As of May 30, 2017 Aspirant Grant

---

 

 

 

As of May 30, 2017 

 

Aspirant Grant

 

Professors at KIT often receive inquiries by graduates from abroad who are interested in doing 

their doctorate at KIT. In many cases there has been no prior contact with the graduate or his 

or her working group so how do you know whether the graduate would be a suitable candidate 

for a doctoral project? This is where the Aspirant Grant comes into play. The grant enables 

you to meet such aspirants in person and invite them to come to KIT for a period of one month. 

KHYS will cover the travel and subsistence expenses for the aspirant’s stay. 

During the visit 

both parties receive the chance to get to know each other and to discuss possible topics for 

the doctorate. In addition, the aspirant will get an initial impression of the work environment at 

KIT. A doctoral researcher of the host institute will serve as a 

“

buddy

”

 to the aspirant and assist 

him or her with regard to administrative issues or questions concerning working at KIT or living 

in Karlsruhe. The KIT buddy will thus have the opportunity to increase his or her intercultural 

competences  and  profit from  international  networking. This measure  is  especially  suited for 

inviting aspirants from regions or institutes where there has been no (personal) contact so far.  

For more information, please refer to the 

current call for applications

. 

Target group: 

Professors, heads of institutes at KIT, KIT Associate Fellows, heads of certified 

KIT junior research groups

; graduates from abroad 

(Bachelor/Master) 

Scope of funding: 



  Aspirants  travelling  to  Germany  for  the  grant  will  be  paid  a  flat-rate  travel 

allowance specified by DAAD according to the country of departure [

DAAD list 

of flat-rate sums

 (German only, amounts are in Euro)]. 



  The  aspirant  will  be  paid  a  flat-rate  subsistence  allowance 

of  €1,000 for  one 

month.  

Please  refer  to  our 

FAQs

  for  any  questions  you  may  have  concerning  the  Aspirant  Grant.  

If you have any further questions please contact 

Jutta Klein-Hitpaß. 

This  measure  is  promoted  by  the  German  Academic  Exchange  Service  and  funded  by  the 

Federal Ministry of Education and Research.  

 

 

 

 

 

---

Aspirant Grant

 

As of May 30, 2017 

Current call for applications 

 

Deadlines and dates:  



  The grant  is  awarded  subject to  allocation  of funds  by  DAAD to  KHYS. Applications 

may be handed in anytime as long as funds are available. Due to the limited budget, 

we recommend that you apply as soon as possible. 



  To facilitate the processing the applications will be bundled at certain deadlines. Please 

refer to the 

website

 for the next date.  



  Selection decisions will be made by members of the 

KHYS Steering Committee

 in a 

circulation procedure. Please note that this process will take some time. 



  The funding period ends on December 18, 2017, i.e. the stay has to be concluded by 

then.  

 

Application requirements:  



  The KIT applicant and the aspirant have to jointly apply for the Aspirant Grant. The KIT 

applicant has to conclusively state why he or she wants to invite this particular aspirant 

to KIT. The aspirant in return has to point out why he or she wants to come to KIT.  



  The aspirant should be in an advanced stage of his or her 

Master’s course

. 



  Doctoral researchers/PhD students are not eligible to apply for the Aspirant Grant.  



  The  stay  at  KIT  should  enable  the  aspirant  to  gain  an  impression  of  the  work 

environment in which he or she may be doing a doctorate in the future.  



  A  KIT  doctoral  researcher  serves  as 

the  aspirant’s  “buddy”  and  assists

  him  or  her 

regarding  administrative  issues  or  questions  concerning  working  at  KIT  or  living  in 

Karlsruhe. 



  The applicant has to be eligible to function as a supervisor for doctoral projects. (KIT 

Associate Fellows and heads of certified KIT junior research groups should hand in a 

letter of support from the professor who would function as the primary supervisor.)  



  In principle, the aspirant will have to be able to fulfil the requirements for acceptance 

as  a  doctoral  researcher  by the respective  KIT  department 

once his or her Master’s 

course is completed. 



  Funding for the same purpose is not admissible. 

 

 

 

---

Aspirant Grant

 

As of May 30, 2017 

 

Application documents: 



 

Application form

 signed by the KIT applicant

, the KIT “buddy” and the aspirant 

 



  If the applicant is a KIT Associate Fellow or a head of a certified KIT junior research 

group:  a  letter  of  support from  the  KIT  professor  who  would  function  as the  primary 

supervisor of the future doctoral project 



  Documents provided by the aspirant:  

-

 

CV including date of birth, school leaving exam (date, place, grade), course of 

studies (discipline, duration, place, grade), stays abroad, awards etc.  

-

 

Scans of all of the following official documents:  



 

Bachelor’s degree certificate in the original language

 



 

Bachelor’s degree certificate in English or German 

 



 

Master’s degree certificate in th

e original language (if applicable) 



 

Master’s degree certificate in English or German (if applicable)

 



  Current transcript of records in the original language 



  Current transcript of records in English or German  



  Document stating the grading system of the university (explaining the 

highest and lowest grade possible as well as the distribution of the 

grades, e.g. proportion of merit grades, mark range)  

-

 

Letter of recommendation by a professor of the home institution 



 

Excel  table

  containing  the  key  data  of  the  application  (please  hand  in  separately

 

in 

Excel format)  

All documents should be in English. Please merge all documents into one PDF file in the order 

stated above (excluding the Excel table) and send the files to

 [e-mail]

.  

 

Selection criteria 



  Compliance with application requirements 



  Fulfillment of required formalities (a complete application, submitted in time, including 

all required documents, filled-out correctly and signed) 



  Conclusiveness of motivation of the aspirant to come to KIT for the stay 



  Plausibility of reasons of KIT applicant for inviting the aspirant 



  Quality/conclusiveness of the activities planned for the stay 



  Qualification of the aspirant 

 

 

 

---

Aspirant Grant

 

As of May 30, 2017 

Procedure  

Approval: 

As soon as your application has been approved, you and the aspirant will be notified via e-

mail. The notification of approval will contain information on the amount of funding that will be 

paid out. Please note that double funding is not permitted. Attached to the e-mail there will be 

a Written Statement of Commitment each for you and the applicant. Please send back your 

signed original Statement of Commitment (i.e. including your handwritten signature) via 

internal mail. For the aspirant it will at first be sufficient to send back the signed Statement of 

Commitment with a digital or scanned-in signature. Once the aspirant arrives at KIT, he or 

she will have to bring the signed original statement to KHYS. The aspirant will also receive 

an Invitation Letter that is needed for visa applications (if applicable).  

Arrival/visa: 

If the aspirant needs a visa for coming to Germany, he or she should apply for it in good time. 

For the Aspirant Grant it will be sufficient to apply for a Schengen Visa (Category C) with the 

purpose of a business visit. Among other things the aspirant will have to provide a proof of 

accommodation for the stay in Karlsruhe. Since finding accommodation in Karlsruhe is very 

difficult, the KIT 

doctoral researcher who serves as the aspirant’s buddy shall help him or her 

in this regard. For short-term stays, guests can book a room at 

KIT’

s 

International Guesthouse

 

or at the 

Gastdozentenhaus

 (house for guest lecturers). However, bookings have to be made 

well in advance. Additional accommodation possibilities are listed in the PDF file 

How to search 

for accommodation 

 published by KIT International Affairs.  

For  any  questions  concerning  the  visa  the  aspirant  should  contact  the  respective  German 

Embassy or German Consulate. KHYS will send out the Invitation Letter needed for the visa 

alongside  the  notification  of  approval.  Please  note  that  the  Category  C  visa  cannot  be 

extended. It is therefore not possible for the aspirant to extend his or her stay at KIT in order 

to actually start the doctoral project discussed during the stay. He or she will first have to leave 

Germany and apply for another visa.  

Payment arrangements: 

KHYS will directly assign and pay out the grant to the aspirant. The grant payment will be made 

in cash as soon as the aspirant comes to KIT which means that the aspirant will have to pay 

for the journey in advance. Please note that the amount of funding for travel expenses will only 

cover the flat-rate sum specified by DAAD depending on the country of departure [

DAAD list 

of flat-rate sums

 (German only, amounts are in Euro)]. The flat-rate subsistence allowance is 

€1,000  for  one  month.  There  will  be  no  accounting  according  to  the  actual  costs  incurred.

 

Should the actual length of stay be shorter than indicated in the application form and/or the 

notification of approval KHYS is entitled to reclaim the surplus.  

Duty to report: 

Please note that both you and the aspirant will have to send us a final report within two weeks 

after the aspirant’s stay at KIT. 

Templates for the report will be made available. The obligation 

to submit a report is a compulsory part of the Aspirant Grant. Please note that for evaluation 

reasons it is also necessary that you notify us should the Aspirant Grant result in an actual 

doctoral project.