1. Süreç nedir?



Yüklə 445 b.
tarix06.02.2018
ölçüsü445 b.
#26317





1.Süreç nedir?

    • 1.Süreç nedir?
    • 2.Süreç Yaklaşımı
    • 3.Süreç Yönetimi
    • 4.Süreçlerin İyileştirilmesi










SÜREÇ NEDİR?

  • “İnsan, makine, malzeme, para, bilgi, zaman

  • gibi kaynakları işleyip değer katarak;

  • müşteri istek ve beklentilerini karşılayacak

  • çıktıları üreten eylem ve işlemler dizileridir.”



Müşteri için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan,

  • Müşteri için bir değer oluşturmak üzere, bir grup girdiyi kullanarak, bunlardan çıktılar elde etmeyi amaçlayan,

  • Tekrarlanabilen

  • Ölçülebilen

  • Bir sahibi ve sorumluları olan

  • Organizasyonel hiyerarşi gerektirmeyen

  • birimler arası

  • Eylem ve işlemler dizisidir.



Sadece iyileştirme değildir,

  • Sadece iyileştirme değildir,

  • Algılara değil, verilere dayalıdır,

  • Parçalara değil bütüne odaklıdır,

  • Tek başına bireysel faaliyet değildir,

  • Tek bir fonksiyon işi değildir.













  • Temel ve destek süreçlerinin yürütülmesi ve performanslarının yükseltmesi için gerçekleştirilen bir süreçtir.

  • Örnek : Sürekli İyileştirme, Mali İşler, İnsan Kaynakları Yönetimi, v.b. gibi.



YÖNETİM SÜREÇLERİNİN ÖZELLİKLERİ

  • Bu süreçleri belirleyip-tasarlayıp yönetmek kurumda sürekli gözden geçirme, önlem alma, stratejik planlama, sürekli iyileştirme, sistematik yaklaşım bilincinin oluşmasını ve güçlenmesini sağlar.

  • Bu süreçlerin etkin çalışması temel ve destek süreçlerin performansını sürekli artırır.



TEMEL SÜREÇ

  • Organizasyonun misyonu gereği yapılan ve dış müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan süreçlerdir.

  • Örnek: Satınalma, üretim,pazarlama, satış,mali işler



TEMEL SÜREÇLERİN ÖZELLİKLERİ

  • Bu süreçleri belirlemek kurumun kaynaklarını dış müşteriye değer katan faaliyetlere odaklamasını sağlar,

  • Bu süreçler misyon gereği ortaya konulması gereken çıktıları (ürün ve hizmetleri) sağlar,

  • Bu süreçler haritası çizilebilecek ve anlaşılabilecek boyutlarda ele alınmalıdır.



DESTEK SÜREÇLERİ

  • Temel süreçlerin gerçekleştirilmesi için gerekli alt yapı ve destek hizmetlerle ilgili olan veya iç müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılayan süreçler

  • Örnek : İç iletişim, Altyapı, Çalışma ortamı v.b.



DESTEK SÜREÇLERİNİN ÖZELLİKLERİ

  • Bu süreçleri belirlemek ve yönetmek kurumda iç müşteri, takım çalışması, kaynakların etkin kullanımı ve kaliteli hizmet bilincinin güçlenmesini sağlar,

  • Bu süreçler temel süreçlerin performansını etkiler.



SÜREÇ HİYERARŞİSİ

  • Ana (Temel /Destek/Yön.) Süreçler :Kuruluşun müşteriye sunduğu üründe doğrudan etkisi olan ve stratejik öneme sahip en üst seviyedeki süreçlerdir.

  • Süreçler :Ana süreçleri oluşturan ve birbirleriyle etkileşimde olan süreçlerdir.

  • Alt Süreçler : Süreçleri oluşturan ve daha alt düzeyde işleyişi olan süreçlerdir.

  • Faaliyetler :Alt süreçleri oluşturan, genellikle kişi/kişiler bazında yürütülen ve katma değer açısından değerlendirme ihtiyacı duyulmayan, işin gereği yapılması gereken işlem basamaklarıdır.



SÜREÇLERİN PLANLANMASI

  • Planlamada süreçlerin etkileşim içerisinde ve uyumlu olarak yürütülebilmesi için;

  • KYS Standardı şartları

  • Müşteri şartları

  • Yasal şartlar dikkate alınarak

  • Belirlenen hedeflere ulaşılabilecek şartları

  • sağlayacak şekilde planlama yapılmalıdır.



SÜREÇLERİN BELİRLENMESİ

  • Yönetimin ve çalışanların istekleri.

  • Kuruluşun politika ve genel hedefleri.

  • Müşteri şartlarını gerçekleştirme durumu

  • Sektörel kıyaslama

  • Kurum ( İşletme ) kültürü

  • Yasal şartlar (gıda, kimya, sigorta ve sağlık sektörünün bağlayıcı kuralları),

  • Maliyetler (ürün sunumu ve gerçekleştirmesi).



SÜREÇLERİN BAŞARI FAKTÖRLERİ

  • Rekabet üstünlüğü

  • Tedarikçi seçme ve değerlendirme

  • Hızlılık (ürün oluşturma, istek ve beklentilere zamanında cevap verebilme v.b.)

  • Çeşitlendirme (ürün sunumu veya türü)

  • Verimlilik (iş gücü, enerji, çevrim)

  • Hedeflerin durumu



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI



  • 1. Sürecin Tanımlanması

  • Süreçler tanımlanmalı, girdileri, çıktıları, süreç aşamaları, müşterileri ve şartları ve sınırları belirlenmelidir.



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI

  • 2. Süreç Sınırlarının ve Etkileşim Noktalarının Belirlenmesi

  • Süreçler tanımlanırken başlangıç ve bitiş sınırları tanımlanmalıdır.

  • Genellikle bir sürecin çıktısı başka bir sürecin girdisini oluşturmaktadır.

  • Doğru tanımlama yapıldığında süreç sahibinin ve çalışanların sorumluluk sınırlarının belirlenmesi, süreç hedeflerinin tespit edilmesi daha sağlıklı olarak yürütülür.



  • 3. Süreç Sahibinin Belirlenmesi

  • Süreçler değişik aşamalardan oluştuğundan değişik birimlerle ilişkili olarak yürütülmektedir. Birimler arası engeller ve kopukluklar süreç performansını olumsuz yönde etkileyebilir. Bu olumsuzluğun ortaya çıkmasını engellemek amacıyla bütün sürecin sorumluluğu bir yöneticiye verilmelidir.



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI

  • 4. Süreç İçin Gerekli Kaynakların ve Ekibin Belirlenmesi

  • Süreçlerin sürekliliğinin sağlanması, belirlenen hedeflere ulaşılabilmesi, şartları sağlayabilmesi ve iyileştirmenin gerçekleşebilmesi için gerekli kaynakların sağlanması ve iyileştirme faaliyetlerinin yürütülmesini kapsar.



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI

  • 5. Süreç Kontrol Kriteri ve Metotlarının Belirlenmesi (Süreç Performansına Yönelik)

  • Süreçlerin planlandığı şekilde yürütülebilmesini sağlamak ve izlemek, süreç performansını görmek ve dolayısıyla iyileştirme gereken noktaları belirlemek, sürece yönelik doğru bilgileri alabilmek amacıyla kontrol kriterleri ve uygulanacak metotlar belirlenmelidir.



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI

  • 6. Sürecin Dokümante Edilmesi

  • Süreçlerin aynı şekilde sürekliliğinin sağlanması, planlanan şekilde yürütülebilmesi, şartları eksiksiz sağlayabilmesi, hedeflerin oluşturulması, izlenmesi ve ulaşılabilmesi ihtiyaç duyulan dokümantasyon (Hedefler, kalite planları, iş akışları, prosedürler, talimatlar vb.) oluşturulmalıdır.



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI

  • 7. Süreçlerin İzlenmesi, Ölçülmesi ve Analiz Edilmesi

  • Süreçlerin mevcut durumlarını, verimliliklerini, maliyetlerini, sağladığı faydayı veya olumsuz etkiyi, planlamalara uyumunu, hedeflerin durumunu görebilmek ve gerekiyorsa iyileştirme faaliyetini başlatabilmek amacıyla süreçler izlemeli, ölçülmeli ve analiz edilmelidir.



SÜREÇ OLUŞTURMA ADIMLARI

  • 8. Süreçlerin İyileştirilmesi

  • Süreçlerin katma değer yaratması, şartların anlaşılması ve yerine getirilmesini sağlamak ve müşteri tatminini artırmak amacıyla süreçler iyileştirilmelidir.



ÜRETİM

  • Girdi : Üretim talebi, Ürün bilgisi

  • Kaynak : Personel, Makina teçhizat, Altyapı, Çalışma ortamı, Doküman, Enerji, Bilgi

  • Kontrol : Fire oranları, Geri dönüş oranları, Üretimden kaynaklanan müşteri şikayetleri, Çevrim süresi

  • Çıktı : Satışa hazır ürün



SATIŞ

  • Girdi : Müşteri siparişi, Tahmini satış planı, Planlı siparişler

  • Kaynak : Stok bilgisi, Donanım (iletişim ağı), Piyasa araştırma sonuçları

  • Kontrol : Müşteri siparişleri, Siparişlerin gerçekleşme yüzdesi, Müşteri memnuniyeti, Sipariş değişikliklerinden kaynaklanan gecikmeler

  • Çıktı : Ürün / hizmet



SATIN ALMA

  • Girdi : Satınalma talebi, Ürün bilgisi

  • Kaynak : Tedarikçi listesi, Fiyat ve pazar araştırmaları, Dokümanlar, Finans, Personel, Donanım (Doğrulama amaçlı)

  • Kontrol : Tedarik süresi, Stok durumu (üretimde de olabilir), Katma değer, Tedarikçi performansı, İade oranı, Üretim aksamaları

  • Çıktı : Temin edilen ürün/hizmet



SATIN ALMA SÜRECİ



SÜREÇ İYİLEŞTİRME ADIMLARI

  • 1.İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • 2. Mevcut durum analizi

  • 3. İyileştirme Gerektiren Konulara İlişkin Uygulanacak Çözüm ve Yöntemlerin Belirlenmesi

  • 4. İyileştirme Faaliyet Sonu Değerlendirilmesi

  • 5. İyileştirilmiş Sürecin Uygulanması ve Tekrar Edilebilirliğin Sağlanması

  • 6. İyileştirme Sürecinin Değerlendirilmesi



İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • Sürece ait olası sorunlar tanımlanarak süreçlere ait iyileştirme ihtiyaçları belirlenir.Bunlar;

  • a.Hedeflerin durumu yönünden

  • b. Verim ve kullanım oranları yönünden

  • c. Kalite yönünden

  • d. Müşteri ilişkileri yönünden

  • e. Dış etkiler :



İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • a.Hedeflerin durumu yönünden ;

  • Hedeflerin verilere dayalı ve gerçekçi olmaması,

  • Hedeflere ulaşmak için uygulanan yöntemin istenilen sonucu vermemesi,

  • Hedeflere ulaşmak için oluşturulan plan-programdan sapmalar meydana gelmesi.



İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • b. Verim ve kullanım oranları yönünden ;

  • Bir siparişin gerçekleşmesinde ortalama toplam maliyetteki değişme,

  • Hurda ve fire oranları,

  • Makine kullanım oranı (yapılan işe göre makinenin kullanımda olması gereken süre ile gerçekleşen süre arasındaki değişim)

  • Arıza oranları,

  • Stok devir oranları



İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • c. Kalite yönünden ;

  • Hatalı ürün oranı,

  • Üretimden geri dönüşler,

  • Tamir bakım ve yeniden işleme oranları,

  • Servis giderleri.



İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • d. Müşteri ilişkileri yönünden ;

  • İstenilen şartlarda ürünün teslim edilme yüzdesi,

  • Müşteri şikayetleri oranı,

  • Rakip firmalara göre müşteri bağımlılığı durumu,

  • Müşteri istek ve değerlerindeki değişmeler ve bunların karşılanma oranı.



İyileştirme İhtiyaçlarının Belirlenmesi

  • e. Dış etkiler ;

  • Yasal ve mevzuat şartlarındaki değişiklikler



Mevcut durum analizi

  • Süreçlerin son durumları incelenir, veriler toplanır. Analiz edilen veriler iyileştirme gerektiren işletmeye faydalı olacak şekilde iyileştirme amacıyla kullanılır.

  • Verilerin analiz edilmesinde kullanılabilecek yedi İstatiksel teknik;

    • Pareto diyagramları,
    • Neden sonuç diyagramları,
    • Histogramlar,
    • Kontrol tabloları,
    • Dağılma diyagramları,
    • Grafikler,
    • Kontrol çizelgeleri


İyileştirme Gerektiren Konulara, İlişkin Uygulanacak Çözüm ve Yöntemlerin Belirlenmesi

  • Süreçleri iyileştirmeye yönelik olarak;

  • Beyin fırtınası,

  • Önem derecesi belirleme,

  • Değer analizi

  • Maliyet ve çevrim süresi analizi gibi teknikler kullanılır.



İyileştirme Faaliyet Sonu Değerlendirilmesi

  • İyileştirme faaliyetleri sonucunun istenileni ne ölçüde sağladığı değerlendirilmelidir.

  • (Belirlenen hedefe ulaşılması, problemlerin çözümü veya tekrarının engellenmesi gibi)

  • Çıkan sonuca göre iyileştirme için yöntem, ekip-personel, kaynak ve hedef değişikliğine gidilebilir veya iyileştirme sonucu uygun görülebilir.



İyileştirilmiş Sürecin Uygulanması

  • İyileştirilmiş süreç tekrar uygulanır,özellikle değişiklik yapılan konu için veriler toplanır.Süreçte yapılan iyileştirmenin ne derece başarılı olduğu görülür.

  • 6. İyileştirme Sürecinin Değerlendirilmesi

  • İyileştirme süreci (uygulanan yöntem, ekip, kullanılan veri çeşitliliği, kaynak belirleme, veri analiz yöntemi, karar alma süreçleri, kontrol yöntemleri) incelenir ve uygulanabilecek diğer süreçler için değerlendirilir.



İyileştirme Sürecinin Değerlendirilmesi

  • İyileştirme süreci incelenir ve diğer süreçler için uygulamalar değerlendirilir.

  • (Uygulanan yöntem, ekip, kullanılan veri çeşitliliği, kaynak belirleme, veri analiz yöntemi, karar alma süreçleri, kontrol yöntemleri)



SÜREÇ YAKLAŞIMI



SÜREÇ YAKLAŞIMI





SÜREÇLER ARASI ETKİLEŞİM



SÜREÇ İYİLEŞTİRME



PUKÖ DÖNGÜSÜ



Ölçmüyorsanız

  • Ölçmüyorsanız

  • Bilemezsiniz…

  • Kontrol Etmezseniz,

  • Yönetemezsiniz...






Yüklə 445 b.

Dostları ilə paylaş:




Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©www.genderi.org 2023
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə