Kişisel Zaman Yönetimi Yazarı: Marion E. Haynes

Kişisel Zaman Yönetimi

• Yazarı: Marion E. Haynes

Kalite İnsana Saygıyla Başlar...

Zaman Yönetimi

• Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.

Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.

• Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.

• Zaman pahalıdır.

Bu semineri size niçin bilgisayar aracılığıyla anlatıyorum?

• Bu semineri size niçin bilgisayar aracılığıyla anlatıyorum?

• Çünkü...

İnsanın İletişim Kapasitesi

İletişim Cihazları Kapasitesi

10 GB/s Anlamı

Hafızada Kalma Oranları

• Her 100 birim bilgi, hangi yöntemde ne kadar akılda kalıyor, hatırlanabiliyor?

Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.

• Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaş geçer.

• Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz.

İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir.

Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır.

• Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır.

• Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.

Zaman Tuzakları

• Plânsızlık

• Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak

• Ertelemek

• Kendini gereğinden fazla işe adamak

• Acelecilik

• Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

Rutin ve gereksiz işler

• Rutin ve gereksiz işler

• Açık kapı politikası (hayır diyememek)

• Gereksiz telefonlar

• Gündemsiz ve verimsiz toplantılar

• Kararsızlık

• Yetki verememek

• Dağınık masa ve büro düzeni

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.

• Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.

Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.

• Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.

• Yönetim planlama ile başlar.

• Ve en önemli aşamadır...

Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak

Öncelikleri bilmek ve sıralamak...

• Hoşlandığımızı

• Çabuk bitecek olanı

• Kolay olanı

• Bildiğimizi

• Acele yapılanı

• Başkalarının isteğini

ERTELEMEK

• Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme;

• Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak

• İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur.

• Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.

• Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.

• En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler.

• Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

ACELECİLİK

• Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.

• Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar.

• Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma

• Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

Rutin ve Gereksiz İşler

• Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar

• Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.

• Sorun,

• Gündemi belirlenmeden yapılan,
• Normal süresini aşan ve
• Amacına ulaşmayan toplantılardır.

Kararsızlık

• Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

Hayır Diyememek...

• Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir

Dağınık masa

• Dağınık masa;

• Yorgunluk,
• Verimsizlik,
• Baş edememe hissi,
• Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur,
• Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.

• Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.

• Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır.

• Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.

Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz?

• Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz?

• Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz.

• Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

Zamanı iyi kullanmanın üç yolu

• Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.

• Yaptığınız işte daha etkin olmak.

• Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.

Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları

• Kariyer planlaması

• Okumak

• İletişim

• Dinlenme

• Düşünme

Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.

• En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun.

• Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.

• Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?

• Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

En İyi Zaman

• Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.

• Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz.

Öncelik Sırasına Koymak

• Kesinlikle yapılmalı

• Yapılmalı

• Yapılması iyi olur

Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:

• Karar

• Görecelik

• Zamanlama

Kendimizi Değerlendirelim

• Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum.

• Günlük çalışmamı buna göre ayarladım.

• Telefon görüşmeleri

• Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım.

• Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım.

• Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.

Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.

• Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.

• Etkinliği artırmak için yollar aradım.

• Her hafta neler başarmak istediğimi planladım.

• Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.

• Ani işler için zaman bıraktım.

• Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.

Plânlama

Zaman Kaybettiriciler

• Düzensizlik

• Hayır diyememek

• Geciktirme

• Beklemeler

• Aksaklıklar

Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.

• Projeler

• Anlık işler

• Kendini geliştirme

• Fikirler

• Arka plân bilgileri

Gecikmelerle Mücadele

• Bitirme tarihini belirleyin.

• İlk önce sıkıcı olan işi yapın.

• Şimdi yapın!

• Ödüllendirme sistemi kurun.

• İşleri küçük bölümlere ayırın.

• Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye

• Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.

• “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.

• Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.

• Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.

• “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz?

• Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz?

Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır.

En Yükseğe Erişmek İsterseniz, En Aşağıdan Başlayın. P. CYRUS