIS elektroninio katalogo duomenys saugomi, kopijuojami, atkuriami LIMIS duomenų saugos nuostatuose ir kituose LIMIS duomenų saugą reglamentuojančiuose teisės aktuose nustatyta tvarka. Už šių duomenų saugumą, atkūrimą pagal Muziejaus ir LIMIS valdytojo ir tvarkytojo Lietuvos dailės muziejaus sutartį dėl LIMIS naudojimo yra atsakingas Lietuvos dailės muziejus.
    
28. 
    Visi kompiuterizuotos apskaitos elektroniniai duomenys muziejuje kaupiami į LIMIS DB teikiami ir saugomi vadovaujantis Muziejaus direktoriaus XXXX-XX-XX įsakymu Nr. XX patvirtintais „ muziejaus eksponatų skaitmeninimo, skaitmeninių vaizdų archyvavimo, apskaitos ir teikimo į LIMIS DB nuostatais“.
    
29. 
    Visas elektroninių apskaitos dokumentų kopijas iš LIMIS gali atsisiųsti ir, vykdydami savo tiesiogines pareigas, nepažeisdami galiojančių teisės aktų, naudoti Muziejaus darbuotojai, turintys teisę prisijungti prie LIMIS, tokius duomenis matyti ir atsisųsti.
    

7. 
   RINKINIŲ TIKRINIMAS IR PERDAVIMAS
   

26. 
    Atliekant muziejaus rinkinių patikrinimą, kai duomenys apie visus tikrinamo rinkinio eksponatus yra pateikti LIMIS sistemoje, patikrinimo rezultatai fiksuojami LIMIS sistemoje suformuotame patikrinimo akte. Jį atspausdinus, ant akto pasirašo visi Patikrinimo komisijos nariai.
    
27. 
    Atliekant muziejaus rinkinių patikrinimą, kai į LIMIS yra pateikta tik dalis duomenų apie tikrinamo rinkinio eksponatus, LIMIS sistemoje aprašytų eksponatų patikrinimo rezultatai yra fiksuojami LIMIS sistemoje suformuotame, atspausdintame ir visų Patikrinimo komisijos narių pasirašytame patikrinimo akte, kurio duomenys įtraukiami į bendrą patikrinimo aktą, kuriame pateikiami duomenys apie rinkinio eksponatus, kurių duomenys kompiuterizuotai pateikti LIMIS DB ,ir rašytinės apskaitos dokumentuose.
    
28. 
    Vienam rinkinio saugotojui eksponatų rinkinį perduodant kitam, rinkinys turi būti privaloma tvarka patikrintas, o suformuotas patikrinimo aktas pridedamas prie rinkinio priėmimo-perdavimo akto.
    

8. 
   EKSPONATŲ IR MUZIEJINIŲ VERTYBIŲ KONSERVAVIMAS BEI RESTAURAVIMAS
   

26. 
    Eksponatai perduodami konservuoti bei restauruoti į Restauravimo centrus arba atestuotiems restauratoriams ir grąžinami pagal LIMIS sistemoje suformuotus, atspausdintus ir pasirašytus aktus – eksponatų judėjimo muziejuje aktus (kai Restauravimo centras yra Muziejaus struktūrinis padalinys) arba Eksponatų perdavimo-priėmimo trumpai (arba ilgai) saugoti aktus (kai Restauravimo centras arba atestuotas restauratorius nėra pavaldus Muziejui).
    
27. 
    Visų restauravimo procesų (tarp jų ir prevencinio konservavimo) dokumentavimo duomenys pateikiami LIMIS sistemoje Išsamiam būklės aprašymui ir / arba Restauravimo duomenims skirtuose informaciniuose laukuose.
    
28. 
    Eksponato restauravimo duomenis pildo eksponatą konservuojantis / restauruojantis restauratorius, kuriam suteiktos teisės peržiūrėti ir tvarkyti restauravimo duomenis. Jei restauratorius neturi galimybės užpildyti LIMIS laukų, restauravimo duomenis pagal restauratoriaus pateiktus rašytinius restauravimo dokumentus LIMIS sistemoje pateikia rinkinio, kuriam eksponatas priskirtas, saugotojas.
    
29. 
    Restauravimo etapų foto fiksacijos duomenys (skaitmeniniai vaizdai) LIMIS sistemoje susiejami su restauruoto eksponato metaduomenimis ir archyvuojami LIMIS DB, sklaidai skirti duomenys viešinami.
    

9. 
   EKSPONATŲ VERTINIMAS
   

26. 
    Rinkinių saugotojai ar kiti už rinkinių apskaitą Muziejuje atsakingi darbuotojai Rinkinių komplektavimo komisijai vertinti eksaponatus teikia tik LIMIS sistemoje jau aprašytus eksponatus ir LIMIS sistemoje suformavę, atspausdinę bei pasirašę Eksponatų vertinimo dokumentus.
    
27. 
    Rinkinių komplektavimo komisijai priėmus nutarimą dėl eksponato vertės patvirtinimo, posėdžio protokolo numeris, data ir patvirtinta eksponato vertė pateikiama LIMIS sistemos vertinimo kortelės atitinkamuose laukuose. Jei įvertintas (pervertintas) eksponatas jau yra įtrauktas į anksčiau LIMIS sistema suformuotą, atspausdintą ir patvirtintą inventorinę knygą, šie duomenys inventorinėje knygoje įrašomi ranka.
    

X. EKSPONATŲ ĮVERTINIMAS IR PRISKYRIMAS RINKINIAMS

26. 
    Rinkinių komplektavimo komisija klausimą dėl muziejaus eksponatų priėmimo į muziejų, jų įvertinimo ir priskyrimo rinkiniams į posėdžio darbotvarkę įtraukia gavusi iš rinkinių saugotojų ar kitų Muziejaus darbuotojų, kuriems pavesta vykdyti eksponatų apskaitą, LIMIS sistema suformuotus, atspausdintus ir pasirašytus laikinai (trumpai) į muziejų priimtų eksponatų siūlomo įvertinimo ir priskyrimo rinkiniams dokumentus. Juose gali būti nurodytos preliminarios eksponatų vertės ir rinkiniai, kuriems siūloma priskirti Muziejui siūlomus įsigyti eksponatus.
    

64.Rinkinių komplektavimo komisijai priėmus sprendimą dėl eksponatų įsigijimo, LIMIS sistemoje rinkinio saugotojas ar kitas Muziejaus darbuotojas, kuriam pavesta vykdyti eksponatų apskaitą, LIMIS sistemoje pakoreguoja laikinai į muziejų priimtų eksponatų aprašą, nurodydami, kad šie eksponatai yra priimti į Muziejų ne trumpam, o nuolatiniam saugojimui, pakoreguojami bei pateikia turimus naujus duomenis apie eksponato įsigijimą, vertę, savininką, autorių turtines teises, saugojimo vietą ir suformuoja eksponato priėmimo nuolat saugoti į Muziejų aktą.

Parengė LDM filialas LM ISC LIMIS